Quasi tutte le associazioni sono suddivise in gruppi di qualche tipo, sezioni, squadre o simili. ClubDesk offre per questo tema una soluzione perfetta.

Semplice e tuttavia flessibile

Con ClubDesk, mappare la struttura dell'associazione è molto facile. È sufficiente creare una cartella per ciascun gruppo e trascinare i membri desiderati con il mouse nella cartella in questione. I gruppi in ClubDesk si spostano proprio come le cartelle nel computer. Quindi, ad esempio, per riunire in un unico gruppo "Juniores" i gruppi "Juniores A" e "Juniores B", basta spostare le due rispettive cartelle in un'unica cartella "Juniores".

Incredibilmente efficace

ClubDesk supporta e utilizza la presenza di gruppi in vari modi. Così è possibile inviare con pochi clic una lettera o un'e-mail in serie a tutti i membri di un gruppo, assegnare un gruppo a un evento o stampare al volo un elenco di una squadra con tutti i numeri di cellulare.

Poiché dall'elaboratore di testi di ClubDesk si ha accesso diretto a tutti i dati di indirizzo, è possibile inviare lettere a più persone con la stessa facilità cui siamo abituati con le e-mail.

Chi riceve questa lettera?

A differenza degli elaboratori di testo tradizionali, in ClubDesk nella parte superiore della finestra è presente un campo destinatario. È sufficiente digitare il nome o i nomi delle persone a cui inviare la lettera. Vengono subito generate più lettere dotate dei dati corretti di indirizzo. È facile proprio come sembra.

Invio di corrispondenza di massa

Naturalmente è possibile digitare, anziché il nome di una persona, il nome di un gruppo. Ad esempio, digitare Juniores A affinché la lettera sia ricevuta da tutti i membri di tale gruppo. Così possono essere inviate lettere a ciascun gruppo.Se invece una lettera deve essere ricevuta solo da poche persone specifiche, fare clic semplicemente nell'elenco dei membri, quindi selezionare il comando "Crea lettere per questi contatti". Una lettera in serie sarà inviata alle persone selezionate.

Quando si scrive un'e-mail in ClubDesk, si ha naturalmente accesso diretto agli indirizzi e-mail di ogni singolo membro, sponsor, partner ecc. Tutto questo vale anche per le lettere.

Proposte intelligenti di destinatari

Digitando nel campo del destinatario, ad esempio "Guido", viene visualizzato un elenco di selezione con tutti i Guido presenti nel database degli indirizzi, direttamente sotto il campo. Inserire poi una "H", vengono visualizzati solo i dati di nome Guido il cui cognome inizia con H. In questo modo, è anche possibile selezionare i gruppi, come ad esempio la "Presidenza".

Dati sempre aggiornati

Dal momento che in ClubDesk si lavora con un database centrale, tutti i dati sono sempre aggiornati. Anche se un collega ha corretto un indirizzo dopo che un'e-mail è già stata scritta, ma non ancora inviata, alla spedizione viene inviata all'indirizzo corretto.

Inviare e-mail o lettere a gruppi specifici dell'associazione in ClubDesk è facile e comodo come l'abbiamo sempre sognato.

Creazione di elenchi di distribuzione

Dopo aver creato un nuovo gruppo nella gestione membri di ClubDesk, per esempio i membri passivi, viene generato automaticamente un elenco di distribuzione da usare per inviare a tutti i membri di tale gruppo un'e-mail o una lettera. Quindi, se si desidera inviare a tutti i membri passivi un'e-mail, è sufficiente immettere nel campo del destinatario il nome del gruppo "Passivo". Questo funziona anche con il programma di posta elettronica preferito, con "passivo@associazione.it".

Aggiornamento degli elenchi di distribuzione

Naturalmente, i destinatari di tutte le liste di distribuzione sono sempre aggiornati all'ultimo livello. Se ad esempio per ragioni di età alcuni D-juniores si spostano nel gruppo C-juniores, non vengono aggiornati solo i gruppi, ma anche i due elenchi di distribuzione, immediatamente.

Gestione centralizzata di tutti gli eventi

Grazie al calendario eventi contenuto in ClubDesk, tutti i collaboratori dell'associazione possono facilmente visualizzare e gestire tutti gli eventi dell'associazione.

Sempre disponibile per tutti

Dal momento che il calendario eventi è memorizzato su Internet, tutti i collaboratori dell'associazione dotati dei diritti di accesso appropriati possono visualizzare in qualsiasi momento tutti gli eventi o crearne di nuovi. E questo, naturalmente, tenendo conto degli altri eventi già registrati. Se un evento viene spostato, tutti possono vederlo istantaneamente o addirittura essere notificati via mail.

