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Gérer efficacement les membres

Saisissez et mettez à jour les données des membres à un seul endroit, à savoir sur internet. Cela signifie que toutes les données sont assurées d'être toujours à jour et disponibles à tout moment.

Toutes les données toujours à jour

Comme les données de membres sont saisies et éditées par toutes les personnes autorisées dans un seul endroit, toutes les données du club est toujours à jour. Fini le temps des différentes listes d'adresses avec des informations de contact obsolètes.
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Coordonnées disponibles partout

Que vous soyez à la maison, au bureau ou même en vacances : si vous avez un accès à internet, vous pouvez rechercher le numéro de téléphone ou la nouvelle adresse e-mail de chaque membre du club, où que vous soyez. Et bien sûr au le vendredi soir à 23 heures ou le dimanche matin à 7h30, peu de temps avant le départ pour le match à l'extérieur.

Changements d'adresse facilités

Qu'est-ce qui est encore plus efficace que de conserver les données de membres à jour avec un logiciel moderne ? C'est simple - si les membres peuvent vérifier leurs coordonnées et signaler les corrections nécessaires directement. Construisez un formulaire correspondant sur votre site internet de club en seulement quelques clics.

Fournisseurs, sponsors, mécènes ...

Avec ClubDesk, gérez non seulement les coordonnées des membres de votre club, mais aussi celles des sponsors, mécènes, fournisseurs, associations, pouvoirs publics, etc. Comme toujours dans ClubDesk, déterminez également pour ces informations, qui peut voir quelles données.

Groupes et équipes

Bien sûr, des groupes favoris peuvent être créés dans ClubDesk. Que vous souhaitiez répartir les membres en actifs et passifs, tous les moins de 18 ans doivent appartenir aux juniors ou si vous voulez diviser les juniors en davantage d'équipes : rien n'est plus simple. Créez un groupe favori, et faites-y glisser les membres souhaités dedans. Ceci est aussi simple que de déplacer un fichier dans un dossier.
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Rôles et fonctions

Dans votre club, des personnes différentes assument aussi probablement différents rôles et fonctions. Qui est l'entraîneur d'une équipe particulière, qui conduit les juniors E en match extérieur ou qui a la clé de stockage du matériel ? Assurez-vous également que ces informations sont accessibles par les responsables à tout moment.

Jubilés et anniversaires

De petites attentions telles que des félicitations pour un anniversaire ou un jubilé ont un impact positif sur la vie du club. Avec ClubDesk, vous n'oubliez jamais un anniversaire important ou le jubilé d'un membre, d'un entraîneur ou d'un mécène. 
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Mise à jour de masse

Tous les membres d'un groupe d'âge spécifique, comme les 10-11 ans, doivent faire partie d'une autre catégorie junior à la fin de la saison ? Dans ClubDesk, vous faites ces tâches en trois clics de souris.

Champs personnalisés

Enregistrez avec précision les données des membres qui sont importantes pour votre club, que ce soit la gamme vocale, la taille de maillot ou une intolérance au lactose. C'est un jeu d'enfant de créer deux ou trois champs distincts pour de telles informations dans ClubDesk.

Recherche perfectionnée et facile

Avez-vous besoin de savoir de toute urgence quels membres dans la région au code postal 3200 ont une licence d'arbitre pour les juniors ? Ou avez-vous besoin du numéro de téléphone de toutes les personnes qui ont aidé à la fête de printemps l'an dernier? La fonction de recherche simple et ingénieuse de ClubDesk vous aide parfaitement dans ces tâches.

Exporter des coordonnées

Avec la commande Exporter, vous pouvez enregistrer rapidement et facilement certaines données dans les formats les plus populaires, et les partager. Vous créez ainsi en un tour de main une liste de noms de l'ensemble de cuivre que vous pouvez par ex. envoyer sous forme de document text ou excel au comité des fêtes.

Créer des listes de contacts

Vous n'avez jamais créé des listes de façon aussi agréable. Vous déterminez en quelques clics qui apparaîtra dans une liste particulière et quelles données doivent apparaître dans la liste. La largeur des colonnes, la taille de la police, les marges, vous définissez vous-même tout cela et pouvez bien entendu l'enregistrer et l'utiliser à tout moment. Le travail administratif devient ainsi un plaisir.

