Version 3.2 maintenant disponible
ClubDesk - Nouvelle version 3.2 avec des améliorations de commodité fréquemment souhaitées

Depuis le 24.03.2022, tous les utilisateurs de ClubDesk profitent de nouvelles et nombreuses fonctions améliorées dans la version 3.2. De plus, toute une batterie de petits problèmes et bugs a été corrigée.

Les nouveautés de cette version sont en premier lieu des améliorations qui rendent nettement plus confortables certaines fonctions fréquemment utilisées ou qui ont toujours dérangé, voire gêné, de nombreux utilisateurs. Pour ce faire, nous nous sommes attaqués à des thèmes dans tous les domaines - de la planification des rendez-vous à la comptabilité - qui ont été signalés par de très nombreux utilisateurs dans le formulaire de demande, auprès de l'assistance ou dans le forum, ou qui concernent des fonctions qui sont très souvent utilisées.

Nous tenons ici à remercier chaleureusement tous les utilisateurs pour toutes leurs excellentes suggestions et propositions d'amélioration ! Nous continuerons à l'avenir à proposer de telles améliorations, dans lesquelles les souhaits des utilisateurs constituent le point central.

Tout nouveau : Evaluations budgétaires

Dans la comptabilité, vous pouvez désormais évaluer et présenter le budget de votre association de manière très simple et claire. Avec la nouvelle commande "Budget", vous pouvez par exemple créer en 3 clics une évaluation qui montre le nouveau budget par rapport à l'année précédente. Vous pouvez ainsi comparer l'évolution du budget sur 5 ans maximum et définir si vous souhaitez afficher les écarts de chaque poste en pourcentage ou en montants absolus. Comme d'habitude dans les analyses ClubDesk, vous pouvez définir le degré de détail du budget, c'est-à-dire si tous les comptes ou seulement des groupes de comptes (profondeur d'affichage sélectionnable) doivent être affichés. Une autre nouveauté est que vous pouvez désormais exporter ces évaluations au choix sous forme de fichier Excel.

Intégration de nouveaux partenaires

ClubDesk 3.2 offre divers avantages à tous les clubs qui sont membres de PluSport (fédération de sport-handicap), de la Ligue suisse des femmes catholiques ou clients de la Banque populaire. Il s'agit par exemple d'une assistance à l'onboarding ou d'informations sur l'association dans le tableau d'affichage. Bien entendu, les associations et clubs de ces institutions augmentent également le nombre d'utilisateurs et contribuent au développement continu de ClubDesk.

Signatures intelligentes pour les e-mails

L'un des 5 souhaits de commodité les plus souvent mentionnés et mis en application dans la version actuelle est la possibilité de définir des "signatures standard" pour l'association. Si vous souhaitez que les signatures des e-mails que vous envoyez au nom de votre association aient toujours la même apparence ou qu'elles contiennent obligatoirement certaines informations (par ex. l'URL de l'association, le numéro de registre ou le nom du premier président), vous pouvez désormais créer des signatures qui sont à la disposition de tous les collaborateurs de l'association et qui sont insérées automatiquement. Pour que vous puissiez utiliser les signatures de manière efficace, les nouvelles signatures prennent en charge les caractères de remplacement. Ainsi, vous pouvez également insérer automatiquement des informations variables telles que le nom, le numéro de téléphone ou, par exemple, l'e-mail de l'expéditeur.

Date par défaut pour les écritures collectives

Cette amélioration réjouira tous les comptables d'association qui créent régulièrement des écritures collectives : les écritures collectives reçoivent désormais automatiquement la même date par défaut que la dernière écriture saisie. Un véritable gain de confort pour de nombreux comptables.

Comparaison avec l'année précédente pour le bilan et le compte de résultat

ClubDesk 3.2 apporte une nouvelle amélioration attendue depuis longtemps pour tous les caissiers et trésoriers grâce aux comparaisons avec l'année précédente pour le bilan et le compte de résultat. Comme pour la nouvelle évaluation du budget, il est désormais possible de comparer rapidement et facilement les évolutions des différents comptes sur une période allant jusqu'à 5 ans. Si vous le souhaitez, vous pouvez afficher les changements en pourcentage ou en montants absolus pour chaque année. On peut ainsi voir très facilement et clairement à quelle vitesse certains postes augmentent ou diminuent.

E-mails avec des destinataires invisibles

Il existe une méthode efficace et fréquemment utilisée pour envoyer des e-mails à un grand nombre de personnes différentes: il suffit de sélectionner tous les destinataires dans la liste des membres ou la liste des contacts et de choisir la commande "Saisir e-mail".
L'inconvénient était que chaque destinataire voyait alors les adresses e-mail de tous les autres. Avec les deux nouvelles commandes "Saisir e-mail en Cc" et "Saisir e-mail en Bcc", il est désormais possible d'écrire les adresses des destinataires dans le champ Cc ou justement dans le champ Bcc, si les adresses e-mail doivent être invisibles pour tous. Ainsi, vous pouvez facilement envoyer des e-mails en masse à une sélection de personnes sans que toutes ne voient les adresses e-mail des autres.

