Presque chaque club est divisé en l'un ou l'autre type, soit en groupes, sections, équipes, ou similaires. ClubDesk fournit une solution parfaite à cet effet.

Simple mais souple

Avec ClubDesk, vous pouvez très facilement représenter la structure de votre association. Pour cela, vous établissez un dossier pour chaque groupe et vous y faites glisser les membres souhaités avec la souris. Comme les dossiers sur votre ordinateur, vous pouvez aussi déplacer les groupes dans ClubDesk. Vous pouvez ainsi glisser les dossiers « juniors A » et « juniors B » dans le dossier « Juniors » pour regrouper tous les juniors dans un seul groupe.

Extrêmement efficace

ClubDesk prend en charge et utilise la présence de groupes de différentes manières. Ainsi, vous pouvez envoyer en quelques clics une lettre type ou un e-mail à tous les membres d'un groupe, assigner un groupe à un rendez-vous ou imprimer une liste d'une équipe avec tous les numéros de téléphone à la volée.

Comme vous avez un accès direct à toutes les données d'adresse du traitement de texte de ClubDesk, vous pouvez envoyer des lettres aussi facilement à plus de gens, comme vous le connaissez avec les e-mails.

Qui reçoit cette lettre ?

À la différence de traitements de texte classiques, vous trouvez un champ destinataire en haut dans la fenêtre de ClubDesk. Il vous suffit d'y taper le nom ou les noms des personnes à qui la lettre doit être envoyée. Et déjà, plusieurs lettres sont générées et fournies avec les détails de l'adresse correcte. C'est aussi simple qu'il y parait.

Envoyer du courrier en masse

Bien sûr, vous pouvez entrer un nom de groupe au lieu d'une seule personne. Par exemple, si vous tapez juniors A, tous les juniors A reçoivent cette lettre. Ainsi, les lettres peuvent être envoyées à chaque groupe.Si seules certaines personnes doivent recevoir une lettre, cliquez dessus simplement dans la liste des membres, puis sélectionnez la commande « Créer des lettres pour ces contacts ». Une lettre en série sera ainsi envoyée à cette sélection.

Si vous envoyez un e-mail dans ClubDesk, vous avez alors un accès direct aux adresses e-mail de tous les membres du club enregistrés, les sponsors, les partenaires, etc. Tout cela s'applique également pour les lettres.

Propositions intelligentes des destinataires

Entrez « Guido » dans le champ du destinataire, une liste de sélection avec tous les Guidos de la base de données d'adresses s'affiche directement dans le champ. Entrez alors un « H » et les Guidos affichés sont seulement ceux dont les noms commencent par H. De cette façon, vous pouvez également sélectionner des groupes tels que « Conseil d'administration ».

Données toujours actuelles

Comme vous travaillez dans ClubDesk avec une base de données centrale, toutes les données sont toujours à jour. Même si un collègue corrige une adresse après que vous avez déjà écrit un e-mail, mais pas encore envoyé, il est envoyé à l'adresse correcte lors de l'envoi.

L'envoi des e-mails ou des lettres à des groupes spécifiques de votre club dans ClubDesk est aussi facile et pratique que ce que l'on pourrait souhaiter.

Créer des listes de distribution

Si vous créez un nouveau groupe dans la gestion des membres de ClubDesk, par exemple, pour les membres passifs, une liste de distribution est automatiquement générée qui peut être utilisée pour envoyer un e-mail ou une lettre à tous les membres de ce groupe. Donc, si vous voulez par ex. envoyer un e-mail à tous les membres passifs, il suffit d'entrer le nom de groupe « passif » dans le champ du destinataire. Cela fonctionne aussi avec votre propre programme de messagerie avec « passive@scmuster.de ».

Mise à jour des listes de distribution

Bien sûr, les destinataires de toutes les listes de distribution sont toujours à jour. Si vous déplacez, par exemple en raison de l'âge, des juniors D dans le groupe juniors C, non seulement les groupes mais aussi les deux listes de distribution sont mis à jour immédiatement.

Avec le calendrier de rendez-vous contenu dans ClubDesk, tous les employés du club peuvent facilement visualiser et gérer tous les rendez-vous du club.

Toujours disponible pour tout le monde

Étant donné que le calendrier est stocké sur internet, tous les employés du club peuvent, avec des droits d'accès appropriés, afficher à tout moment tous les rendez-vous ou en créer de nouveaux. Et cela, bien sûr, compte tenu d'autres rendez-vous déjà enregistrés. Si un rendez-vous est décalé, tout le monde peut le voir instantanément ou même être avisé par e-mail.

Planification efficace de rendez-vous

Avec ClubDesk, vous avez non seulement une parfaite vue d'ensemble de tous les rendez-vous pertinents, mais vous pouvez mettre en place ou traiter tous les types de rendez-vous rapidement et facilement. Dans ClubDesk, vous créez des rendez-vous directement avec la souris, vous avez accès à tous les membres et les groupes du club, vous pouvez établir facilement des rendez-vous périodiques et bien plus.