Assistance Google Maps

Vous voulez afficher sur la carte où habite un membre en particulier ou envoyer à tous les participants quelle direction prendre du local du club jusqu'au tournoi ? Grâce à la parfaite intégration de Google Maps, vous le ferez en un seul clic à l'avenir.

Droits d'accès paramétrables

Bien sûr vous décidez qui a accès à quelles données des membres. Certaines données ne doivent être vues que par le trésorier ou le président, l'ensemble du conseil reçoit les accès complets ou même les membres du club peuvent voir toutes les adresses ? Encore une fois, les possibilités de paramétrage répondent à toutes les attentes.

Importer des données existantes

Des fonctions d'importation confortables vous permettent le transfert sans encombre de vos données actuelles de membres vers ClubDesk. En quelques minutes, l'ensemble de l'état de vos données est à votre disposition sur ClubDesk pour un traitement ultérieur. Passer à une gestion moderne de club ne peut pas être plus simple.

Gestion des rendez-vous

Quand s'entraîne la première équipe et où peut-on se garer là-bas ? L'entraîneur des juniors a-t-il du temps mercredi prochain? Celles-ci et d'autres questions similaires peuvent être réglées rapidement et facilement dans ClubDesk.

Gestion centralisée de tous les événements du club

Enfin, vous avez un endroit central où toutes les dates pertinentes pour le club peuvent être gérées clairement. Tout le monde peut voir immédiatement si quelqu'un fait une modification. De plus, toutes les personnes concernées seront informées automatiquement par e-mail. Et si vous créez un nouveau rendez-vous, vous pouvez être sûr à 100% qu'il n'y a pas de conflits d'horaire.
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Invitations et inscriptions / désinscriptions

Avec ClubDesk, un e-mail d'invitation peut être envoyé automatique à une certaine date à tous les participants. Et comme il est souvent important de savoir combien de personnes participent réellement à l'événement, les participants peuvent s'inscrire ou se désinscrire au rendez-vous en un seul clic de souris. 
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Contrôle de présence pratique

Avec le contrôle de présence de ClubDesk, vous pouvez facilement repérer qui était à quel entraînement, épreuve ou réunion. Vous pouvez bien évidemment également imprimer ou exporter des listes de présence, par ex. pour solliciter des subventions pour le club.
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Définir ses propres types de rendez-vous

Déterminez vous-même de quelle manière vous voulez représenter tel ou tel événement. Si ce sont des concerts ou des tournois importants pour vous, vous pouvez les indiquer en rouge. Mais si c'est encore plus important pour vous que tous les événements des juniors soient de la même couleur, indiquez-les alors de la sorte. Il va de soi que vous pouvez saisir les types d'événements favoris et les appeler à volonté.

Affichage sélectif des délais

Beaucoup de dates signifient rapidement qu'on ne voit plus que l'arbre qui cache la forêt. Vous pouvez décider dans votre nouveau calendrier de club si vous voulez afficher, soit uniquement les dates de type « Épreuves », ou seulement les dates des juniors D, ou par ex, toutes les dates du comité de direction. C'est donc un jeu d'enfants de garder le contrôle et de coordonner parfaitement toutes les dates.


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Enregistrer les rendez-vous récurrents

Avez-vous également des rendez-vous récurrents ? Les batteurs de votre équipes jouent tous les mercredis soir ou vous vous rencontrez le jeudi une semaine sur deux pour une dégustation de vin ? Avec ClubDesk, créez et gérez ces événements récurrents comme s'ils n'étaient qu'un seul rendez-vous. Et même si certains rendez-vous n'ont pas eu lieu en raison de jours fériés et de vacances scolaires.

Aperçu quotidien, hebdomadaire, etc.

Vous pouvez bien-sûr regarder un aperçu quotidien du calendrier du club ou déterminer que vous voulez voir tous les événements d'une semaine, d'un mois donnés ou de l'année entière. Ou êtes-vous intéressé seulement par les événements imminents ? Une représentation ou une autre est plus appropriée selon la tâche à accomplir. C'est vous qui décidez !

