Domande frequenti (FAQ)

Iniziare con ClubDesk

01. Per chi è idoneo ClubDesk?

ClubDesk è ideale per qualsiasi tipo di associazione sportiva, banda musicale, circolo di lettura, associazione culturale, gruppo di appassionati del vino ecc. Qualunque associazione o club con un consiglio direttivo, membri, eventi, incontri, corsi di formazione, chat eventi ecc, con l'aiuto di ClubDesk può migliorare lo scambio di informazioni nell'associazione e ridurre drasticamente le spese amministrative per la gestione e il personale. Ad esempio..

02. Che cosa occorre per lavorare con ClubDesk?

ClubDesk è un software online. Per registrarsi in ClubDesk e utilizzarlo per l'amministrazione dell'associazione non occorre nulla di diverso da un computer con accesso a Internet e un browser web (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome). Non è necessario installare sul computer né un programma né alcun plugin.

03. ClubDesk è veramente gratuito?

Sì! Addirittura per un periodo illimitato. Anche con la versione gratuita di ClubDesk sono disponibili tutte le funzioni per gestire l'associazione in modo efficiente. Addirittura la creazione e la gestione di un piccolo sito web del club sono possibili con la versione gratuita. Un elenco completo delle limitazioni della versione gratuita è disponibile qui.

04. Quanto tempo occorre per iniziare a lavorarci?

Da 25 a 30 minuti. In primo luogo, guardare il filmato di tre minuti "Come funziona" al fine di ottenere una panoramica del lavoro da fare e dove. Poi consigliamo di guardare i cinque filmati introduttivi dei moduli. Questi durano circa quattro minuti. Poi si è già in grado di svolgere autonomamente i primi compiti con ClubDesk. Come si vedrà, le aree del programma sono così semplici e auto-esplicative che probabilmente non occorre neppure leggere il manuale.

05. Dove posso trovare aiuto?

Le risposte a tutte le domande importanti sono disponibili direttamente in ClubDesk. La guida online sensibile al contesto riporta subito con un clic al capitolo giusto. Naturalmente ClubDesk offre supporto anche con utili guide rapide per spiegare alcuni campi, con descrizioni automatiche dei comandi e con pratici messaggi "Lo sapevi" che avvisano di funzionalità nascoste e tasti di scelta rapida.

Sul sito web di ClubDesk sono disponibili utili filmati istruttivi con introduzioni alle varie aree del software. Inoltre esiste un forum gratuito dove sette giorni su sette, 24 ore su 24, è possibile chiedere informazioni, scambiarle con altri utenti o trovare risposte nei contributi già presenti. Naturalmente, anche i collaboratori e gli sviluppatori di ClubDesk seguono il forum con attenzione e rispondono alle domande più interessanti.

06. Esistono diverse versioni di ClubDesk?

Esistono tre versioni di ClubDesk: la versione gratuita per principianti e persone molto attente ai prezzi, la versione Pro per le piccole e medie associazioni locali e la versione XL per le associazioni più grandi o con requisiti di archiviazione particolarmente elevati. Già la versione Pro offre tutti i comfort. La versione più grande è necessaria quando si gestiscono più di 200 membri, molti indirizzi di contatto oppure è necessario spazio di memoria aggiuntivo.

07. Le mie informazioni dell'associazione sono al sicuro?

I dati dell'associazione sono memorizzati in un rinomato centro dati svizzero che soddisfa i più elevati requisiti di sicurezza. I dati sono copiati a specchio (mirroring), in modo da poter continuare subito a lavorare anche quando un disco si guasta. I server stessi sono dotati di alimentazione di emergenza e protetti dagli incendi. Inoltre, vengono creati periodicamente backup di tutti i dati. In breve, con noi i dati sono in buone mani.

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08. Posso importare i vecchi dati dell'associazione?

Naturalmente, è possibile trasferire i dati esistenti comodamente in ClubDesk. Per l'importazione di indirizzi ClubDesk fornisce una funzione di importazione semplice ed efficiente. Se si dispone di un elenco di indirizzi completo, ad esempio in Excel, immetterla in ClubDesk è una questione di minuti. E anche l'intero archivio di documenti con tutti i protocolli, i bilanci ecc. può essere caricato con soli tre clic del mouse.

09. Qualcuno può aiutarmi nella migrazione a ClubDesk?

Sì. Sulla pagina di supporto nell'area "Guida personale" sono reperibili partner qualificati che forniscono formazione individuale, consulenza generale e assistenza nel trasferimento in ClubDesk dei dati già esistenti dell'associazione. Si tratta di esperti ClubDesk qualificati che assistono personalmente con consigli e nella pratica.

