Questions les plus fréquentes (FAQ)

Démarrer avec ClubDesk

01. À qui s'adresse ClubDesk ?

ClubDesk convient parfaitement à tout type de club sportif, de clique de carnaval, de club de lecture, de club culturel, d'amateurs de vin et bien plus encore. Chaque club ou association doté d'un conseil d'administration, de membres, d'événements, de réunions, de formations, d'événements de chat, etc. peut utiliser ClubDesk pour améliorer l'échange d'informations au sein de l'association et réduire considérablement la charge de travail administratif pour la direction et les employés de l'association.

02. De quoi ai-je besoin pour commencer à travailler avec ClubDesk ?

ClubDesk est un logiciel en ligne. Pour vous connecter à ClubDesk et l'utiliser pour l'administration de votre club, vous n'avez besoin de rien d'autre qu'un ordinateur avec un accès à Internet et un navigateur web (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome). Vous n'avez pas besoin d'installer de programmes ou de plug-ins sur votre ordinateur.

03. ClubDesk est-il vraiment gratuit ?

Oui ! Et pour une durée illimitée. Même avec la version gratuite de ClubDesk, vous disposez de toutes les fonctions dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre club. Vous pouvez même créer et gérer un petit site web de club avec la version gratuite. Une liste complète des limitations de la version gratuite peut être trouvée ici.

04. Combien de temps me faudra-t-il pour m'y habituer ?

Environ 25, 30 minutes. Regardez d'abord le film de trois minutes "Comment ça marche" pour avoir un aperçu du travail qui est fait et où il est fait. Nous vous recommandons ensuite de regarder les cinq films d'introduction aux modules. Elles durent chacune environ quatre minutes. Après cela, vous pourrez déjà effectuer vos premières tâches dans ClubDesk par vous-même. Vous constaterez que les différents domaines du programme sont si simples et explicites que vous n'aurez probablement pas besoin de lire le manuel du tout.

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05. Où puis-je obtenir de l'aide ?

Les réponses à toutes les questions importantes peuvent être trouvées directement dans ClubDesk. L'aide en ligne contextuelle vous permet d'accéder au bon chapitre en un seul clic. Bien entendu, ClubDesk vous aide également grâce à des aides rapides utiles qui expliquent des champs spécifiques, des conseils d'utilisation automatiques et des messages pratiques "Saviez-vous que" qui vous avertissent des fonctions et abréviations cachées.

Sur le site Web ClubDesk, vous trouverez des vidéos d'instruction utiles qui vous présentent les différents domaines du logiciel. Il existe également un forum gratuit où vous pouvez poser des questions 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, échanger des informations avec d'autres utilisateurs ou chercher des réponses dans les messages existants. Bien entendu, les employés et les développeurs de ClubDesk suivent également le forum et répondent à des questions intéressantes.

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06. Existe-t-il différentes versions de ClubDesk ?

Il existe trois versions de ClubDesk : La version gratuite pour les débutants et particulièrement soucieuse du prix, la version Pro pour les petits et moyens clubs et la version XL pour les grands clubs ou les clubs ayant des besoins en mémoire particulièrement élevés. Même la version Pro offre tout le confort nécessaire. Vous avez besoin de la version la plus grande si vous gérez plus de 200 membres, si vous conservez beaucoup d'adresses de contact ou si vous avez besoin de mémoire supplémentaire.

07. Puis-je importer les données de mon ancien club ?

Bien entendu, vous pouvez facilement transférer vos données existantes vers ClubDesk. ClubDesk propose une fonction d'importation simple et efficace pour l'importation d'adresses. Si vous disposez d'une liste d'adresses complète, par exemple en Excel, il suffit de quelques minutes pour l'importer dans ClubDesk. Et vos archives de documents complètes avec tous les journaux, bilans, etc. peuvent être téléchargées en trois clics de souris.

08. Quelqu'un peut-il m'aider à passer à ClubDesk ?

Oui, sur la page d'assistance de la section "Aide personnelle", vous trouverez des partenaires qualifiés qui offrent une formation individuelle, des conseils généraux et une aide pour le transfert de vos données de club existantes vers ClubDesk. Ces partenaires sont des experts confirmés de ClubDesk qui vous fourniront une assistance et des conseils personnalisés.

09. Pourrai-je à nouveau m'éloigner de ClubDesk ?

L'équité sportive est l'un des principes les plus importants de ClubDesk. Cela signifie que vous pouvez vous désinscrire facilement et sans difficulté et gérer à nouveau votre club de manière traditionnelle. Il suffit d'un e-mail. Pour vous faciliter la tâche, ClubDesk vous offre même la possibilité d'exporter toutes vos données. Vous pouvez également passer d'une version payante de ClubDesk à la version gratuite à tout moment (tant que la taille de votre club ne dépasse pas les limites de la version gratuite).