Afficher les événements sur le site internet

Vous pouvez tout publier ou seulement certaines dates sur le site internet du club de la manière la plus facile qui soit. Ensuite, mettez à jour un rendez-vous dans ClubDesk, ce changement est bien sûr également mis à jour immédiatement sur le site, et ce sans autre action de votre part. 
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Lieux de rendez-vous sur Google Maps

Vous pouvez déterminer non seulement les participants mais aussi indiquer les lieux pour chaque rendez-vous. Et grâce à la parfaite intégration de Google Maps, vous pouvez alors voir en un seul clic où a lieu le prochain match à l'extérieur par ex. Chaque membre peut même afficher le chemin de sa maison jusqu'au parking du stade. Vos membres vont adorer ClubDesk.

S'abonner au calendrier

Les membres du club peuvent facilement s'abonner aux rendez-vous du club sur leur téléphone portable ou calendrier d'affaires. Avec, vous jetez un coup d’œil dans votre calendrier normal et en même temps tous vos rendez-vous de club. Et puisque ceux-ci sont actualisés automatiquement, vous êtes sûr d'être toujours à jour.
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Envoyer des e-mails de manière efficace

Vous n'avez jamais bouclé vos messages de club de façon aussi agréable et efficace. Utilisez les fonctions de messagerie de ClubDesk ou continuez d'utiliser votre programme de messagerie préféré. C'est tout simplement génial !

Toutes adresses e-mail disponibles

Imaginez que vous avez les adresses e-mail de tous les membres toujours à portée de main et qu'elles sont toujours à jour. Avec ClubDesk ce n'est pas un souhait, mais une réalité.

Sélection pratique du destinataire

Tapez par exemple « Guido » dans le champs des adresses e-mail et tous les Guidos du club sont affichés, et l'adresse correcte est sélectionnée avec un autre clic. Et le top : cela fonctionne aussi avec des groupes, équipes, sections, etc. Il suffit de taper « Musique junior » afin d'envoyer un e-mail à tous les musiciens juniors.. 
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Adresse e-mail du club pour tous

Chaque membre obtient automatiquement sa propre adresse de transfert de courrier qui est composé du prénom, nom et nom du club : hans.muster@scmuster.de. Si vous connaissez le nom d'un membre, vous pouvez donc lui envoyer un e-mail sans connaître son adresse e-mail réelle..
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Fonctionne avec tous les programmes de messagerie

Grâce aux adresses e-mail de club automatiques, vous pouvez également envoyer des e-mails de club en un rien de temps avec votre propre programme de messagerie. Un e-mail à « hans.muster@scmuster.de » parvient alors au trésorier Hans Muster, même s'il est envoyé avec Outlook, Apple Mail, ou tout autre programme de messagerie.

Listes de distribution automatique

Si vous créez vos propres groupes dans ClubDesk, des listes de distribution de courrier sont créées automatiquement. Avec un e-mail à « Junior.A@scmuster.de », vous joignez tous les juniors A. 
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Archives de tous les e-mails du club

Vous voulez vérifier si un e-mail particulier a bien été envoyé ? Ou vous voulez utiliser l'invitation de l'ancien président à la dernière AG comme modèle pour cette année ? Pas de problème, chaque e-mail qui a été envoyé avec ClubDesk ou même à une adresse du club est stocké dans les archives.

Droits d'accès configurables pour les e-mails

Bien évidemment, vous décidez vous-même qui peut voir quels e-mails archivés, donc si un e-mail ne peut être vu que par l'expéditeur ou par le trésorier, l'ensemble de la direction, ou même personne. Des préréglages intelligents vous permettent ici de gagner du temps sur un fardeau administratif inutile.

Créer et maintenir à jour le site web

La mise à jour du site internet du club peut être une corvée, qui est alors trop souvent rapidement négligée. Pas avec ClubDesk. Votre site est toujours à jour avec un minimum d'effort, et est aimé par les membres et vraiment utilisé.

Et hop un nouveau site web du club

La création d'un site internet avec ClubDesk est aussi facile que la création d'une structure de dossier sur votre ordinateur. En quelques clics, vous pouvez spécifier les pages dont vous avez besoin et comment elles doivent être organisées. Ensuite, sélectionnez le type de navigation et spécifiez les couleurs, les logos et la mise en page de base, et vous pouvez alors remplir votre site avec du texte, des images, des rendez-vous.
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Aucune expérience préalable nécessaire

L'insertion d'images, de textes, de listes sur votre site est si facile et intuitive que vraiment tout le monde peut le faire. On dessine simplement une zone de texte ou un cadre photo à l'endroit désiré, puis on écrit ou on insère le texte ou l'image souhaités. Le tout est si simple qu'un expert n'est plus le seul, mais plusieurs personnes peuvent aider à maintenir le site à jour.