Pianificazione efficiente degli eventi

ClubDesk non solo propone una panoramica perfetta di tutti gli eventi importanti, ma consente anche di impostare o modificare rapidamente e facilmente qualunque tipo di appuntamento. In ClubDesk è possibile creare appuntamenti direttamente con il mouse, avere accesso a tutti i membri e gruppi dell'associazione, creare in modo confortevole eventi ricorrenti e molto altro ancora.

ClubDesk aiuta a gestire gli eventi dell'associazione in modo centralizzato, in un unico punto. Fantastico. Ma come assicurarsi che i collaboratori dell'associazione e i membri interessati siano informati tempestivamente dei nuovi eventi e anche dei cambiamenti dell'ultimo minuto?

Iscrizione agli eventi dell'associazione sul cellulare

Ogni membro dell'associazione ha in ClubDesk automaticamente un calendario online, che contiene solo gli eventi dell'associazione. Proprio questo calendario può essere aggiunto in modo estremamente semplice al calendario personale sul cellulare, dove può essere nascosto, mostrato o visualizzato in un colore particolare.

In Outlook e nei calendari Apple o Google

Anche l'iscrizione del calendario dell'associazione nei principali programmi di calendario è semplicissima. Il formato iCal approntato da ClubDesk è supportato da praticamente tutti i programmi di calendario disponibili su Mac o Windows.

Iscrivi i tuoi eventi personali dell'associazione o metti a disposizione dei tuoi fan, ad esempio, le date dei concerti! Per sapere come fare, basta guardare il seguente filmato.

Pratico controllo delle presenze

Quanti membri si sono presentati alle prove del lunedì per la scorsa sessione estiva? Era presente tutto il consiglio di amministrazione all'ultima assemblea generale? Per quanti juniores che possiamo richiedere un finanziamento alla Lega? Tutte queste domande possono ricevere risposta ed essere documentate facilmente con il controllo delle presenze di ClubDesk.

Elenchi automatici di partecipanti

Dal calendario eventi e dalle informazioni del gruppo nella gestione membri, ClubDesk può creare automaticamente per ogni evento un elenco dei partecipanti. È sufficiente poi un cellulare o un computer portatile con connessione Internet per spuntare rapidamente chi era effettivamente presente. È possibile scaricare gli elenchi di presenze e naturalmente anche stamparli e trasferire i segni di spunta n ClubDesk una volta giunti a casa.

Il filmato che segue illustra quanto sia semplice e veloce il controllo delle presenze con ClubDesk, in poco meno di quattro minuti.

Anche la creazione del sito web può essere realizzata completamente con ClubDesk. Non occorre acquistare uno speciale software web né imparare un sistema di gestione dei contenuti (CMS) complesso.

Distribuzione del lavoro, in tutta semplicità

Affinché un collaboratore dell'associazione possa aggiungere o modificare le informazioni sul sito web, è sufficiente che sia dotato delle opportune autorizzazioni in ClubDesk. Basta un solo clic. Il collaboratore non deve disporre di un software particolare, avere conoscenze HTML o sapere dove caricare i file. Con ClubDesk è facile distribuire il lavoro sul sito web a più persone.

Visualizzazione di dati esistenti

Grazie alla perfetta integrazione del sito web in ClubDesk, è un gioco da ragazzi visualizzare i dati e le informazioni esistenti sul sito, che si tratti di eventi, luoghi o numeri telefonici di accompagnatori.

Con ClubDesk è comodissimo creare per ogni gruppo dell'associazione una propria pagina informativa. In tale pagina i membri di ogni gruppo possono quindi ottenere informazioni che riguardano solo il gruppo in questione.

Creazione automatica di pagine di gruppo

L'aspetto avvincente è che queste pagine informative sono create e aggiornate in modo completamente automatico per tutti i gruppi dell'associazione. Ad esempio, in un colpo solo è possibile creare pagine secondarie specifiche per tutti i sottogruppi di juniores. Ovvero una pagina per gli juniores A, gli juniores B ecc.

Definizione dei contenuti delle pagine dei gruppi

Naturalmente, è possibile determinare le informazioni da visualizzare sulle pagine dei gruppi. Ad esempio, una foto di squadra, i membri di ciascun gruppo o gli appuntamenti di allenamenti e partite del gruppo. Con la messa a punto è possibile addirittura specificare che alcune informazioni, come ad esempio i numeri di telefono dei membri del gruppo, siano visibili solo ai membri dell'associazione.

Poiché dal modulo di fatturazione di ClubDesk si ha accesso diretto a tutti i dati di indirizzo, è possibile inviare le fatture con facilità a più persone, proprio come per le e-mail.

Chi riceve questa fattura?

Come per le e-mail, è sufficiente inserire nel campo del destinatario il nome o i nomi delle persone a cui deve essere inviata la fattura. Naturalmente invece di una persona può essere digitato un nome di gruppo, ad esempio per richiedere con fattura la quota associativa annua di tutti gli juniores.