10. È possibile anche rinunciare a ClubDesk?

La lealtà sportiva è uno dei principi più importanti di ClubDesk. Si può quindi facilmente e rapidamente annullare la registrazione e gestire di nuovo l'associazione in modo tradizionale. Basta un'e-mail. Per semplificare l'operazione, ClubDesk offre anche la possibilità di esportare tutti i dati. Anche il "declassamento" da una versione a pagamento di ClubDesk alla versione gratuita è possibile in qualsiasi momento (purché le dimensioni dell'associazione non superino i limiti della versione gratuita).

11. Posso creare un sito Web per la mia associazione?

Con ClubDesk è possibile con un minimo sforzo creare per l'associazione un sito web dall'aspetto raffinato. La particolare forza di ClubDesk risiede in una stretta interazione tra i dati dell'associazione e il sito web; in tal modo, l'aggiornamento manuale del sito è in gran parte superfluo. Con pochi click è possibile creare una home page, compilarla con le informazioni e pubblicare. E tutto senza alcun costo aggiuntivo. È anche possibile risparmiare la tariffa di hosting annuale, perché tutte le informazioni sono ospitate presso ClubDesk gratuitamente. Troppo bello per essere vero?

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12. Posso sottoporre a test le versioni a pagamento prima di usarle?

Le versioni Pro e XL sono offerte gratuitamente in prova per 30 giorni. E se occorrono un paio di giorni in più, è sufficiente un breve messaggio e-mail. Così a fini di test è possibile importare più di 200 membri o creare un ampio sito web per l'associazione. Il test della piena funzionalità delle versioni a pagamento è offerto da subito e senza impegno.

Protezione dei dati e DSGVO

01. I dati del club nel ClubDesk sono sicuri?

Naturalmente, i dati del vostro club sono sicuri al 100% con ClubDesk. Lavoriamo solo con centri dati in Svizzera in grado di garantire il massimo livello di sicurezza, come la videosorveglianza 24 ore su 24, i firewall gestiti o il monitoraggio degli accessi. Inoltre, i certificati SSL dedicati e la crittografia dei dati garantiscono la trasmissione sicura di tutti i dati sensibili da e verso il vostro computer.

02. È garantito che i dati siano sempre disponibili?

I dati del vostro club sono ospitati da ClubDesk esclusivamente con i principali fornitori. Garantiscono quasi il 100% di disponibilità e sicurezza dei vostri dati. La protezione ottimale contro la perdita di dati è garantita da dischi rigidi con mirroring, connessioni Internet e alimentazione ridondanti, monitoraggio della protezione antincendio, ecc.

03. Devo creare copie di backup (backup)?

No. ClubDesk effettua regolarmente il backup di tutti i vostri dati. Anche se il vostro computer, il computer della vostra cassa o anche il nostro server dovesse andare in fiamme, i dati del vostro club non andranno persi. Non dovrete più preoccuparvi se il nuovo membro del consiglio si occuperà di eseguire regolarmente il backup dal suo hard disk privato. Che sia questa la nostra preoccupazione.

04. Posso scaricare i dati?

Naturalmente è possibile scaricare tutti i dati del club sul disco rigido privato in qualsiasi momento, ad esempio per creare le proprie copie di backup o se si desidera gestire i dati del club con un altro software. Improbabile, ma non si sa mai.

05. Le password sono criptate?

Le vostre password sono segrete al ClubDesk e questo nel vero senso della parola. Grazie alla crittografia a senso unico altamente sicura, non c'è modo di visualizzare le password. Se non comunicate la vostra password a nessuno, non potete usarla in modo improprio.

06. Come definisce ClubDesk chi può gestire i dati (ad esempio, cancellare o visualizzare)?

Chi dovrebbe essere in grado di cancellare i dati di un membro? Chi può vedere quali persone non hanno ancora pagato l'iscrizione annuale? Potete determinare tutto questo da soli e nel modo più semplice possibile.