Entièrement intégré dans ClubDesk

Étant donné que le site est entièrement intégré dans ClubDesk, vous n'avez pas besoin de logiciel web spécial. Autrement dit, chaque membre du club à qui on a donné l'accès au module web, peut apporter des modifications au site internet du club. Et cela bien sûr n'importe quand et de partout dans le monde.. 
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Diffuser des nouvelles et des informations

Avec le module d'actualités, des nouvelles et des informations sur votre club peuvent être rapidement et facilement publiées. En un seul clic vous pouvez insérer un bloc de nouvelles sur une page web qui affiche ensuite au choix seulement la dernière de trois nouvelles. On peut également préciser que certaines informations ne peuvent être vues que par les membres du club. Sophistiqué et pourtant un jeu d'enfant.

Agenda des événements toujours à jour

Vous pouvez bien évidemment afficher les événements entrés dans le calendrier du club sur le site internet ou uniquement les événements d'un type particulier, par ex. les prochaines performances du groupe junior.

Pages automatiques d'équipe / de groupe

En un simple clic, vous créez sa propre page pour chaque groupe de votre club sur laquelle sont affichés les événements de ce groupe, on peut voir une liste des membres mise à jour, des nouvelles concernant ce groupe et bien plus encore. Bien sûr, toutes ces informations sont toujours à jour, parce que vous les lisez directement à partir de la base de données ClubDesk et n'avez pas à les suivre manuellement. 
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Créer des formulaires web facilement

Avec l'éditeur de formulaire ClubDesk, créez vos propres formulaires et rendez-les disponibles sur votre site en quelques clics. Ajoutez tous les champs que vous voulez et confirmez facilement qui doit être informé de l'entrée de nouvelles données par e-mail. Ou encore plus simple : soumettez entièrement toutes les données automatiquement dans un document de liste.
Film d'information

Gérer confortablement les sponsors

Gérez vos sponsors de la manière la plus simple. En quelques clics, vous pouvez déterminer où et à quelle fréquence les logos des différents sponsors sont affichés sur le site web du club. Les sponsors peuvent être en groupes, par exemple dans les sponsors primaires et secondaires.. 
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Afficher parfaitement des photos sur le site internet

Présentez vos photos et albums directement sur votre site internet du club. Afin que vous puissiez présenter toutes les photos du club sous leur meilleur jour et de façon merveilleusement claire, ClubDesk propose différentes options de réglage pour les diaporamas, photos uniques, miniatures et transitions. 
Film d'information

Afficher certaines informations uniquement pour les membres

Vous avez la possibilité de déterminer sur chaque page si elle peut être appelée par n'importe qui, ou si elle est visible uniquement lorsque le visiteur s'est connecté avec un mot de passe et est un membre du club. Vous pouvez également spécifier par ex. que les numéros de téléphone d'une équipe ne sont visibles que pour les membres du club. Et tout ceci est à portée de main, sans avoir à vous soucier des allocations de mot de passe, etc..

Analyse web avec Google Analytics

Adaptez votre site web à Google Analytics en un seul clic. Il vous suffit d'ouvrir un compte gratuit Google Analytics et vous savez rapidement combien de visiteurs ont visité votre site, quelles sont les pages les plus populaires, sur quels logos de sponsor on a le plus cliqué etc.

Économisez les frais d'hébergement

Si vous créez votre site internet de club avec ClubDesk, vous n'avez même pas à louer l'espace à un fournisseur d'accès. Tous les frais d'hébergement associé à un site web et les exigences administratives sont éliminées.

Droits d’accès

Comme toujours dans ClubDesk, vous déterminez qui dans le club est autorisé à modifier le contenu du site. Vous pouvez également spécifier que certaines autres personnes sont autorisées à saisir des nouvelles, mais pas à apporter des modifications sur le site.

Déposer des documents du club

Avec ClubDesk vous pouvez non seulement gérer parfaitement les membres, les listes de participants, des lettres, des e-mails, etc. Non, tous les documents du club, que ce soit au format PDF, feuilles de calcul Excel, photos... peuvent être archivés en ligne.