Personalizzazione delle voci di fattura

Se uno degli juniores paga una quota di adesione ridotta, per esempio, perché collabora come allenatore, è possibile adattare a piacere nel modo più semplice una voce di fattura per un singolo destinatario di un gruppo.

Inviare molte fatture a persone e gruppi diversi può diventare rapidamente molto complesso e oneroso. Ma non in ClubDesk.

Lavorare con una voce master

Con ClubDesk, mappare la struttura dell'associazione è molto facile. È sufficiente creare una cartella per ciascun gruppo e trascinare i membri desiderati con il mouse nella cartella in questione. I gruppi in ClubDesk si spostano proprio come le cartelle nel computer. Quindi, ad esempio, per riunire in un unico gruppo "Juniores" i gruppi "Juniores A" e "Juniores B", basta spostare le due rispettive cartelle in un'unica cartella "Juniores".

Importi personalizzati

Ad esempio, è possibile registrare la quota associativa nei contatti, per poi trasferirla nelle fatture dei membri. Oppure gestire le consumazioni nel locale dell'associazione, o le penali per singoli membri, comodamente in un documento di elenco, per poi trasferire automaticamente l'importo totale corrispondente nella fattura annuale.

ClubDesk include una contabilità completa, che consente di scegliere a piacere la partita doppia, un conto entrate/uscite o soltanto un registro di cassa.

Funzionalità completa, ma semplice

Il modulo di contabilità offre tutte le funzioni necessarie per la contabilità dell'associazione. Vari piani dei conti, aliquote IVA, valute estere, bilancio e conto economico configurabili, controllo di budget ecc. L'aspetto più importante è però che questo modulo è strutturato in modo intuitivo e orientarsi è facile e immediato.

Registrazione automatica da fatture

Il modulo di contabilità coopera in modo intelligente con il modulo di fatturazione e crea automaticamente scritture per fatture e pagamenti. La sincronizzazione automatica tra fatture e contabilità significa un risparmio enorme di tempo ed elimina anche numerose fonti di errore.

ClubDesk mette a disposizione un server dati centrale su cui è possibile archiviare tutti i documenti dell'associazione in modo sicuro, rendendoli accessibili comodamente su Internet a tutti i collaboratori dell'associazione 24 ore su 24.

Cartelle e diritti di accesso

Nell'archivio online è possibile creare cartelle a piacere come sul proprio computer, per poi depositarvi tutti i documenti dell'associazione. Ma a differenza dei dati sul computer, tutti o solo alcuni membri dell'associazione possono accedere a questi dati, vederli o anche scaricarli, modificarli e poi copiarli nuovamente nell'archivio online.

Trovare i documenti è semplice

Un altro vantaggio di un archivio centrale è che tutti i dati sono in un unico posto e quindi occorre cercare in un unico luogo per trovare informazioni specifiche. Naturalmente con il supporto di una sofisticata funzione di ricerca.

Tutti i collaboratori dell'associazione prendono davvero sul serio la creazione di copie di backup dei file dell'associazione memorizzati in casa e creano almeno di tanto in tanto backup dei documenti importanti? Se la gestione dei dati dell'associazione è affidata a ClubDesk, le preoccupazioni diventano inutili.

Perdita di dati

I dati sono memorizzati a specchio in un centro dati su dischi ridondanti, in modo da poter continuare a lavorare senza interruzione anche in caso di un guasto hardware. I server di dati sono protetti con corrente di emergenza e protetti anche contro gli incendi. Inoltre, vengono creati periodicamente backup di tutti i dati, memorizzati in un luogo sicuro.

Furto di dati

La crittografia di tutti i dati trasmessi con certificati SSL dedicati, i firewall gestiti e il monitoraggio dell'accesso garantiscono una protezione ottimale contro il furto di dati. In breve, con noi i dati sono in buone mani.

Semplice e chiaro

Nello sviluppo di ClubDesk la facilità d'uso ha avuto priorità assoluta. Soprattutto per un software che non viene utilizzato ogni giorno, tutto deve essere talmente semplice e logico per consentire di lavorare correttamente e automaticamente.

Chiaro e intuitivo

ClubDesk è suddiviso in cinque aree facili da capire, in cui si svolgono compiti specifici. Queste sono le aree "Contatti e gruppi", "Eventi", "Lettere e documenti", "E-mail" e "Sito web". Se ad esempio deve essere registrato un nuovo membro del club, andare alla sezione "Contatti e gruppi" e fare clic sul pulsante "Nuova persona". Completamente logico, no?

Moderno e intuitivo

Naturalmente, è anche possibile modificare la larghezza delle colonne di tutti gli elenchi con il mouse, prendere e spostare con il mouse gli eventi, assegnare i membri a una squadra utilizzando il drag and drop, aprire, rinominare o stampare lettere con un doppio clic o, se si preferisce, usando un menu contestuale. Proprio come ci si potrebbe aspettare, proprio intuitivo.