07. La nostra associazione è autorizzata a memorizzare dati in Svizzera (DSGVO)?

Sì - Per quanto riguarda il trasferimento di dati alla Svizzera, la Commissione europea ha emanato una decisione sulla protezione dei dati che consente il trasferimento di dati personali da un Paese dell'UE alla Svizzera. Vedi anche https://dsgvo-gesetz.de/art-45-dsgvo/ e https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en (inglese)

08. ClubDesk DSGVO è conforme?

Sì. ClubDesk funziona in un centro dati in Svizzera. Per quanto riguarda il trasferimento di dati alla Svizzera, la Commissione europea ha emanato una decisione sulla protezione dei dati che consente espressamente il trasferimento di dati personali da un Paese dell'UE alla Svizzera. Vedi anche https://dsgvo-gesetz.de/art-45-dsgvo/ e https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en (inglese)

09. Chi è la persona di contatto per i dati dei soci della mia associazione (DSGVO)?

Quando create un account ClubDesk, con un solo clic potete concludere un accordo sul trattamento dei dati personali dell'ordine e lo avete già fatto per il vostro club.

QR-Rechnung

01. Cos'è il calcolo QR in Svizzera?

Le fatture in Svizzera riportano le informazioni necessarie per il pagamento in un codice QR svizzero. Le fatture con questo codice QR ("fatture QR") sono valide in Svizzera dal 30 giugno 2020 e sostituiranno a lungo termine le polizze di versamento arancioni e rosse. Tuttavia, durante un periodo di transizione non ancora limitato nel tempo, le fatture con polizza di versamento arancione possono ancora essere inviate ed elaborate.

02. Come sono le fatture QR?

Come le polizze di versamento arancioni, anche le fatture QR utilizzano una polizza di versamento in calce alla pagina. Tuttavia, invece dell'arancione, la polizza di versamento sulle fatture QR è in bianco e nero e contiene un codice QR quadrato per l'elaborazione elettronica.

03. Quali sono i vantaggi per l'associazione?

L'impostazione delle coordinate bancarie per le fatture QR è più semplice rispetto alle fatture POR. Per le coordinate bancarie per ogni fattura QR, è sufficiente digitare l'IBAN QR ricevuto dalla banca. Per la variante "IBAN con riferimento al creditore" non è necessario configurare nulla - l'IBAN esistente del conto è già sufficiente.

04. Quali sono i vantaggi per i destinatari delle fatture?

Il codice QR sulla fattura contiene tutte le informazioni rilevanti per il pagamento di una fattura e può essere facilmente scannerizzato con il cellulare o lo scanner. È anche possibile inserire manualmente l'IBAN e il numero di riferimento nell'online banking. Le fatture QR-IBAN possono essere pagate anche allo sportello postale (come le polizze di versamento arancioni).

05. Cosa devo fare per il passaggio all'euro?

Basta selezionare il tipo di fattura QR desiderato in ClubDesk nelle impostazioni per una connessione di pagamento. Se avete ricevuto un QR IBAN dalla vostra banca, vi consigliamo la variante "QR IBAN con riferimento QR". Senza QR-IBAN potete selezionare "IBAN con Creditor Reference" - questo utilizza il normale IBAN del vostro conto.

06. Quali tipi di fatture QR esistono?

Esistono tre tipi di fatture QR, tutte disponibili nel ClubDesk: "QR-IBAN con riferimento QR" - queste sostituiscono le polizze di versamento arancioni. "IBAN con riferimento al creditore" - questi permettono di pagare facilmente le fatture sul vostro conto (compresa la successiva assegnazione dei pagamenti in entrata tramite il numero di riferimento). IBAN senza riferimento - questi sostituiscono le polizze di versamento rosse.

07. È necessario un aggiornamento di ClubDesk per utilizzare le fatture QR?

Le nuove funzioni saranno attivate automaticamente e secondo il programma in ClubDesk il 30 giugno 2020. Le nuove funzioni per i calcoli QR sono disponibili in tutte le versioni di ClubDesk: la versione gratuita, ClubDesk Pro e ClubDesk XL.

08. Devo spostare qualcosa?

Non necessariamente - potete comunque fatturare con bonifico bancario o con bollettini di pagamento arancioni. Anche se le polizze di versamento arancioni saranno sostituite ad un certo punto, continueranno ad essere disponibili per un periodo di transizione illimitato.

09. Devo informare i colleghi del mio club prima di inviare loro una fattura QR?

Si può presumere che gli istituti finanziari abbiano fornito informazioni sufficienti sui cambiamenti. In caso di dubbio, vale la pena di fare riferimento al nuovo standard nel testo della fattura.

10. Le fatture QR possono essere elaborate anche manualmente?

Come le polizze di versamento arancioni, anche le fatture QR possono essere stampate e inviate su carta speciale. La carta bianca in formato A4 con perforazione per le nuove polizze di pagamento QR è già disponibile nei negozi. Le fatture QR con QR-IBAN e QR-Reference possono essere pagate anche allo sportello postale, proprio come le polizze di versamento arancioni.