10. Puis-je créer un site web pour mon club ?

Avec ClubDesk, vous pouvez créer un site web de club qui a fière allure avec un minimum d'efforts. La force particulière de ClubDesk réside dans l'interaction étroite entre les données du club et le site web, qui rend la mise à jour manuelle de la page largement inutile. En quelques clics, vous pouvez créer une page d'accueil, la remplir d'informations et la publier. Et tout cela sans coûts supplémentaires. Vous économisez même les frais d'hébergement annuels, car vous pouvez héberger toutes les données chez ClubDesk gratuitement. Trop beau pour être vrai ?

 

11. Puis-je d'abord tester les versions payantes ?

Vous pouvez essayer gratuitement les versions Pro et XL pendant 30 jours. Et si vous avez besoin de quelques jours de plus, envoyez-nous un petit courrier. Vous pouvez donc importer plus de 200 membres à des fins de test ou créer un site web de club étendu. Testez sans engagement toute la gamme de fonctions des deux versions payantes.

12. Wie löse ich einen Gutschein ein?

Ici, vous pouvez découvrir comment échanger un bon d'achat.

Protection des données et DSGVO

01. Les données du club dans ClubDesk sont-elles sécurisées ?

Bien entendu, les données de votre club sont sécurisées à 100% avec ClubDesk. Nous ne travaillons qu'avec des centres de données en Suisse qui peuvent garantir le plus haut niveau de sécurité, comme la vidéosurveillance 24 heures sur 24, les pare-feux gérés ou la surveillance des accès. En outre, des certificats SSL et un cryptage des données spécifiques garantissent la transmission sécurisée de toutes les données sensibles vers et depuis votre ordinateur.

02. Est-il garanti que les données sont toujours disponibles ?

Vos données de club sont hébergées par ClubDesk exclusivement auprès de fournisseurs de premier plan. Ils garantissent la disponibilité et la sécurité de vos données à presque 100 %. Vous bénéficiez d'une protection optimale contre la perte de données grâce aux disques durs en miroir, aux connexions Internet et à l'alimentation électrique redondantes, à la surveillance de la protection contre les incendies, etc.

03. Dois-je créer des copies de sauvegarde (backups) ?

Non. ClubDesk effectue des sauvegardes régulières de toutes vos données. Même si votre ordinateur, l'ordinateur de votre caissier ou même notre serveur devait prendre feu, les données de votre club ne seront pas perdues. Vous n'avez plus à vous soucier de savoir si le nouveau membre du conseil d'administration se chargera des sauvegardes régulières de son disque dur privé. Que cela soit notre préoccupation.

04. Puis-je télécharger les données ?

Vous pouvez bien sûr télécharger toutes les données du club sur votre disque dur privé à tout moment, par exemple pour créer vos propres copies de sauvegarde ou si vous souhaitez gérer vos données de club avec un autre logiciel. Peu probable, mais on ne sait jamais.

05. Les mots de passe sont-ils cryptés ?

Vos mots de passe sont secrets au ClubDesk et cela au sens propre du terme. Grâce à un cryptage unidirectionnel hautement sécurisé, il n'y a aucun moyen de voir vos mots de passe. Si vous ne communiquez votre mot de passe à personne, il ne peut pas être utilisé de manière abusive.

06. Comment ClubDesk définit-il qui peut gérer les données (par exemple, supprimer ou consulter) ?

Qui devrait pouvoir supprimer les données d'un membre ? Qui peut voir quelles personnes n'ont pas encore payé leur cotisation annuelle ? Vous pouvez déterminer tout cela vous-même, et de la manière la plus simple possible.

07. Notre association est-elle autorisée à stocker des données en Suisse (DSGVO) ?

Oui - En ce qui concerne le transfert de données vers la Suisse, la Commission européenne a publié une décision sur la protection des données qui autorise le transfert de données personnelles d'un pays de l'UE vers la Suisse. Voir également https://dsgvo-gesetz.de/art-45-dsgvo/ et https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en (en anglais)

08. Le ClubDesk DSGVO est-il conforme ?

Oui, ClubDesk fonctionne dans un centre de données en Suisse. En ce qui concerne le transfert de données vers la Suisse, la Commission européenne a publié une décision d'adéquation sur la protection des données qui autorise expressément le transfert de données personnelles d'un pays de l'UE vers la Suisse. Voir également https://dsgvo-gesetz.de/art-45-dsgvo/ et https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en (en anglais)

09. Qui est la personne de contact en ce qui concerne les données relatives aux membres de mon association (DSGVO) ?

Lorsque vous créez un compte ClubDesk, vous pouvez conclure un accord sur le traitement des données à caractère personnel en un seul clic et vous l'avez déjà fait pour votre club.