Tous les documents toujours disponibles

Peu importe qui a créé un document au départ : une fois chargé dans les archives ClubDesk, il est toujours disponible pour tous. Plus de recherche fastidieuse dans les rapports de match ou appeler partout pour savoir qui à les comptes-rendus de l'AG. Grâce à l'archivage en ligne, vous avez toujours toutes les informations disponibles, à n'importe quelle heure. 
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Listes flexibles

Créez des listes en peu de temps où vous pouvez vérifier par ex. qui a déjà payé sa cotisation cette année, ou qui a repris quelle tâche spéciale pour le prochain événement. Les listes et formulaires web ClubDesk travaillent de pair : les formulaires web (par ex. les inscriptions) peuvent être stockés directement dans les documents de la liste.
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Structure de dossier propre pour l'archivage

Comme vous êtes déjà habitué à le faire avec votre propre ordinateur, vous pouvez créer votre propre structure de dossiers dans les archives ClubDesk. Vous décidez vous-même quels et combien de dossiers vous souhaitez créer pour l'administration du club et comment ils devraient être appelés.

Télécharger des dossiers entiers

Copier des documents individuels ou des dossiers complets de votre disque dur vers les archives ou téléchargez-les en deux clics de souris sur votre ordinateur. C'est aussi simple que cela puisse paraître.

Recherche perfectionnée des documents

À quoi sert un archivage complet si on ne peut plus rien y retrouver ? Cela n'arrivera pas avec ClubDesk. Vous ne vous souvenez pas, par ex., comment s'appelle un document en particulier mais vous vous rappelez l'avoir téléchargé durant le mois de décembre, vous pouvez alors afficher tous les documents archivés du 01/12 au 31/12.

Droits d'accès paramétrables pour les archives

Tout comme avec toutes les données de ClubDesk, vous pouvez également définir qui peut voir, télécharger, supprimer ou modifier les documents archivés. Vous pouvez accorder des droits d'accès spécifiques à certaines personnes mais également à des groupes entiers comme par ex. tous les entraîneurs ou les arbitres.

Suivre les changements dans les archives

Et si, en dépit de toutes les aides, un document a disparu ou n'a plus le bon contenu, vous pouvez au moins rapidement voir qui a supprimé le document, le dernier qui l'a changé ou téléchargé. Peut-être que cette personne a toujours une copie ?

Prévention des pertes de données

Puisque tous les documents du club sont archivés sur internet par ClubDesk, vous n'avez plus à vous inquiéter si le trésorier fait des sauvegardes vraiment fiables de données importantes du club ou si le chef d'orchestre, qui a émigré en Nouvelle-Zélande, vous a vraiment donné toutes les données. 
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Créer des lettres et des documents

Afin d'effectuer la correspondance du club, ClubDesk propose une interaction parfaite des données des membres et de traitement de texte, une solution de fusion de courrier ingénieuse et bien plus encore.

Toutes les adresses disponibles immédiatement

Comme ClubDesk est sur internet, vous avez accès aux adresses des membres, des sponsors, etc. en permanence et n'importe où. Et pour insérer l'adresse de Hans Mustermann dans une lettre, il vous suffit d'entrer « Mustermann » dans « Envoyer à ». « Musternm » suffit probablement afin que seuls quelques Mustermanns apparaissent dans la liste affichée.

Traitement de texte intégré

Grâce au traitement de texte intégré dans ClubDesk, vous n'avez plus besoin d'aucun autre logiciel pour faire votre correspondance du club. Et avec lui vous pouvez, bien sûr, ouvrir et réutiliser tous les documents du club qui ont déjà été créés. Plus de lettres qui ne soient créées avec des versions plus récentes de logiciel ou des programmes qui ne sont pas disponibles.

Créer des lettres en série facilement

Pourquoi ne peut-on pas vraiment envoyer des lettres en série à plusieurs personnes aussi facilement qu'il est possible de le faire par e-mail ? Vous l'avez déjà deviné, cela fonctionne de la même manière avec ClubDesk. Entrez la personne à qui vous voulez envoyer une lettre dans le champ d'adresse comme un e-mail et laissez ClubDesk faire le reste. Il n'y a pas de doute que ça fonctionne aussi avec des groupes comme par ex. « Junior A ».
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Et hop, imprimer des étiquettes

Toutes les étiquettes classiques, qu'elles soient de Zweckform, Avery ou Xerox pour n'en nommer que quelques-unes, peuvent être trouvées dans les modèles tous prêts ClubDesk. Et la sélection des adresses que vous souhaitez imprimer s'effectue en moins d'une minute et sans regarder le manuel.