ClubDesk aide à tenir à jour vos rendez-vous de club de manière centralisée dans un seul endroit. D'accord. Mais comment faire en sorte que les employés du club et les membres intéressés soient informés rapidement des nouveaux rendez-vous et également au courant assez vite des changements de dernière minute ?

S'abonner aux rendez-vous de club sur les téléphones mobiles

Chaque membre du club a automatiquement un calendrier en ligne dans ClubDesk, qui ne contient que les rendez-vous propres du club. C'est précisément ce calendrier qui peut être super facile à ajouter au calendrier personnel sur votre téléphone mobile et y être masqué ou affiché dans sa propre couleur.

Dans Outlook, Apple ou Google Agenda

L'abonnement à votre calendrier du club avec les principaux programmes de calendrier est aussi simple que possible. Les format iCal fournis par ClubDesk sont simplement pris en charge par la quasi-totalité programmes de calendrier Mac ou Windows.

Abonnez-vous pour obtenir vos rendez-vous de club personnels ou, par ex., mettez à disposition les rendez-vous de concert de tous vos fans sous forme d'abonnement ! Découvrez comment faire dans le film suivant.

Combien de membres sont venus à l'épreuve de lundi de la session d'été passée ? L'ensemble du conseil d'administration était-il présent à la dernière Assemblée générale ? Pour combien de juniors pouvons-nous solliciter un moyen de transport à l'association ? Toutes ces questions peuvent être éclaircies et répertoriées facilement avec les contrôles de présence de ClubDesk.

Listes automatique sd'abonnés

À partir du calendrier de rendez-vous et des informations de groupe de la gestion des membres, ClubDesk peut créer automatiquement une liste des participants pour chaque rendez-vous. Un téléphone mobile ou un ordinateur portable avec accès à internet suffit alors pour cocher qui était vraiment là. Vous pouvez bien-entendu aussi imprimer les listes de présence et insérer les croix à la maison dans ClubDesk.

Dans le film suivant, vous pouvez voir la simplicité et la rapidité des contrôles de présence en un peu moins de quatre minutes.

Vous pouvez également créer votre site web en totalité avec ClubDesk. Vous n'avez besoin pour cela d'acheter aucun logiciel web spécial ou d'apprendre un système de gestion de contenu complexe.

Répartir le travail facilement

Pour qu'un membre de l'association puisse ajouter ou modifier des informations sur le site, il suffit de lui en donner le droit sur ClubDesk. Un seul clic suffit. Ainsi, le membre ne doit pas avoir de logiciel particulier, une connaissance de HTML ou savoir où l'on doit télécharger des fichiers. Avec ClubDesk, il est facile de répartir le travail sur le site sur plusieurs épaules.

Afficher les données existantes

Grâce à la parfaite intégration du site dans ClubDesk, afficher les données et les informations existantes sur le site est un jeu d'enfant, que ce soit les dates, les lieux et les numéros de téléphone des accompagnateurs.

Pages automatiques d'équipe / de groupe

Avec ClubDesk, une page d'information concernant chaque groupe de l'association peut être confortablement créée. Là, les membres de chaque groupe peuvent trouver des informations qui ne concernent que ce groupe.

Créer automatiquement des pages de groupe

Le grand avantage, c'est que ces pages d'informations sont automatiquement créées et mises à jour pour tous les groupes de votre association. Par exemple, vous pouvez créer des sous-pages pour tous les sous-groupe des juniors d'un seul coup. Ainsi, les juniors-A, les juniors-B, etc. ont chacun leur propre page.

Définir le contenu des pages de groupe

Bien sûr, vous pouvez déterminer quelles informations sont affichées sur ces pages de groupe elles-mêmes. Par exemple, une photo d'équipe, les membres de chaque groupe ou les dates d'entraînement ou de matchs du groupe. Avec un réglage fin, vous pouvez même spécifier que certaines informations telles que les numéros de téléphone des membres du groupe ne soient accessibles qu'aux membres du club.

Comme vous avez un accès direct aux données d'adresses depuis le module de facturation de ClubDesk, vous pouvez envoyer des factures à plusieurs personnes comme vous les connaissez par e-mail.

Qui reçoit cette facture?

Comme avec les e-mails, il vous suffit de saisir le nom ou les noms des personnes à qui une facture doit être envoyée dans le champ du destinataire. Bien sûr, vous pouvez saisir le nom d'un groupe à la place de celui d'une personne, pour, par exemple, facturer à tous les juniors le montant des cotisations annuelles.

