Questions fréquentes (FAQ)

Questions générales

À qui s'adresse ClubDesk ?

ClubDesk convient parfaitement à tout les types de clubs sportifs, de cliques de carnaval, de clubs de lecture, d'associations culturelles, d'amateurs de vin et bien d'autres. Chaque club ou association doté d'un conseil d'administration, de membres, d'événements, de réunions, d'entraînements, d'événements récréatives, etc. peut utiliser ClubDesk pour améliorer l'échange d'informations au sein de l'association et réduire considérablement la charge de travail administratif pour la direction et les collaborateurs. Par exemple

De quoi ai-je besoin pour pouvoir travailler avec ClubDesk ?

ClubDesk est un logiciel en ligne. Pour vous connecter à ClubDesk et l'utiliser pour l'administration de votre club, vous n'avez besoin de rien d'autre qu'un ordinateur avec accès à Internet et un navigateur web (par ex. Edge, Firefox, Safari, Chrome). Vous n'avez pas besoin d'installer de programmes ou de plug-ins sur votre ordinateur. Presque tous les travaux de ton club peuvent en outre être effectués sur une tablette ou un téléphone portable.

ClubDesk est-il vraiment gratuit ?

Oui ! Et pour une durée illimitée. Avec la version gratuite de ClubDesk, vous disposez déjà de toutes les fonctions dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre club. Vous pouvez même créer et gérer un petit site web de club avec la version gratuite. Une liste complète des limitations de la version gratuite peut être trouvée ici.

Combien de temps me faut-il pour me former ?

Environ 25, 30 minutes. Regardez d'abord le film de trois minutes "Comment ça marche" pour avoir un aperçu des tâches à effectuer dans quel module. Nous vous recommandons ensuite de regarder les cinq films d'introduction aux modules. Ils durent chacune environ quatre minutes. Après cela, vous serez déjà en mesure d'effectuer vos premières tâches dans ClubDesk par vous-même. Vous verrez que les différents domaines du programme sont si simples et si évidents que vous n'aurez probablement pas besoin de lire le manuel.

Où puis-je obtenir de l'aide ?

Vous trouverez les réponses à toutes les questions importantes directement dans ClubDesk. L'aide contextuelle en ligne vous amène immédiatement au bon chapitre en un seul clic. Bien entendu, ClubDesk vous aide aussi grâce à des aides rapides utiles qui expliquent des champs spécifiques, des conseils d'utilisation automatiques et des messages "Le Saviez-vous" pratiques qui attirent votre attention sur des fonctions cachées et des abréviations.

Sur le site Web ClubDesk, vous trouverez des vidéos d'instructions utiles avec des introductions aux différents domaines du logiciel. Il existe également un forum gratuit où vous pouvez poser des questions, vous échanger avec d'autres utilisateurs ou rechercher des réponses dans les messages existants, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Bien entendu, les employés et les développeurs de ClubDesk suivent également le forum et répondent à des questions intéressantes.

Existe-t-il différentes versions de ClubDesk ?

Il existe cinq versions de ClubDesk : La version gratuite pour les petits clubs, la version d'entrée de gamme ClubDesk S pour les petits clubs et les clubs particulièrement attentifs aux prix, la version ClubDesk M pour les clubs de taille moyenne, la version ClubDesk L pour les clubs plus grands et pour ceux qui ont besoin d'une plus grande capacité de stockage et la version ClubDesk XL pour les grands clubs. La version ClubDesk M offre déjà tout le confort nécessaire. Vous avez besoin de la version la plus grande si vous gérez plus de 500 membres, si vous gérez un grand nombre d'adresses de contact ou si vous avez besoin d'un espace de stockage très important.

Puis-je importer les données de mon ancien club ?