Facture QR

01. Qu'est-ce que Facture QR en Suisse ?

Les factures en Suisse indiquent les informations requises pour le paiement dans un code QR suisse. Les factures portant ce code QR ("factures QR") sont valables en Suisse depuis le 30 juin 2020 et remplaceront à long terme les bulletins de versement orange et rouge. Toutefois, pendant une période de transition, qui n'est pas encore limitée dans le temps, les factures avec le bulletin de versement orange peuvent encore être envoyées et traitées.

02. À quoi ressemblent les factures QR ?

Comme les bordereaux de paiement orange, les factures QR utilisent également un bulletin de paiement en bas de page. Cependant, au lieu d'être orange, le bulletin de versement des factures QR est noir et blanc et contient un code QR carré pour le traitement électronique.

03. Quels sont les avantages pour l'association ?

Il est plus facile d'établir des coordonnées bancaires pour les factures QR que pour les factures POR. Pour obtenir les coordonnées bancaires par facture QR, il suffit de taper le numéro IBAN QR reçu de la banque. Pour la variante "IBAN avec référence du créancier", vous n'avez rien à configurer - l'IBAN existant du compte est déjà suffisant.

04. Quels sont les avantages pour les destinataires des factures ?

Le code QR figurant sur la facture contient toutes les informations nécessaires pour payer une facture et peut être facilement scanné par téléphone portable ou scanner. Il est également possible de saisir manuellement l'IBAN et le numéro de référence dans les services bancaires en ligne. Les factures QR-IBAN peuvent également être réglées au guichet de la poste (comme les bulletins de versement orange).

05. Que dois-je faire pour le passage à l'euro ?

Il vous suffit de sélectionner le type de facture QR souhaité dans ClubDesk dans les paramètres d'une connexion de paiement. Si vous avez reçu un IBAN QR de votre banque, nous vous recommandons la variante "IBAN QR avec référence QR". Sans QR-IBAN, vous pouvez sélectionner "IBAN avec référence du créancier" - cela utilise l'IBAN normal de votre compte.

06. Quels types de factures QR existe-t-il ?

Il existe trois types de factures QR, toutes disponibles dans ClubDesk : "QR-IBAN avec référence QR" - elles remplacent les bulletins de versement orange. "IBAN avec référence du créancier" - ces numéros permettent un paiement facile des factures sur votre compte (y compris l'attribution ultérieure des paiements entrants via le numéro de référence). IBAN sans référence - ceux-ci remplacent les bulletins de versement rouges.

07. Une mise à jour de ClubDesk est-elle nécessaire pour utiliser les factures QR ?

Les nouvelles fonctions seront activées automatiquement et à temps dans ClubDesk le 30 juin 2020. Les nouvelles fonctions de calcul des QR sont disponibles dans toutes les versions de ClubDesk : la version gratuite, ClubDesk Pro et ClubDesk XL.

08. Dois-je même déménager quelque chose ?

Pas nécessairement - vous pouvez toujours facturer par virement bancaire ou avec des bulletins de versement orange. Bien que les bulletins de versement orange soient appelés à être remplacés à un moment donné, ils continueront à être disponibles pendant une période transitoire illimitée.

09. Dois-je informer mes collègues du club avant de leur envoyer une facture QR ?

On peut supposer que les institutions financières ont fourni suffisamment d'informations sur les changements. En cas de doute, il est utile de faire référence à la nouvelle norme dans le texte de la facture.

10. Les factures QR peuvent-elles également être traitées manuellement ?

Tout comme les bulletins de versement orange, les factures QR peuvent être imprimées et envoyées sur du papier spécial. Le papier blanc au format A4 avec perforation pour les nouveaux bulletins de paiement QR est déjà disponible dans les magasins. Les factures QR avec QR-IBAN et QR-Reference peuvent également être payées au guichet du bureau de poste, tout comme les bulletins de versement orange.

Créer un site Web avec ClubDesk : Généralités et premiers pas

01. Quels sont les avantages de créer le site web du club avec ClubDesk et non avec l'un des nombreux outils web gratuits disponibles ?

