Gestion des membres et contacts

Saisis ou importe facilement les nouveaux membres du club dans ClubDesk et affecte-les à un groupe ou une équipe. Définis des rôles et des fonctions comme caissier, entraîneur ou membre du conseil d'administration, et détermine ainsi qui peut consulter, utiliser ou modifier quelles données.

Bien sûr, vous pouvez également gérer vos sponsors ou vos fournisseurs et créer différentes listes de membres. Avec ClubDesk, toutes vos données de contact sont toujours à jour, disponibles à tout moment et absolument sûres.

Les avantages de la gestion des membres avec ClubDesk

Importer toutes les données en un clin d'œil

Une fonction d'importation super simple et intelligente vous permet de transférer rapidement et confortablement les données actuelles de vos membres dans ClubDesk. En quelques minutes, vous disposez de l'ensemble de vos données dans ClubDesk. L'accès à une administration moderne du club ne pourrait pas être plus simple.

Toutes les données toujours à jour

Comme les données des membres ne sont plus saisies et modifiées qu'en un seul endroit par toutes les personnes autorisées, toutes les données de l'association sont toujours à jour. Fini le temps des différentes listes d'adresses avec des données de contact obsolètes.

Une excellente collaboration grâce aux droits d'accès

Bien sûr, vous décidez vous-même qui a accès à quelles données des membres. Certaines données ne peuvent-elles être consultées que par le caissier ou la présidente? Tout le comité a-t-il un accès complet? Est-ce que même une entraîneuse peut traiter les adresses de son équipe ? Ici aussi, les possibilités de paramétrage répondent à tous les souhaits.

Structure du club en groupes et équipes

Bien sûr, ClubDesk permet de créer des groupes à volonté. Que vous souhaitiez regrouper les membres en actifs et passifs, que tous les moins de 18 ans fassent partie des juniors ou que vous souhaitiez continuer à subdiviser les juniors en équipes : Rien de plus simple. Créez un groupe de votre choix et faites-y glisser les membres souhaités. C'est aussi simple que de déplacer un fichier dans un dossier.

Champs personnalisés pour les données des membres

Enregistrez précisément les données des membres qui sont importantes pour votre club, qu'il s'agisse de la voix, de la taille du maillot ou de l'intolérance au lactose. C'est un jeu d'enfant de créer vos propres champs dans ClubDesk pour de pareilles informations. Il est bien sûr possible de déterminer pour chaque information si l'on ne doit cocher qu'une case "oui", choisir certaines valeurs prédéfinies ou, par exemple, ne saisir que des chiffres.

Rôles et fonctions

Dans votre club aussi, différentes personnes assument probablement différents rôles et fonctions. Qui est l'entraîneur d'une certaine équipe et est également vice-président ou qui conduit les juniors E aux matchs à l'extérieur ? Rendez également ces informations accessibles à tout moment à toute personne autorisée ou utilisez-les pour déterminer qui peut voir ou modifier certaines données dans ClubDesk.

Fournisseurs, sponsors, donateurs

Avec ClubDesk, vous ne gérez pas seulement les données de contact des membres de votre club, mais aussi celles des sponsors, des donateurs, des fournisseurs, des associations, des administrations, etc. Bien sûr, vous pouvez également créer des sous-groupes pour ces groupes et ainsi, par exemple, diviser les sponsors en or, argent et bronze et les contacter de manière très efficace. Vous pouvez également déterminer quels sponsors doivent être affichés à quel endroit du site et pendant combien de temps.

Jubilés et anniversaires

Les petites attentions comme les félicitations lors d'un anniversaire ou d'un jubilé ont une influence positive sur la vie du club. Avec ClubDesk, vous n'oublierez plus jamais un anniversaire important ou un jubilé rond d'un membre, d'un entraîneur ou d'un donateur.

Un véritable gain de temps

Il est évident qu'avec une gestion des membres reliée aux factures, aux rendez-vous, au site web ou au serveur mail, vous gagnez énormément de temps. Surtout en évitant les doublons : Chaque équipe est aussi automatiquement une liste de distribution à laquelle une facture ou un e-mail peuvent être envoyés en un clic. Si le numéro de téléphone de la présidente change, il est mis à jour sur la page web. Un report de la réunion du comité d'administration informe aussi automatiquement la nouvelle secrétaire. Et bien d'autres choses encore que l'on ne doit plus faire à la main.

Le plus important : la simplicité

À quoi vous servent toutes ces superbes fonctions et automatismes si elles ne peuvent être utilisées que par des professionnels de l'informatique ! Nous en sommes particulièrement fiers : la gestion des membres de ClubDesk est d'une simplicité enfantine, de sorte que toute personne prête à apporter son aide au club peut le faire. Ce n'est pas possible ? Laissez-vous convaincre et essayez ClubDesk dès maintenant : Tester gratuitement.