Bien entendu, vous pouvez facilement transférer vos données existantes vers ClubDesk. ClubDesk propose une fonction d'importation simple et efficace pour l'importation d'adresses. Si vous disposez d'une liste d'adresses complète, par exemple dans Excel, il vous suffit de quelques minutes pour l'importer dans ClubDesk. Et même vos archives complètes de documents avec tous les procès-verbaux, bilans, etc. peuvent être téléchargées en seulement trois clics de souris.

Est-ce que ClubDesk fonctionne aussi sur les téléphones portables et les tablettes ?

Oui, ClubDesk est compatible avec les appareils mobiles. Cela signifie que vous pouvez effectuer pratiquement toutes les tâches du club sur une tablette ou un téléphone portable. Il est possible, mais cela ne fait probablement pas beaucoup de sens, de saisir des centaines de nouveaux membres ou écritures sur un téléphone portable, cela est probablement plus rapide avec un vrai clavier. Mais corriger le numéro de téléphone portable d'un membre, actualiser un lieu de rendez-vous ou mettre en ligne une actualité sur le site web est un jeu d'enfant et se fait en un clin d'œil sur un téléphone portable ou une tablette avec ClubDesk.

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Quelqu'un peut-il m'aider à passer à ClubDesk ?

Oui, sur la page d'assistance de la section "Aide personnelle", vous trouverez des partenaires qualifiés qui proposent des formations individuelles, des conseils généraux ainsi que de l'aide pour transférer les données existantes de votre club vers ClubDesk. Il s'agit d'experts ClubDesk confirmés qui vous apportent personnellement leur aide et leurs conseils.

Est-ce que je peux me désinscrire de ClubDesk plus tard?

L'équité sportive est l'un des principes les plus importants de ClubDesk. Vous pouvez donc vous désinscrire très facilement et ensuite administrer votre club à nouveau de manière traditionnelle. Un e-mail suffit. Pour ne pas vous compliquer la tâche, ClubDesk vous offre même la possibilité d'exporter toutes vos données. Le passage d'une version payante de ClubDesk à ClubDesk Free est également possible à tout moment (si la taille de votre club ne dépasse pas les limites de ClubDesk Free).

Puis-je créer un site web pour mon club ?

Avec ClubDesk, vous pouvez créer un site web de club qui a fière allure avec un minimum d'efforts. La force particulière de ClubDesk réside dans l'étroite l'interaction entre les données du club et le site web, ce qui rend en grande partie superflue la mise à jour manuelle de la page. En quelques clics, il est possible de créer une page d'accueil, de la remplir d'informations et de la publier. Et tout cela sans frais supplémentaires. Vous économisez même les frais d'hébergement annuels, car vous pouvez héberger toutes vos données gratuitement chez ClubDesk. Trop beau pour être vrai ?

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Puis-je d'abord tester les versions payantes ?

Vous pouvez essayer ClubDesk S, M, L et XL gratuitement pendant 30 jours. Et si vous avez besoin de quelques jours supplémentaires, il vous suffit d'envoyer un petit e-mail. Ainsi, vous pouvez importer plus de 200 membres ou créer un site web complet pour tester votre club. Testez dès maintenant et sans engagement toutes les fonctionnalités des quatre versions payantes.

Comment utiliser un bon d'achat ?

Vous apprendrez ici comment utiliser un bon d'achat.

Protection des données et DSGVO

Les données du club sont-elles sécurisées dans ClubDesk ?

Bien entendu que les données de votre association sont 100% sécurisées chez ClubDesk. Nous travaillons uniquement avec des centres de données en Suisse qui peuvent garantir un maximum de sécurité, comme la surveillance vidéo 24 heures sur 24, des pare-feux gérés ou la surveillance des accès. De plus, des certificats SSL dédiés et le cryptage des données garantissent la transmission sécurisée de toutes les données sensibles de et vers votre ordinateur.
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Est-il garanti que les données soient toujours disponibles ?

