Créer des documents d'association et les classer de manière centralisée

Avec ClubDesk, vous pouvez non seulement classer tous vos documents d'association de manière centralisée au même endroit, mais aussi créer des types de documents fréquemment utilisés comme des lettres en série, des listes ou des tableaux. Bien sûr, vous pouvez créer votre propre structure de dossiers dans vos nouvelles archives d'association en ligne ou définir les documents que seul le comité d'administration ou tous les membres peuvent voir. Et avec les documents de texte et les documents de liste ClubDesk, qui peuvent accéder directement aux données des membres, vous créez extrêmement rapidement et facilement des lettres en série et des tableaux de toutes sortes. Pour cela, personne ne doit acheter chez vous un Word ou un Excel.

Pourquoi la création et la gestion de documents de club avec ClubDesk est absolument judicieuse

Mettre à disposition les archives de l'association en ligne

Avec un upload, vous pouvez mettre à disposition en ligne l'ensemble de vos archives de documents pour toutes les personnes autorisées, y compris une structure de dossiers imbriquée à volonté. Pour cela, ClubDesk crée automatiquement un dossier dans ClubDesk pour chaque dossier contenu lors du téléchargement d'une archive zip. Par glisser-déposer, vous déterminez par exemple que seul le comité directeur a des droits de lecture et d'écriture, que les membres n'ont que des droits de lecture et que le public n'a aucun accès. La création et la gestion d'archives centrales de club ne pourraient pas être plus efficaces.

Tous les documents toujours disponibles

Peu importe qui a créé un document à l'origine : Une fois téléchargé dans les archives du ClubDesk, il est toujours disponible pour tous. Plus besoin de rassembler péniblement les rapports de match ou de téléphoner pour savoir qui a les procès-verbaux des réunions du comité d'administration. Grâce aux archives en ligne, toutes les données sont toujours disponibles 24 heures sur 24.

Protection contre la perte de données

Comme chez ClubDesk tous les documents de l'association sont archivés sur Internet, vous n'avez plus à vous soucier de savoir si le caissier fait vraiment des sauvegardes des données importantes de l'association ou si le chef de chœur qui a repris une autre chorale vous a vraiment transmis toutes ses données. Chez ClubDesk, toutes vos données sont sauvegardées plusieurs fois dans un centre informatique renommé.

Traitement de texte intégré

Grâce au traitement de texte intégré dans ClubDesk, vos comités ou collaborateurs n'ont plus besoin d'un autre logiciel pour gérer la correspondance de votre association. Cela vous permet bien sûr d'ouvrir et de réutiliser tous les documents de l'association qui ont été créés. Plus de lettres rédigées avec des versions plus récentes de logiciels ou des programmes non disponibles.

Créer confortablement des lettres en série

Pourquoi ne peut-on pas envoyer des lettres en série à plusieurs personnes aussi facilement que des e-mails ? Tu t'en doutes - avec ClubDesk, cela fonctionne exactement de la même manière. Saisis dans le champ d'adresse, comme pour un e-mail, les personnes auxquelles tu veux écrire une lettre et ClubDesk s'occupe du reste. Tu peux aussi entrer un nom de groupe (par exemple "2e équipe") dans le champ d'adresse - cela fonctionne aussi.

Créer des tableaux et des listes

Créez en un tour de main des tableaux et des listes de votre choix, dans lesquels vous pouvez par exemple cocher qui a déjà payé son camp d'entraînement cette année, ou qui prend en charge quelle tâche spéciale lors de la prochaine manifestation. Les listes et les formulaires web de ClubDesk fonctionnent d'ailleurs ensemble : Les formulaires sur votre site web ClubDesk (p.ex. inscriptions de nouveaux membres) peuvent être enregistrés directement dans des tableaux, appelés documents de liste.

Un service formidable pour les membres

Vos membres profitent également des archives et des tableaux en ligne de ClubDesk. Comme les archives du club sont reliées au site web, chaque document classé dans un dossier spécifique est automatiquement mis à jour sur le site web. Ainsi, vos membres peuvent télécharger le nouveau procès-verbal de l'AG quelques minutes après sa finalisation. Ou les membres peuvent facilement inscrire une nouvelle adresse dans un document de liste via un formulaire en ligne ou choisir eux-mêmes la contribution qu'ils souhaitent apporter à la prochaine fête d'été. Ce ne sont que trois exemples parmi tant d'autres.

Une collaboration agréable

Vous pouvez bien sûr déterminer qui peut consulter ou modifier le contenu de quels dossiers dans les archives de l'association. Comme les lettres en série, les listes et les tableaux peuvent accéder directement aux données des membres et des contacts, il ne faut plus jamais chercher derrière la liste actuelle des sponsors. Et comme les procès-verbaux, les formulaires de demande, etc. sont toujours mis à jour automatiquement sur le site web, la collaboration avec la webmaster est également très agréable, car vous ne devez pas l'importuner avec chaque petite modifcation. Moins d'erreurs, une meilleure communication, plus de plaisir dans le travail de l'association.