Envoyer facilement des lettres à des groupes

Si vous avez créé des groupes dans ClubDesk, vous pouvez envoyer une lettre à toutes les personnes ayant certaines caractéristiques de façon très simple. Vous ne devez entrer dans le champ « Envoyer à » que le nom du groupe par ex. « Junior ».

Vaste collection de modèles

Vous trouverez dans ClubDesk des modèles prêts à utiliser que vous pouvez personnaliser à vos propres besoins en quelques clics pour toutes sortes de lettres, listes et documents.

Modèles normalisés de club

Toutes les lettres et documents du club doivent être similaires, par ex. être imprimés avec la police Arial Narrow et le bon logo en haut à gauche ? C'est le cas en fait. Comme tous les modèles sont automatiquement à la disposition de tous les collaborateurs avec ClubDesk, cet état de fait idéal est à portée de main.

Composition des équipes, prélèvements, etc.

Avec le traitement de texte intégré, des lettres et des notes de service ne sont pas les seules à pouvoir être écrites et envoyées rapidement et efficacement. Un autre point fort est la création aisée de listes, par ex. pour des prélèvements, des équipes ou des sections entières. Les tableaux de ces documents peuvent très facilement être affichés par tous les membres ou seulement ceux qui sont sélectionnés. Entrer un nom de groupe suffit.

Archivage complet de toute la correspondance

Tout document créé dans ClubDesk pour votre club, peu importe quand et par qui, peut-être à nouveau regardé plus tard ou réutilisé comme modèle. Même si les responsables ont changé plusieurs fois, toutes les opérations sont toujours traçables. Et cela sans que vous n'ayez à obtenir d'abord le logiciel qui a été utilisé précédemment.

Droits d'accès paramétrables

Les documents individuels peuvent contenir des informations sensibles, en particulier en ce qui concerne les finances ou les réprimandes. C'est pour cela que vous pouvez régler exactement qui a accès à quels documents avec ClubDesk. On peut également contrôler qui a modifié ou supprimé les documents.

Recherche perfectionnée dans les documents

L'un des merveilleux avantages de ClubDesk est la possibilité de rechercher facilement des informations spécifiques dans toutes les données du club. Vous ne savez plus si vous avez envoyé un e-mail ou un fax à Thomas Studer au sujet de l'assurance ? Peu importe, tapez « Thomas Studer assurance » dans le champ de recherche et vous obtiendrez une liste de tous les fichiers qui contiennent les trois termes.

Fonctionnement simple

Toutes les fonctions doivent être explicites, plus encore avec un logiciel que l'on n'utilise pas tous les jours. Vous ne trouverez pas de commandes que vous ne pouvez pas utiliser sans un manuel dans ClubDesk.

Simple et clair

L'interface utilisateur de ClubDesk a été gardée simple et claire. En fait, ClubDesk est composé de plusieurs petits programmes très simples - un pour la gestion des membres, un pour écrire des lettres, un agenda, etc. Chacun de ces domaines ne nécessite que quelques commandes, mais vous permettent de remplir toutes les tâches avec élégance. La qualité, pas la quantité..
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Le transfert de fonctions, un jeu d'enfant

Finie l'époque où, à l'occasion d'une transmission de bureau, vous deviez regrouper des données et vous assurer que votre successeur puisse effectivement les utiliser. Avec ClubDesk, il suffit de donner le mot de passe au nouveau venu et de lui dire qu'il doit cliquer sur « connexion » sur le site ClubDesk.. 
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Aucune installation requise

Comme ClubDesk est sur internet, vous n'avez même pas besoin d'installer un nouveau logiciel sur votre ordinateur. Vous ne devez donc jamais vous soucier des mises à jour et vous travaillez quand même en permanence avec la dernière version. Tout ce dont vous avez besoin pour utiliser ClubDesk est un accès à internet.

Utilisation moderne et intuitive

Si vous souhaitez par ex. affecter un nouveau membre du club à une équipe, il suffit de cliquer sur le nom du membre et de le faire glisser vers le dossier de l'équipe correspondant. Que ce soit pour rechercher, trier, imprimer ou envoyer des e-mails, ClubDesk fonctionne exactement comme vous l'imaginez.