Les données de votre association sont hébergées par ClubDesk exclusivement chez des fournisseurs d'accès de premier choix. Ceux-ci garantissent une disponibilité et une sécurité de vos données à presque 100 %. Vous bénéficiez ainsi d'une protection optimale contre la perte de données grâce à des disques durs en miroir, une connexion Internet et une alimentation électrique redondantes, une surveillance anti-incendie, etc.

Dois-je faire des copies de sauvegarde (backups) ?

Non, ClubDesk fait régulièrement des copies de sécurité de toutes vos données. Même si votre ordinateur, celui de votre trésorier ou même notre serveur devait prendre feu, les données de votre association ne seraient pas perdues. Vous n'avez plus à vous soucier de savoir si le nouveau membre du comité directeur se soucie de faire des sauvegardes régulières de son disque dur privé. Laissez-nous nous en occuper.

Puis-je télécharger les données ?

Bien sûr, vous pouvez à tout moment télécharger facilement toutes les données de l'association sur votre disque dur privé, par exemple pour faire vos propres copies de sécurité ou si vous souhaitez continuer à gérer les données de votre association avec un autre logiciel. Peu probable, mais on ne sait jamais.

Les mots de passe sont-ils cryptés ?

Chez ClubDesk, vos mots de passe sont secrets, au sens propre du terme. Grâce à un cryptage unidirectionnel hautement sécurisé, il n'y a aucune possibilité de voir vos mots de passe. Si vous ne révélez votre mot de passe à personne, il ne peut pas être utilisé à mauvais escient.

Comment est-il déterminé dans ClubDesk qui peut gérer les données (par exemple, les supprimer ou les consulter) ?

Qui doit pouvoir supprimer les données d'un membre ? Qui peut voir les personnes qui n'ont pas encore payé leur cotisation annuelle ? Tout cela, vous pouvez le décider vous-même, et ce de la manière la plus simple qui soit.

Notre association peut-elle stocker des données en Suisse (RGPD) ?

Oui - En ce qui concerne le transfert de données vers la Suisse, la Commission européenne pour la protection des données a adopté une décision d'adéquation qui autorise le transfert de données à caractère personnel d'un pays de l'UE vers la Suisse. Voir aussi https://dsgvo-gesetz.de/art-45-dsgvo/ et https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en (en anglais)

ClubDesk est-il conforme au RGPD ?

Oui, ClubDesk fonctionne dans un centre de données en Suisse. En ce qui concerne le transfert de données vers la Suisse, la Commission européenne pour la protection des données a adopté une décision d'adéquation qui autorise expressément le transfert de données personnelles d'un pays de l'UE vers la Suisse. Voir aussi https://dsgvo-gesetz.de/art-45-dsgvo/ et https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en (en anglais)

Qui est l'interlocuteur lorsqu'il s'agit des données des membres dans mon association (RGPD) ?

Lors de la création du compte ClubDesk, vous pouvez conclure en un seul clic un accord sur le traitement des données personnelles et vous avez ainsi réglé cette question pour votre club.

Créer un site Web avec ClubDesk : Généralités et premiers pas

Quels sont les avantages de créer le site web du club avec ClubDesk plutôt qu'avec l'un des nombreux outils web gratuits disponibles ?

Les données que vous avez saisies dans ClubDesk peuvent être utilisées plusieurs fois. Rendez les visibles sur votre site web, ainsi votre page sera automatiquement actualisée et toujours à jour. Par exemple, les dates, les informations de contact des comités, les documents dans le domaine interne : toutes les modifications que vous effectuez dans ClubDesk sont alors automatiquement disponibles en ligne pour tous.

Pourquoi le site web de mon club doit-il être compatible avec les appareils mobiles ?

Les sites web sont de loin le moyen de communication le plus important pour les associations. Et la plupart des internautes utilisent des appareils mobiles tels que les smartphones. Un site adapté aux mobiles vous permet d'atteindre toutes ces personnes - vos membres actuels ou de nouveaux membres potentiels pour votre club.