Gagner du temps

L'utilisation de ClubDesk est un choix logique : les documents sont publiés dans des dossiers spécifiques directement sur la page web, un nouveau titulaire de fonction obtient automatiquement l'accès aux bons documents de l'association par la simple attribution de son rôle, vous n'avez pas besoin de mettre en place un autre logiciel comme Dropbox ou Google Drive (avec des droits d'accès propres) et de l'expliquer à tout le monde. Sans parler de l'économie d'effort que vous réalisez tous, puisque les lettres en série, les listes et les tableaux peuvent accéder directement aux membres, aux groupes et aux équipes et que vos archives d'association sont reliées à tous les autres modules du logiciel d'association.

Simplicité

A quoi vous servent des outils et des automatismes aussi fantastiques s'ils ne peuvent être utilisés que par des professionnels de l'informatique ? C'est pourquoi les archives de l'association, les droits d'accès, le traitement de texte et les documents sous forme de listes sont si simples d'utilisation que tout le monde les comprend au bout de quelques minutes. Ce n'est pas possible ? Convainquez-vous-en et essayez ClubDesk tout simplement maintenant : Tester gratuitement.

Autres avantages auxquels on ne veut pas renoncer

Recherche sophistiquée dans les archives de l'association

À quoi sert un archive complet si on n'y retrouve rien ? Cela ne vous arrivera pas avec ClubDesk. Par exemple, si vous ne vous souvenez pas du nom d'un certain document, mais que vous l'avez téléchargé en décembre, vous pouvez afficher tous les documents archivés du 1er au 31 décembre.

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Structure de dossier personnelle pour les archives

Comme tu en as l'habitude sur ton propre ordinateur, tu peux également créer ta propre structure de dossiers dans les archives du club ClubDesk. Tu décides toi-même quels et combien de dossiers tu veux créer pour l'administration de l'association et comment ils doivent s'appeler.

Tracer les modifications des archives

Si, malgré toute l'aide apportée, un document a disparu ou ne présente plus le contenu correct, vous pouvez au moins vérifier qui a supprimé, modifié en dernier ou téléchargé ce document. Peut-être que la personne en question en a encore une copie ?

Télécharger et charger des dossiers entiers

Copie des documents individuels ou des dossiers entiers de ton disque dur dans l'archive ou télécharge-les à nouveau sur ton ordinateur. C'est aussi simple que ça en a l'air.

Imprimer des étiquettes en un clin d'œil

Pour toutes les étiquettes courantes, que ce soit de Zweckform, Avery ou Xerox, pour n'en citer que quelques-unes, vous trouverez dans ClubDesk des modèles prêts à l'emploi. Et même le choix des adresses à imprimer se fait en moins d'une minute et sans consulter le manuel.

Modèles d'association pour les lettres et les tableaux

Vos lettres et documents de l'association doivent-ils avoir la même apparence, c'est-à-dire être imprimés par exemple avec la police Arial et le bon logo en haut à gauche ? Comme dans ClubDesk tous les modèles sont automatiquement à la disposition de tous les collaborateurs de l'association, cette situation idéale est à portée de main.

Les destinataires des lettres sont immédiatement et facilement disponibles

Comme ClubDesk fonctionne en ligne, tous ceux qui ont les droits d'accès nécessaires peuvent toujours et partout avoir accès aux adresses de tous les membres, sponsors, etc. Et pour insérer l'adresse de Hans Mustermann dans une lettre, il te suffit de saisir "Mustermann" dans le champ "Envoyer à". Il suffit probablement de "Musterm" pour que la liste de sélection qui s'affiche ne contienne plus que quelques "hommes modèles".

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Envoyer facilement des lettres à des groupes

Si vous avez saisi des groupes dans ClubDesk, vous pouvez facilement envoyer une lettre à toutes les personnes qui appartiennent à un département, une équipe, etc. Pour cela, il vous suffit de saisir le nom du groupe dans le champ "Envoyer à", par exemple "Passifs".

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Listes d'équipes, convocations, etc.

Grâce au traitement de texte intégré, vous pouvez rédiger et envoyer des lettres et des mémos rapidement et efficacement. Un autre point fort de ClubDesk est la création facile de listes, par exemple pour des équipes ou des départements entiers. Les tableaux dans de tels documents peuvent facilement afficher tous les membres ou seulement des membres sélectionnés. Il suffit d'entrer un nom de groupe. Et il ne manque personne sur la liste !

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Archives complètes de toute la correspondance

Chaque document qui a été créé dans ClubDesk pour votre club peut être consulté ultérieurement ou réutilisé comme modèle. Même si le titulaire de la fonction a déjà changé plusieurs fois, toutes les procédures sont encore compréhensibles. Et ce, sans que vous deviez d'abord vous procurer le logiciel qui a été utilisé auparavant.

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Droits d'accès configurables

Certains documents peuvent contenir des informations sensibles, surtout lorsqu'il s'agit de finances. C'est pourquoi ClubDesk vous permet de définir précisément qui a accès à quels documents et qui n'y a pas accès. Il est également possible de contrôler qui a modifié ou supprimé quels documents.

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Avec ClubDesk, vous avez tout cela et bien plus encore sous contrôle