Factures et comptabilité du club

Grâce à l'accès direct aux données des membres, vous envoyez rapidement et facilement des factures pour les cotisations des membres ou les sponsorings, à choix par courrier ou par e-mail. ClubDesk supporte bien sûr les factures QR et les prélèvements SEPA. Vous pouvez également saisir les entrées de paiement en quelques clics et envoyer tous les rappels de paiement dus en appuyant sur un bouton.
La comptabilité intégrée génère ensuite automatiquement des écritures pour les factures et les paiements entrants. Vous avez le choix entre une comptabilité en partie double, des comptes de recettes et de dépenses ou un simple livre de caisse.

Ce qui parle en faveur des factures et de la comptabilité avec ClubDesk

Créer des factures plus rapidement

Grâce à l'accès direct à toutes les données de contact des membres, des sponsors et à l'accès aux rubriques de facturation fréquemment utilisées telles que les cotisations de donateurs standard, ClubDesk vous permet de créer des factures pour les cotisations des membres, les camps d'entraînement, les articles de fans ou le sponsoring en une fraction du temps. Vous pouvez également accéder aux données des documents de liste, par exemple pour les frais d'utilisation des terrains, et les facturer automatiquement. Tout devient ainsi très efficace.

Des données toujours à jour

Avec un logiciel de facturation relié à la gestion des membres et des sponsors, il y a beaucoup moins d'erreurs. Si un entraîneur met à jour l'adresse e-mail d'un membre de l'équipe, la facture du membre est automatiquement envoyée à la nouvelle adresse. Si la présidente déplace un sponsor depuis les partenaires argent vers les partenaires or, celui-ci reçoit la facture correcte pour les sponsors or.

Aussi simple que possible

A quoi servent les fonctions et les automatismes les plus géniaux s'ils ne peuvent être utilisés que par des professionnels de l'informatique ou des finances ? Nous en sommes vraiment fiers : le module financier de ClubDesk est si simple que toute personne prête à assumer une fonction dans votre club peut le faire. Ce n'est pas possible ? Essayez ClubDesk.

Factures aux groupes ou aux équipes

Comme le module de facturation de ClubDesk peut également accéder à toutes les données des membres, y compris l'appartenance à un groupe, il est garanti que toutes les joueuses licenciées, les membres à l'essai ou les membres de n'importe quel groupe (par exemple les sponsors ou les amis du club) reçoivent la facture correcte pour ce groupe.

Envoi par courrier ou par e-mail

Saisissez pour chaque contact, qui doit recevoir ses factures par la poste ou, pour réduire les coûts, par e-mail. Lors de l'envoi des factures, ClubDesk utilise automatiquement la méthode d'envoi préférée. Et s'il manque une adresse e-mail, le système passe automatiquement à l'envoi postal.

Facture QR (Suisse uniquement)

Facilitez le traitement des paiements et réduisez votre charge de travail manuel. Avec les factures QR, toutes les informations de paiement sont transmises rapidement et facilement. Pour payer, vos membres, mais aussi les donateurs ou les sponsors peuvent simplement scanner le code QR. Avec ClubDesk, le passage aux factures QR est une affaire de quelques clics.

Prélèvements SEPA (seulement UE)

Avec ClubDesk, les montants des factures peuvent être prélevés avec le système de prélèvement SEPA, très répandu en Allemagne et en Autriche. Déterminez en un clic les membres de l'association dont vous souhaitez prélever la cotisation ou d'autres montants de facture par prélèvement automatique. Il vous suffit ensuite d'appuyer sur un bouton pour créer un fichier de prélèvement automatique à partir de toutes les factures, que vous n'aurez plus qu'à transmettre à votre banque.

Importer des entrées de paiement

Vous pouvez choisir de saisir les entrées de paiement manuellement ou simplement d'importer les extraits de compte (fichiers camt.054) ou les données BVR mis à disposition par la banque. Bien entendu, ClubDesk prend également en charge le traitement automatique des paiements partiels, y compris la facturation ultérieure des montants manquants.

Rappels de paiement et lettres de relance

Les factures en suspens sont automatiquement affichées par ClubDesk dans une liste. Sélectionnez-y toutes les factures ouvertes pour lesquelles vous souhaitez envoyer un rappel de paiement ou une lettre de relance. Un autre clic et la tâche est terminée. Bien entendu, ClubDesk vous permet de veiller à ce que certaines personnes ne soient jamais relancées (par exemple les VIP).

Comptabilité fiscale intégrée

ClubDesk comprend une comptabilité à part entière, avec laquelle tu peux, selon tes souhaits, tenir une comptabilité en partie double, un compte de recettes et de dépenses ou seulement un livre de caisse. Créez avec un minimum d'effort votre bilan et votre compte de résultat ou votre budget pour l'année suivante et utilisez pour cela des modèles ou des plans comptables optimisés pour différents types de clubs.

Tout ce que le comptable désire

Le module de comptabilité offre toutes les fonctions dont vous avez besoin pour la comptabilité de votre association : Différents plans comptables, écritures collectives, TVA, monnaies étrangères, bilan et compte de résultat configurables, contrôle du budget, etc.