Par où commencer si nous voulons créer notre site web avec ClubDesk ?

Découvrez dans l'aide en ligne comment créer un site web de club en moins d'une heure. Plus d'infos...

Nous avons déjà notre propre site web de club. Comment pouvons-nous le reprendre dans ClubDesk ?

Il est très facile de transférer vos propres textes, images, etc. dans ClubDesk. Les données présentes dans ClubDesk (dates, contacts, etc.) ne doivent plus être saisies ou actualisées séparément.

Pouvons-nous utiliser le nom de domaine Internet de notre club si nous en avons déjà un ?

Oui, vous pouvez le faire avec ClubDesk M, L et XL. Pour savoir comment utiliser votre propre domaine Internet et en faire la demande à l'aide de notre formulaire d'inscription, consultez l'aide en ligne...

Pouvons-nous modifier ultérieurement le design de notre site web ou à quoi faut-il faire attention ?

Le design peut être adapté à tout moment ou même être entièrement modifié. Dans la pratique, il s'est toutefois avéré judicieux de mettre d'abord en œuvre les idées importantes en matière de design (p. ex. définir les couleurs de l'association) et de s'attaquer ensuite aux détails du contenu.

Pouvons-nous intégrer nos propres codes sur notre site ClubDesk (HTML, CSS, JavaScript) ?

Grâce aux nombreuses possibilités lors de la conception du site web avec ClubDesk, cela n'est normalement pas nécessaire. Les web-designers expérimentés peuvent cependant, si nécessaire, modifier à tout moment le design de votre site web de club en adaptant directement le HTML et le CSS grâce aux options sous "Paramètres > Fichiers web" et également télécharger d'autres fichiers web nécessaires. Plus d'informations...

Comment pouvons-nous déterminer qui, dans notre club, peut modifier le site web ?

Les fonctionnaires, les membres du comité ou les invités peuvent avoir des droits d'accès différents : Par exemple, vous pouvez définir que seules les personnes ayant le rôle de "comité" peuvent écrire des contributions et que seuls les "fonctionnaires" peuvent publier. Plus d'informations...

Existe-t-il sur le site web du club un domaine interne accessible uniquement aux membres ?

Les pages web ClubDesk peuvent contenir des pages internes au club qui ne sont accessibles aux visiteurs du site web qu'après un login réussi. En savoir plus...

Comment créer un nouveau formulaire sur notre site ClubDesk - par exemple, des formulaires d'inscription pour les nouveaux membres ?

Vous pouvez insérer des formulaires dans ClubDesk aussi facilement que d'autres blocs de contenu. Pour savoir comment faire, consultez l'aide en ligne...

Comment intégrer Google Analytics dans notre nouveau site Web ClubDesk ?

Avec les "fragments de code", il est possible d'insérer un code HTML spécial, par exemple pour l'intégration de Google Analytics. En savoir plus...

Est-ce qu'il y a des frais supplémentaires pour l'hébergement de mon site web chez ClubDesk ?

Non, il n'y a pas de frais supplémentaires. L'hébergement du site est inclus dans le prix de ClubDesk.

ClubDesk 3.0 - qu'advient-il de notre ancien site web ?

Votre ancien site web continue à être utilisé pour votre présence sur Internet.

Si vous voulez profiter de tous les avantages du nouveau module de site web, passez à un nouveau design. ClubDesk crée alors automatiquement une copie de votre site web existant, afin que vous puissiez le modifier en toute tranquillité. Vous trouverez plus d'informations dans l'aide...

Pouvons-nous rendre notre ancien site web d'association compatible avec les mobiles ?

Oui, si vous ne changez rien, votre ancien site ne sera pas compatible avec les mobiles. Mais si vous passez à un nouveau design, votre site web existant servira de base au nouveau site, c'est-à-dire que son contenu sera repris. Votre ancien site deviendra donc votre nouveau site et sera compatible avec les mobiles.