Personnaliser les éléments de la facture individuellement

Si l'un des juniors bénéficie d'une cotisation réduite parce qu'il est entraîneur, par exemple, vous pouvez déterminer facilement un élément de la facture pour un seul destinataire d'un groupe, comme souhaité.

Envoyer une grande quantité de factures à différentes personnes et groupes peut devenir rapidement très complexe et chronophage. Pas avec ClubDesk.

Travailler avec une base d'articles

Avec ClubDesk, vous pouvez très facilement représenter la structure de votre association. Pour cela, vous établissez un dossier pour chaque groupe et vous y faites glisser les membres souhaités avec la souris. Comme les dossiers sur votre ordinateur, vous pouvez aussi déplacer les groupes dans ClubDesk. Vous pouvez ainsi glisser les dossiers « juniors A » et « juniors B » dans le dossier « Juniors » pour regrouper tous les juniors dans un seul groupe.

Montants personnels

Vous pouvez par exemple saisir la cotisation de membre dans les contacts, elle sera transférée dans la facture. Vous pouvez aussi gérer, depuis une liste, les pénalités ou le prix individuel des boissons pour un membre, et le montant total sera automatiquement transféré vers la facture annuelle.

ClubDesk comprend une comptabilité complète, permettant une comptabilité à double entrée, un calcul des recettes et dépenses ou un simple journal de caisse, comme vous le voulez.

Fonctionnalité complète, mais simple

Le module de comptabilité offre toutes les fonctions dont vous avez besoin pour votre comptabilité de club. Différents plans comptables, TVA, devises étrangères, bilan configurable, compte de résultat, contrôle du budget, etc. Mais le point fort de ce module réside dans sa conception très claire et structurée, vous permettant de vous repérer immédiatement.

Écritures automatiques depuis les factures

Le module de comptabilité fonctionne en interaction avec le module de facturation et crée automatiquement des écritures pour les factures et les entrées de paiements. La synchronisation automatique entre les factures et la comptabilité signifie un gain de temps énorme et élimine de nombreuses sources d'erreur.

Avec ClubDesk, vous disposez d'un serveur de données centralisé sur lequel vous pouvez archiver tous les documents de votre club et auquel tous les collaborateurs de l'association peuvent avoir accès par internet, à tout moment.

Dossiers et droits d'accès

Dans l'archivage en ligne, vous pouvez créer des dossiers exactement comme vous le feriez sur votre propre ordinateur, et y glisser tous les documents de l'association. Mais à la différence des données sur votre ordinateur, tous ou une partie des membres de l'association peuvent y accéder, pour les afficher ou même les télécharger, les modifier et les recopier dans l'archivage en ligne.

Trouver facilement des documents

L'autre avantage d'archives centralisées est que toutes les données sont dans un seul endroit et qu'une recherche dans un seul endroit suffit également pour trouver des informations spécifiques. Naturellement, une fonction de recherche perfectionnée est là pour vous aider.

Tous les employés prennent-ils au sérieux la sauvegarde des données enregistrées à domicile et font-ils au moins de temps en temps des copies de sauvegarde des documents importants ? En gérant les données de votre club avec ClubDesk, vous n'avez plus besoin de vous soucier de tout cela.

Perte de données

Vos données sont enregistrées sur des disques redondants dans un centre de données, de sorte que vous puissiez continuer à travailler sans interruption même en cas de défaillance matérielle. Les serveurs de données sont sécurisés en cas de panne d'alimentation électrique et auto-protégés contre le feu. En outre, toutes les données existantes sont sauvegardées régulièrement et stockées dans un endroit sûr.

Vol de données

Le chiffrement de toutes les données transmises avec des certificats SSL dédiés, une gestion par pares-feu et une surveillance des accès assurent une protection optimale contre le vol de données. En bref, chez nous vos données sont entre de bonnes mains.

Simple et clair

Lors du développement de ClubDesk, la facilité d'utilisation fut la plus haute priorité. Tout doit être rendu si simple et si logique que l'on ne puisse jamais se tromper, plus encore avec un logiciel que l'on n'utilise pas tous les jours.

Clair

ClubDesk est divisé en cinq zones facilement observables, chacune dédiée à des tâches spécifiques. Ces zones sont « contacts et groupes », « rendez-vous », « lettres et documents », « e-mail » et « site web ». Si vous voulez ajouter un nouveau membre à l'association, allez sur « contacts et groupes » et cliquez sur le bouton « nouvelle personne ». Complètement logique, non?

Moderne et intuitif

Vous pouvez bien sûr modifier la largeur des colonnes de toutes les listes avec la souris, empaqueter et déplacer les rendez-vous également avec la souris, affecter des membres à une équipe par glisser-déposer, ouvrir, renommer ou imprimer des lettres avec un double-clic ou, si vous préférez, en utilisant un menu contextuel. Donc, comme on pouvait s'y attendre, très intuitivement.