Assistant d'adresses

Une des nombreuses petites fonctions d'assistance qui simplifie le travail quotidien, c'est l'assistant d'adresses. Si vous voulez par ex. écrire une lettre au responsable de stock Guido Müller, tapez juste « Gui » dans le champ d'adresse et tous les Guidos qui sont détectés sont affichés pour la sélection.

Assistance étape par étape

ClubDesk vous soutient naturellement de manière optimale lors du transfert de vos données de club existantes. Vous serez conduit par ex. étape par étape à travers l'importation des données de membres. Vous êtes ainsi en mesure d'exploiter pleinement ClubDesk en peu de temps et de profiter immédiatement de votre nouveau logiciel.

Système d'aide intégré

Si, en dépit de la facilité d'utilisation, quelque chose ne vous paraît pas clair, vous pouvez utiliser le système d'aide intégré à tout moment pour vous aider et vous conseiller. Appuyez simplement sur F1, et une description ou même un petit film sur la commande correspondante apparaît rapidement. 
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Forum gratuit

Le forum de ClubDesk gratuit est disponible pour vos questions et contributions sept jours sur sept, 24 heures sur 24. C'est la plate-forme idéale pour échanger des informations avec d'autres utilisateurs, poser des questions ou chercher des contributions existantes pour obtenir des réponses. 
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S'adapte à vos besoins

Peu importe l'étendue d'un logiciel, il ne pourra jamais répondre exactement à vos besoins. C'est pour cela que vous avez la possibilité dans ClubDesk, de personnaliser le logiciel afin de répondre à vos exigences. Décidez vous-même quels domaines ou catégories de membres supplémentaires vous avez besoin ou quels types d'événements jouent un rôle important dans votre vie au sein du club. Chaque club est unique, ClubDesk en tient compte.

Factures et comptabilité

En un instant avec ClubDesk, créez et envoyez toutes les factures de club, et vérifiez facilement quelles factures sont encore impayées. Tout cela est bien sûr automatiquement transféré à la comptabilité intégrée.

Créer des factures plus rapidement

Avec ClubDesk, vous n'avez besoin que de très peu de temps pour créer des factures pour les frais d'adhésion, le camp d'entraînement, les articles de supporter ou de parrainage grâce à l'accès direct à tous les détails de contact et aux éléments de facture couramment utilisés.

Envoi en masse de factures

Envoyer des factures en même temps à plusieurs contacts ou même des groupes s'effectue aussi facilement que pour une seule facture. Comme avec les e-mails, il vous suffit de saisir le nom de plusieurs personnes ou d'un groupe dans le champ du destinataire, par ex. « Junior » pour facturer la cotisation annuelle à tous les juniors. 
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Envoi par courrier ou par e-mail

Entrez pour chaque contact, s'il souhaite recevoir ses factures par courrier ou par e-mails économiques. Lors de l'envoi des factures, ClubDesk utilise alors automatiquement alors le mode d'envoi préféré. Et si une adresse e-mail manque, l'envoi sera changé naturellement en postal.

Facturation d'éléments fréquemment utilisés

Vous facturez toujours les mêmes produits ou services ? Cela vaut alors la peine de les créer en tant qu'articles, par ex. avec le numéro d'article, la description et le prix. De tels articles peuvent alors être ajoutés à la facture en un clic.
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Montants personnels

Vous pouvez par exemple saisir la cotisation de membre dans les contacts, elle sera transférée dans la facture. Vous pouvez aussi gérer, depuis une liste, les pénalités ou le prix individuel des boissons pour un membre, et le montant total sera automatiquement transféré vers la facture annuelle. 
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Exceptions faciles à gérer

Il y a bien évidemment toujours des exceptions. Si un junior bénéficie d'une cotisation réduite parce qu'il est entraîneur, par ex., vous pouvez déterminer facilement un élément de la facture pour un seul destinataire comme vous le souhaitez.

Bulletins de versement oranges (Suisse)

Économisez de l'argent et utilisez les bulletins de versement oranges moins chers avec ClubDesk. Ceux-ci permettent l'attribution automatique des paiements entrants grâce au numéro de référence.