Facture QR

Qu'est-ce que la facture-QR en Suisse ?

Les factures en Suisse présentent les informations nécessaires à un paiement dans un code QR suisse. Les factures munies de ce code QR ("factures QR") seront valables en Suisse à partir du 30 juin 2020 et remplaceront à terme les bulletins de versement orange et rouge. Pendant une période de transition jusqu'en septembre 2022, il sera toutefois toujours possible d'envoyer et de traiter des factures avec le bulletin de versement orange.

À quoi ressemblent les factures QR ?

Comme les bulletins de versement orange, les factures QR utilisent également un bulletin de paiement en bas de page. Au lieu d'être orange, le bulletin de paiement des factures QR est toutefois en noir et blanc et contient un code QR carré pour le traitement électronique.

Quels sont les avantages pour le club ?

La mise en place de coordonnées bancaires pour les factures QR est plus simple que pour les factures BVR. Pour les coordonnées bancaires par facture QR, il suffit de taper l'IBAN QR reçu de la banque. Pour la variante "IBAN avec Creditor Reference", vous n'avez rien à configurer - l'IBAN existant du compte suffit déjà.

Quels sont les avantages pour les destinataires des factures ?

Le code QR sur la facture contient toutes les informations pertinentes pour le paiement d'une facture et peut être facilement scanné à l'aide d'un téléphone portable ou d'un scanner. Il est également possible de saisir manuellement l'IBAN et le numéro de référence dans la banque en ligne. Les factures QR-IBAN peuvent en outre être payées au guichet de la poste (tout comme les bulletins de versement orange).

Que dois-je faire pour la conversion ?

Vous devez uniquement sélectionner le type de facture QR souhaité dans les paramètres des coordonnées de paiement de ClubDesk. Si vous avez reçu un IBAN QR de votre banque, nous vous recommandons la variante "IBAN QR avec référence QR". Si vous n'avez pas de QR-IBAN, vous pouvez choisir "IBAN avec référence du créancier", qui utilise l'IBAN normal de votre compte.

Quels sont les différents types de factures QR ?

Il existe trois types de factures QR, toutes disponibles dans ClubDesk : "QR-IBAN avec référence QR" - celles-ci remplacent les bulletins de versement oranges. "IBAN avec référence du créancier" - ils permettent de payer facilement des factures sur votre compte (y compris l'attribution ultérieure de rentrées de paiement via le numéro de référence). IBAN sans référence - ils remplacent les bulletins de versement rouges.

Une mise à jour de ClubDesk est-elle nécessaire pour pouvoir utiliser les factures QR ?

Les nouvelles fonctions seront automatiquement activées dans ClubDesk à la date prévue du 30.6.2020. Les nouvelles fonctions pour les factures QR sont disponibles dans toutes les versions de ClubDesk : dans ClubDesk Free (limité) dans ClubDesk S, M, L et XL.

Est-ce que je dois changer quoi que ce soit ?

Oui, nous recommandons le changement, même si vous pouvez pour l'instant encore établir des factures par virement bancaire ou avec des bulletins de versement orange. Les bulletins de versement orange seront toutefois remplacés au plus tard à partir de septembre 2022, c'est pourquoi il est recommandé d'effectuer le changement le plus tôt possible.

Dois-je informer mes collègues du club avant de leur envoyer une facture QR ?

On peut supposer que les établissements financiers ont fourni suffisamment d'informations sur les changements. En cas de doute, il vaut la peine de mentionner la nouvelle norme dans le texte de la facture.

Les factures QR peuvent-elles aussi être traitées manuellement ?

Tout comme les bulletins de versement orange, les factures QR peuvent être imprimées et envoyées sur un papier spécial. Du papier blanc au format A4 avec des perforations pour les nouveaux bulletins de paiement QR est déjà disponible dans le commerce. Les factures QR avec QR-IBAN et QR-référence peuvent également être payées au guichet de la poste, comme les bulletins de versement orange.