Autres avantages auxquels on ne voudrait pas renoncer

Répartir simplement le travail sur plusieurs épaules

Comme ClubDesk fonctionne sur Internet, vous pouvez simplement donner à un nouveau collaborateur de l'association un mot de passe et les droits d'accès nécessaires, et cette personne peut immédiatement prendre en charge la gestion des données des sponsors ou des membres d'honneur. Il n'est pas nécessaire d'installer un logiciel ou d'acheter une licence.

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Coordonnées disponibles partout

Que vous soyez à la maison, au bureau ou même en vacances  Si vous avez accès à Internet, vous pouvez consulter partout le numéro de téléphone portable ou la nouvelle adresse e-mail de chaque membre de l'association. Et ce, bien sûr, même le vendredi soir à 23 heures ou le dimanche matin à 7h30, juste avant de partir pour un match à l'extérieur.

Intégration de Google Maps

Vous souhaitez afficher sur la carte le lieu de résidence d'un membre en particulier ? Ou envoyer à tous les participants la description du trajet entre le local du club et le lieu du tournoi ? Grâce à l'intégration parfaite de Google Maps, vous pouvez le faire dans ClubDesk en un clic de souris.

Recherche sophistiquée et simple

Tu as besoin de savoir d'urgence quels membres du code postal 3200 ont une licence d'arbitre pour les juniors ? Ou tu as besoin du numéro de téléphone de toutes les personnes qui ont aidé l'année dernière lors de la fête du printemps ? La fonction de recherche génialement simple de ClubDesk te soutient de manière optimale dans de telles tâches.

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Le changement d'adresse en toute simplicité

Quoi de plus efficace que de tenir à jour les données des membres à l'aide d'un logiciel moderne ? C'est très simple - si les membres peuvent vérifier eux-mêmes leurs données et signaler directement les corrections nécessaires. Pour ce faire, il suffit d'intégrer en quelques clics un formulaire correspondant sur le site web de votre club.

Actualisation en masse

Tous les membres d'un certain groupe d'âge, par exemple les 10 et 11 ans, doivent-ils être affectés à une autre catégorie junior à la fin de la saison ? Dans ClubDesk, tu effectues de telles tâches en trois clics de souris.

Créer n'importe quelle liste de contacts

Vous n'avez encore jamais créé de listes aussi facilement. En quelques clics, tu décides qui doit être affiché dans une liste concrète et quelles données la liste doit contenir. Vous définissez vous-même la largeur des colonnes, la taille des caractères et les marges. Vous créez ainsi en un tour de main des listes de votre choix, dans lesquelles vous pouvez par exemple cocher qui est prêt à assumer quelle tâche spécifique lors de la prochaine manifestation ou, mieux encore, vous mettez la liste en ligne, de sorte que chacun puisse choisir lui-même une tâche.

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Exporter les données de contact

La commande Export vous permet d'enregistrer et de partager rapidement et facilement certaines données dans les formats les plus courants. Ainsi, vous créez en un clin d'œil une liste de noms de l'orchestre d'instruments à vent, que vous pouvez par exemple envoyer par e-mail au comité du festival sous forme de document texte ou Excel.

Protection optimale des données

Qu'en est-il de la sécurité des données des membres lorsque celles-ci sont enregistrées sur l'ordinateur portable privé d'un collaborateur bénévole de l'association ? Des sauvegardes sont-elles régulièrement effectuées, l'accès aux données personnelles est-il suffisamment protégé ? La transmission des données des sponsors au caissier est-elle conforme au RGPD ? Avec ClubDesk, vous pouvez garantir tout cela extrêmement facilement et donner à votre association une base solide en matière de protection des données.

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Accueillir de nouveaux membres

Vous souhaitez faciliter autant que possible l'adhésion de nouveaux membres potentiels à votre club. Mais cela doit aussi être simple, efficace et fiable pour vous. Avec ClubDesk, vous créez en quelques clics un formulaire d'inscription en ligne qui vous informe automatiquement par e-mail ou - si vous le souhaitez - génère de nouvelles entrées dans une liste de demande d'inscription.

E-mails aux membres

Bien entendu, il est possible d'envoyer un e-mail à un seul membre ou à deux cents membres en un seul clic depuis la gestion des membres. Et comme chaque membre reçoit automatiquement sa propre adresse e-mail d'association dans la gestion des membres et que chaque groupe que vous créez dans ClubDesk est automatiquement une liste de distribution d'e-mails, cela fonctionne également depuis Outlook, Apple Mail ou Gmail.

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Facturation à des groupes ou des équipes

Dans la gestion des membres, tu peux non seulement gérer les données financières comme les numéros IBAN, mais aussi envoyer directement des factures. Comme le module de facturation de ClubDesk peut également accéder à toutes les données des membres, y compris les appartenances à des groupes, l'envoi de factures à des sponsors individuels ou à tous les membres d'un groupe est aussi simple que l'envoi d'un e-mail.

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Avec ClubDesk, vous avez tout cela et bien plus encore sous contrôle