Gérer les entrées de paiements

Vous pouvez saisir des paiements manuellement ou simplement importer les données BVR de la Banque qui sont disponibles. Bien sûr, ClubDesk prend également en charge le traitement efficace de paiements partiels, y compris la facturation postérieure du montant en souffrance.

Rappels

ClubDesk affiche automatiquement une liste des factures en retard. Vous pouvez sélectionner toutes les factures en attente pour lesquelles vous voulez envoyer un rappel de paiement. Un clic de plus et la tâche est terminée. Et bien sûr, vous pouvez faire en sorte dans ClubDesk que les VIP ne soient jamais relancés.
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Comptabilité intégrée

ClubDesk comprend une comptabilité complète, permettant une comptabilité à double entrée, un calcul des recettes et dépenses ou un simple journal de caisse, comme vous le voulez.
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Tout ce que le cœur d'un comptable désire

Le module de comptabilité offre toutes les fonctions dont vous avez besoin pour votre comptabilité de club. Différents plans comptables, facturations d'ensembles, TVA, devises étrangères, bilan et compte de résultat configurables, contrôle de budget, etc.

Comptabilisation automatique à partir de factures

Le module de comptabilité fonctionne en interaction avec le module de facturation et crée automatiquement des écritures pour les factures et les entrées de paiements. Bien évidemment un énorme gain de temps.

Fonctionnement simple

Comme toujours dans ClubDesk, le module de comptabilité est également très clairement structuré de telle sorte que les collaborateurs bénévoles qui ne sont pas parfaitement familiers avec la comptabilité s'y retrouvent immédiatement. Pour des systèmes de comptes prêts à l'emploi pour les clubs, un assistant pour le choix des comptes et d'autres moyens d'aide sont des soutiens.

Sécurité

Un étranger peut-il accéder à nos données ? Sont-elles sécurisées ? Qu'est-ce qui se passe lors d'une panne de courant ? Chez nous, vos données sont bien évidemment entre de bonnes mains. Lisez pourquoi.

Protection optimale contre le vol de données

Vos données de club sont bien sûr sécurisées à 100% chez ClubDesk. Nous travaillons uniquement avec des centres de données en Suisse qui sont capables de garantir un maximum de sécurité, telles que la surveillance vidéo 24 heures sur 24, des pare-feu gérés et la surveillance des accès. De plus des certificats SSL dédiés et le cryptage des données assurent la transmission sécurisée de toutes les données sensibles de et vers votre ordinateur.
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Disponibilité garantie

Vos données de club sont hébergés par ClubDesk exclusivement chez les principaux fournisseurs. Ceci garantit la disponibilité et la sécurité de vos données à près de 100 pour cent. Vous bénéficiez ainsi d'une protection maximale contre la perte de données avec des disques durs dupliqués, une connexion internet redondante et l'alimentation en électricité, la surveillance de la protection contre les incendies, etc.

Sauvegardes automatiques

Des sauvegardes de toutes vos données sont régulièrement créées chez ClubDesk. Même si votre ordinateur, celui de votre trésorier ou même notre serveur devaient partir en flammes, vos données de club ne sont pas perdues. Vous n'avez plus à vous préoccuper si le nouveau membre du conseil d'administration fait des sauvegardes régulières de son disque dur personnel. Laissez-nous nous en préoccuper.

Aucune obligation

Vous pouvez bien sûr à tout moment facilement télécharger toutes les données du club sur votre disque dur privé, par ex. pour créer vos propres sauvegardes, ou si vous souhaitez gérer vos données de club avec d'autres logiciels. C'est peu probable, mais on ne sait jamais.

Mots de passe secrets

Chez ClubDesk vos mots de passe sont secrets dans le vrai sens du terme. Grâce à un cryptage hautement sécurisé, il n'y a aucun moyen de voir vos mots de passe. Si vous ne dites votre mot de passe à personne, il ne peut pas être utilisé à mauvais escient.

Définir les droits d'accès

Qui doit être en mesure de supprimer les données d'un membre ? Qui peut voir quelles personnes n'ont pas encore payé votre cotisation annuelle ? Vous pouvez décider vous-mêmes de tout cela, et ce de la manière la plus simple.

Désabonnement simple

Si un jour vous ne souhaitez plus utiliser nos services, vous pouvez vous désabonner en un seul clic sur ClubDesk. Chez nous, tout est facile, même une résiliation de l'abonnement.