Ecritures automatiques à partir des factures

Le module de comptabilité travaille de manière intelligente avec le module de facturation et crée automatiquement des écritures pour les factures et les entrées de paiement. Un gain de temps énorme pour tous ceux qui s'occupent de la facturation et de la comptabilité au sein de votre association.

Tenir la comptabilité du club en toute simplicité

Comme partout dans ClubDesk, le module de comptabilité est structuré de manière très claire, de sorte que même les bénévoles qui ne s'y connaissent pas parfaitement en comptabilité s'y retrouvent immédiatement. Des plans comptables prêts à l'emploi pour les clubs, un assistant pour la sélection des comptes et d'autres outils sont là pour vous aider.

Tout maîtriser en toute sécurité

Qu'en est-il de la sécurité des données financières lorsque celles-ci sont enregistrées sur l'ordinateur portable privé du caissier ? Des sauvegardes sont-elles régulièrement effectuées afin que vous puissiez encore vérifier, après un crash du disque dur, quels membres ont déjà payé ou quel sponsor a déjà reçu sa facture ? L'accès aux données personnelles est-il protégé conformément au RGPD ? Avec ClubDesk, vous pouvez garantir tout cela très facilement et donner à votre association une base solide en matière de protection des données.

D'autres raisons pour lesquelles vous maîtrisez les finances de votre association avec ClubDesk

Envoi facile de factures en masse

Envoyer des factures à plusieurs contacts ou même à des groupes est aussi facile que d'envoyer une seule facture. Comme pour les e-mails, il suffit de saisir le nom de plusieurs personnes ou d'un groupe (p. ex. "Juniors") dans le champ du destinataire pour facturer la cotisation annuelle à tous les juniors.

Facturer les articles fréquemment utilisés

Factures-tu toujours les mêmes prestations ou produits ? Il vaut alors la peine de les saisir comme articles, par exemple avec un numéro d'article, une description et un prix. De tels articles peuvent ensuite être ajoutés à la facture en un seul clic.

Montants liés aux personnes

Saisissez par exemple la cotisation de membre dans les contacts et faites-la transférer ensuite dans la facture des membres. Ou gérez les consommations dans le local de l'association de manière confortable dans un document de liste et transférez ensuite le montant total correspondant de manière entièrement automatique dans la facture annuelle des membres.

Cotisations de membres individuelles

Bien sûr, il y a toujours des exceptions. Si l'une des juniors paie une cotisation réduite, par exemple parce qu'elle a travaillé cette année à la fête d'été, vous pouvez très facilement adapter une position de la facture pour un destinataire individuel à votre convenance.

Importation des extraits de compte (CSV, camt.053, camt.054)

Les extraits de compte peuvent être facilement et rapidement importés dans ClubDesk. ClubDesk génère à partir de là des écritures ou des entrées de paiement pour les factures. Les informations manquantes, comme par exemple le compte de contrepartie, sont complétées grâce à des suggestions intelligentes. Formats de fichiers supportés : CSV et camt.053 ou camt.054

Budget, bilan, compte de résultat, feuilles de compte

Avec ClubDesk, tu crées en un clin d'œil le journal, les feuilles de compte, le plan comptable, les listes de totaux et de soldes, le bilan, le compte de résultats ou le budget pour l'année suivante.

Écritures groupées, devises étrangères et TVA

Bien que la comptabilité de ClubDesk soit un jeu d'enfant, elle offre de nombreuses fonctions détaillées et utiles. Utilise les écritures groupées si tu en as besoin, travaille avec des devises étrangères ou génère des écritures de TVA.

Gérer sans effort plusieurs comptabilités

Vous voulez tenir une comptabilité séparée pour différents départements (par exemple pour les actifs) ? Ou la fête du centenaire est-elle si importante que vous voulez la comptabiliser séparément ? Dans ce cas, vous pouvez le faire sans problème avec ClubDesk. Créez simplement un deuxième ou un troisième client.

Une protection des données sérieuse

Voulez-vous spécifier que dans votre club, par exemple, seules deux personnes peuvent traiter les données financières et que le réviseur ne peut que les consulter ? Dans ClubDesk, vous pouvez facilement définir des droits d'accès et des mots de passe. Ainsi, il est très facile de donner à un nouveau titulaire l'accès à toutes les données et de s'assurer que l'ancien caissier ne puisse plus consulter les données financières.

Assistance gratuite

Avec ClubDesk, la création de factures, de rappels de paiement, de cycles de relance et la gestion de la comptabilité sont aussi simples que possible. Mais si vous avez tout de même besoin d'aide et souhaitez savoir comment quelque chose fonctionne, notre équipe de soutien se tient volontiers à votre disposition - par e-mail, téléphone ou même via TeamViewer. Plus d'infos >>

Prêt pour l'avenir

Avec ClubDesk, vous mettez la gestion financière de votre association sur de bons rails. Vous donnez aux collaborateurs de votre association un outil qui leur permet d'accomplir leurs tâches de manière simple, efficace et sérieuse, en y consacrant le moins de temps possible. De plus, avec une solution en ligne comme ClubDesk, vous évitez sans effort de nombreux problèmes de sécurité et de protection des données.

Avec ClubDesk, vous avez tout cela et bien plus encore sous contrôle