Vous pouvez utiliser les données que vous avez saisies dans ClubDesk à plusieurs reprises. Si vous la rendez visible sur votre site web, votre page sera automatiquement mise à jour et sera toujours à jour. Par exemple, les rendez-vous, les coordonnées des membres du conseil d'administration, les documents dans l'espace interne : toutes les modifications que vous effectuez dans ClubDesk sont alors automatiquement disponibles en ligne pour tout le monde.

02. Pourquoi le site web de mon club doit-il être mobile ?

Les sites web sont de loin le moyen de communication le plus important pour les associations. Et la grande majorité des internautes utilisent à cette fin des appareils mobiles tels que les smartphones. Grâce à un site mobile, vous pouvez atteindre toutes ces personnes - leurs membres actuels ou de nouveaux membres potentiels pour votre club.

03. Quelle est la meilleure façon de commencer lorsque je veux créer mon site Web avec ClubDesk ?

Consultez l'aide en ligne pour savoir comment créer un site web de club en moins d'une heure.

04. J'ai déjà mon propre site web de club. Comment puis-je le transférer à ClubDesk ?

Vos propres textes, photos, etc. peuvent être facilement transférés vers ClubDesk. Il vous suffit de rendre visibles les données disponibles dans ClubDesk (rendez-vous, contacts, etc.) et de ne plus jamais les saisir ou les mettre à jour séparément.

05. Puis-je utiliser le domaine internet de notre club si nous en avons déjà un ?

Oui, vous pouvez le faire avec ClubDesk Pro et XL. L'aide en ligne contient des informations détaillées sur la manière d'utiliser votre propre domaine Internet.

06. Puis-je modifier le design de mon site web par la suite ou qu'y a-t-il à prendre en considération ?

Le design peut être adapté à tout moment ou même complètement modifié. Dans la pratique, cependant, il s'est avéré judicieux de mettre d'abord en œuvre les idées de conception importantes (par exemple, définir les couleurs du club) et de s'attaquer ensuite aux détails du contenu.

07. Puis-je inclure mon propre code (HTML, CSS, JavaScript) sur ma page Web ClubDesk ?

Grâce aux nombreuses possibilités de conception du site web avec ClubDesk, cela n'est normalement pas nécessaire. Toutefois, les concepteurs de sites web expérimentés peuvent utiliser les options sous "Paramètres > Fichiers web" pour modifier la conception du site web de votre club à tout moment en apportant des ajustements directs aux formats HTML et CSS et en téléchargeant tout autre fichier web dont ils pourraient avoir besoin.

08. Comment puis-je déterminer qui, dans mon club, peut modifier le site web ?

Comment puis-je déterminer qui, dans mon club, peut modifier le site web ?

09. Y a-t-il un espace interne sur le site de l'association qui n'est accessible qu'aux membres ?

Les pages Web de ClubDesk peuvent contenir des pages de club internes qui ne sont accessibles aux visiteurs du site Web qu'après une connexion réussie.

10. Comment puis-je créer un nouveau formulaire sur mon site Web ClubDesk - par exemple, les formulaires d'inscription de nouveaux membres ?

Vous pouvez insérer des formulaires dans ClubDesk tout aussi facilement que d'autres blocs de contenu.

11. Comment puis-je intégrer Google Analytics dans mon nouveau site web ClubDesk ?

Avec les "fragments de code", il est possible d'insérer un code HTML spécial, par exemple pour intégrer Google Analytics.

12. Y a-t-il des frais supplémentaires pour l'hébergement de mon site web chez ClubDesk ?

Non. Il n'y a pas de coûts supplémentaires pour cela. L'hébergement du site est inclus dans le prix chez ClubDesk.

13. ClubDesk 3.0 - qu'arrive-t-il à mon ancien site web ?

Votre ancien site web sera toujours utilisé pour votre présence sur Internet.

Si vous voulez profiter de tous les avantages du nouveau module du site web, passez à un nouveau design. ClubDesk créera alors automatiquement une copie de votre site web existant
pour que vous puissiez changer en toute tranquillité.

14. Puis-je rendre mon ancien site web de club mobile ?

Oui ! Si vous ne changez rien, alors votre ancien site n'est pas mobile. Cependant, si vous changez de design, votre site web existant est la base de la nouvelle page, c'est-à-dire que le contenu est repris. Cela signifie que votre ancienne page devient votre nouvelle page et qu'elle est alors compatible avec les téléphones portables.

15. Comment puis-je déterminer qui, dans mon club, peut modifier le site web ?

Les fonctionnaires, les membres du conseil d'administration ou les invités peuvent avoir des droits d'accès différents : Par exemple, vous pourriez préciser que seules les personnes ayant le rôle "Conseil" peuvent écrire des messages et que seuls les "Fonctionnaires" peuvent publier.