Creare e archiviare centralmente i documenti del club

Con ClubDesk non solo puoi archiviare tutti i documenti del tuo club in un unico posto, ma anche creare tipi di documenti usati frequentemente come lettere di moduli, elenchi o tabelle. Naturalmente, puoi creare la tua struttura di cartelle nel tuo nuovo archivio di club online o definire quali documenti solo il consiglio o tutti i membri sono autorizzati a vedere. E con i documenti di testo e le liste di ClubDesk, che possono accedere direttamente ai dati dei membri, è possibile creare lettere seriali e tabelle di tutti i tipi in modo estremamente rapido e facile. Nessuno deve comprare Word o Excel da voi per questo.

Perché creare e gestire i documenti del club con ClubDesk ha un senso assoluto

Fornire un archivio online del club

Con un upload, potete rendere il vostro intero archivio di documenti, inclusa qualsiasi struttura di cartelle annidata, disponibile online per tutte le persone autorizzate. Quando si carica un archivio zip, ClubDesk crea automaticamente una cartella in ClubDesk per ogni cartella che contiene. Con il drag and drop, si può quindi determinare, per esempio, che solo il consiglio ha accesso in lettura e scrittura, i membri hanno solo accesso in lettura e il pubblico non ha alcun accesso. Creare e mantenere un archivio di club non potrebbe essere più efficiente.

Tutti i documenti sempre disponibili

Non importa chi ha creato originariamente un documento: Una volta caricato nell'archivio ClubDesk, è sempre disponibile per tutti. Niente più tediose ricerche di rapporti di partite o telefonate in giro per scoprire chi ha i verbali delle riunioni del consiglio. Grazie all'archivio online, tutti i dati sono sempre disponibili per voi 24 ore su 24.

Protezione contro la perdita di dati

Dato che tutti i documenti del club sono archiviati su Internet in ClubDesk, non dovete più preoccuparvi se il tesoriere fa davvero i backup dei dati importanti del club o se il maestro del coro che ha rilevato un altro coro vi ha davvero consegnato tutti i dati. Con ClubDesk, tutti i vostri dati vengono salvati più volte in un centro informatico rinomato.

Elaborazione testi integrata

Grazie all'elaboratore di testi integrato in ClubDesk, i membri del consiglio o lo staff non hanno più bisogno di un altro software per gestire la corrispondenza del club. Questo significa che potete aprire e riutilizzare tutti i documenti del club che sono stati creati. Niente più lettere create con nuove versioni di software o programmi non disponibili.

Creare lettere seriali comodamente

Perché non si dovrebbe essere in grado di inviare lettere in serie a più persone con la stessa comodità delle e-mail? Avete indovinato - con ClubDesk funziona esattamente allo stesso modo. Basta inserire le persone a cui vuoi inviare una lettera nel campo dell'indirizzo e ClubDesk farà il resto. Oppure inserisci il nome di un gruppo (ad esempio "2a squadra") nel campo dell'indirizzo - anche questo funziona.

Creare tabelle ed elenchi

In un batter d'occhio, puoi creare un numero qualsiasi di tabelle ed elenchi in cui puoi, per esempio, controllare chi ha già pagato per il suo campo di allenamento quest'anno o chi si occupa di quale compito speciale al prossimo evento. A proposito, le liste di ClubDesk e i moduli web funzionano insieme: I moduli sulla homepage del tuo club (ad esempio le domande per i nuovi soci) possono essere salvati direttamente in tabelle, i cosiddetti documenti elenco.

Ottimo servizio per i membri

I tuoi soci beneficiano anche dell'archivio e delle tabelle online di ClubDesk. Poiché l'archivio ClubDesk è collegato al sito web, ogni documento memorizzato in una cartella specifica viene automaticamente aggiornato sul sito web. Così i tuoi membri possono scaricare i nuovi verbali AGM dopo che sono stati completati. Oppure i membri possono facilmente inserire un nuovo indirizzo in un documento di lista tramite un modulo online o selezionare loro stessi ciò che vogliono contribuire alla prossima festa estiva. Solo tre dei tanti esempi.

Cooperazione piacevole

Naturalmente, è possibile determinare chi è autorizzato a visualizzare o modificare il contenuto di quali cartelle nell'archivio di associazione. Poiché le lettere di serie, gli elenchi e le tabelle possono accedere direttamente ai dati dei membri e dei contatti, non dovrete mai più cercare l'elenco degli sponsor corrente. E poiché i verbali, i moduli di iscrizione, ecc. sono sempre aggiornati automaticamente sul sito web, lavorare con la webmaster è anche molto piacevole, dato che non bisogna disturbarla per ogni cambiamento. Meno errori, migliore comunicazione, più divertimento nel lavoro dell'associazione.

Risparmiare tempo nel modo giusto

Usare ClubDesk è una scelta logica: i documenti in certe cartelle sono pubblicati direttamente sulla pagina web, un nuovo titolare di ufficio ottiene automaticamente l'accesso ai documenti giusti del club semplicemente assegnando il suo ruolo, non è necessario impostare un altro software come Dropbox o Google Drive (con i propri diritti di accesso) e spiegarlo a tutti. Per non parlare di quanta fatica risparmiate tutti voi avendo lettere, liste e tabelle di mail merge che accedono direttamente a membri, gruppi e squadre, e il vostro archivio di associazione è collegato a tutti gli altri moduli del software di associazione.

Semplicità

A cosa servono questi fantastici aiuti e automatismi se possono essere usati solo dai professionisti dell'informatica? Ecco perché l'archivio delle associazioni, i diritti di accesso, l'elaborazione di testi e le liste sono così facili da usare che chiunque può capirli dopo pochi minuti. Non può essere? Convincetevi e provate subito ClubDesk: Provalo gratuitamente.

Altri vantaggi di cui non si vorrebbe fare a meno

Ricerca sofisticata nell'archivio delle associazioni

Ma che valore ha un archivio completo se non ci si può trovare nulla? Questo non ti succederà con ClubDesk. Se, per esempio, non ricordi il nome di un certo documento, ma ricordi di averlo caricato in dicembre, puoi visualizzare tutti i documenti che sono stati archiviati dal 1° dicembre al 31 dicembre.

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La propria struttura di cartelle per l'archivio

Come siete abituati a fare sul vostro computer, potete anche creare la vostra struttura di cartelle nell'archivio del club ClubDesk. Decidete voi stessi quali e quante cartelle volete creare per l'amministrazione del club e come devono essere chiamate.

Traccia le modifiche all'archivio

Se, nonostante tutto l'aiuto, un documento è scomparso o non ha più il contenuto corretto, puoi almeno controllare chi ha cancellato, modificato per ultimo o scaricato questo documento. Forse la persona in questione ne ha ancora una copia?

Up- e download di intere cartelle

Copia singoli documenti o anche intere cartelle dal tuo disco rigido all'archivio o scaricali di nuovo sul tuo computer. È semplice come sembra.

Stampa le etichette in pochissimo tempo

In ClubDesk troverete modelli pronti all'uso per tutte le etichette più comuni, che siano di Zweckform, Avery o Xerox, per nominarne solo alcune. E puoi anche selezionare gli indirizzi che vuoi stampare in meno di un minuto e senza dover guardare il manuale.

Modelli di associazione per lettere e tabelle

Vuoi che le lettere e i documenti del tuo club abbiano lo stesso aspetto, ad esempio stampati con il carattere Arial e il logo corretto nell'angolo in alto a sinistra? Poiché tutti i modelli in ClubDesk sono automaticamente disponibili per tutti i dipendenti del club, questa situazione ideale è a portata di mano.

I destinatari delle lettere sono comodamente disponibili immediatamente

Poiché ClubDesk funziona su Internet, chiunque abbia i diritti di accesso appropriati può accedere agli indirizzi di tutti i membri, sponsor, ecc. in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. E per inserire l'indirizzo di Hans Mustermann in una lettera, basta inserire "Mustermann" nel campo "Invia a". Presumibilmente, "Musterm" è sufficiente a garantire che solo alcuni "Mustermänner" siano visualizzati nella lista di selezione.

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Invia comodamente lettere a gruppi

Una volta creati i gruppi in ClubDesk, è possibile inviare facilmente una lettera a tutte le persone che appartengono a un reparto, una squadra, ecc. Basta inserire il nome del gruppo nel campo "Invia a". Tutto quello che devi fare è inserire il nome del gruppo nel campo "Invia a", per esempio "Passivo".

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Liste di squadre, formazioni, ecc.

Con l'elaboratore di testi integrato, è possibile scrivere e inviare lettere e promemoria in modo rapido ed efficiente. Un altro punto di forza di ClubDesk è la facile creazione di liste, ad esempio per squadre o interi reparti. Le tabelle in tali documenti possono facilmente visualizzare tutti i membri o solo quelli selezionati. Tutto quello che devi fare è inserire un nome di gruppo. E poi nessuno è garantito che manchi dalla lista!

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Archivio completo di tutta la corrispondenza

Ogni documento che è stato creato in ClubDesk per il vostro club può essere rivisto in seguito o riutilizzato come modello. Anche se l'incumbent è cambiato più volte, tutti i processi sono ancora tracciabili. E non è necessario procurarsi il software che si usava in passato.

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Diritti di accesso configurabili

I documenti individuali possono contenere informazioni sensibili, specialmente quando si tratta di finanze. Pertanto, con ClubDesk è possibile regolare con precisione chi ha accesso a quali documenti e chi no. Potete anche controllare chi ha cambiato o cancellato quali documenti.

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Con ClubDesk avete questo e altro sotto controllo