Tri des contributions sur le site de l'association

De nombreuses associations utilisent la possibilité de publier rapidement et facilement des infos et des news sur le site web de l'association à l'aide de contributions. Pour cela, vous pouvez par exemple déterminer qui saisit de telles contributions, qui peut les publier ou encore quelles actualités doivent être affichées sur le site web (par exemple les cinq dernières ou toutes celles des trois derniers mois). Jusqu'à présent, les contributions les plus récentes étaient toujours affichées tout en haut. De nombreux utilisateurs ont souhaité que la contribution la plus récente puisse également être affichée en tant que dernière, ce qui est pratique par exemple si l'on souhaite utiliser les contributions davantage comme un blog ou pour des rapports que comme des actualités. De plus, les contributions visibles peuvent également être triées par ordre alphabétique selon le titre. Avec ClubDesk 3.2, vous avez maintenant le choix sur la manière dont vous souhaitez afficher et utiliser les contributions.

Sécurité grâce à l'IBAN masqué

Pour certaines transactions financières - par exemple pour la notification préalable de prélèvements - il serait pratique de pouvoir indiquer au destinataire, à des fins de contrôle, le compte sur lequel le montant dû est prélevé. Or, pour des raisons de sécurité, on ne devrait pas simplement envoyer des données de compte par e-mail. Avec ClubDesk 3.2, vous pouvez maintenant utiliser des IBAN masqués avec un nouveau caractère de remplacement, qui ressemblent à peu près à ceci : DEXX XXXX XXXX XXXX XX12 34. Les deux premiers et les quatre derniers caractères suffisent pour que le destinataire puisse identifier le compte, mais personne d'autre ne peut faire quoi que ce soit avec ces informations.

Exporter le bilan, le compte de résultat, etc. au format Excel

Dans ClubDesk, il est possible en appuyant sur un bouton de générer des évaluations financières claires et de qualité pour le bilan, le compte de résultats, le journal, les feuilles de comptes, le plan comptable, le budget, la liste des totaux et des soldes ou le bilan de la balance. Vous pouvez définir vous-même l'apparence et le contenu de tous ces extraits dans une certaine mesure, par exemple quels comptes doivent être affichés et jusqu'à quelle profondeur, quelle police de caractères vous souhaitez utiliser, avec ou sans comparaison avec l'année précédente, etc.
Il se révèle toujours très pratique de pouvoir concevoir une évaluation entièrement librement ou de l'utiliser comme base pour ses propres analyses et calculs. Cela nous a régulièrement été transmis comme proposition d'amélioration. Pour vous donner la plus grande flexibilité possible, il est désormais possible de sauvegarder toutes les évaluations sous forme de fichiers .xlsx et de continuer ainsi confortablement à travailler dans Excel à votre guise.

Afficher l'âge et l'appartenance à un club ou association

Dans toutes les listes avec des informations de contact, vous pouvez désormais afficher une colonne qui indique l'âge de chaque personne. Dans une autre nouvelle colonne, il est possible d'afficher le nombre d'années pendant lesquelles une personne est déjà membre ou sponsor d'un club. Si vous triez selon ces colonnes, vous pouvez sélectionner en deux clics tous les membres qui ont 60 ans cette année ou envoyer un e-mail à tous les sponsors qui sont avec vous depuis plus de 10 ans. Bien entendu, ces informations peuvent aussi être exportées très facilement.

Meilleure validation des modifications de la mise en page des factures

Jusqu'à présent, il était très facile de modifier par erreur la mise en page des factures de telle sorte qu'il n'était plus possible de créer des factures utiles. Désormais, ClubDesk vérifie lors de la modification des mises en page de factures si l'on est en train de supprimer un espace réservé qui est nécessaire (par exemple pour les positions de facture) et affiche alors un message d'avertissement correspondant.

Nouveau caractère de remplacement pour les expéditeurs de lettres, e-mails, factures

Avec ClubDesk 3.2, vous pouvez maintenant insérer un espace réservé dans les lettres en série, les factures ou les e-mails, qui affiche les informations du créateur. Si votre club envoie par exemple toujours la même lettre en série en début d'année, vous pouvez maintenant insérer des espaces réservés avec le nom, le numéro de téléphone, la fonction ou toute autre information sur l'expéditeur. Ainsi, le nom correct et le numéro de téléphone ou l'e-mail correct figurent toujours automatiquement en bas de chaque lettre en cas de questions.

Trier le journal par date d'écriture

L'évaluation "Journal" affiche désormais les écritures au choix triées dans l'ordre dans lequel elles ont été saisies ou, ce qui est nouveau, également par date d'écriture. Ce souhait figurait dans le top 1% des propositions d'amélioration les plus souvent mentionnées. Si vous avez quelque chose que nous pourrions améliorer - même si c'est insignifiant - il vous suffit de le saisir dans notre formulaire de souhaits en ligne : https://www.clubdesk.ch/fr/souhaits-et-suggestions

Réglage par défaut pour les nouveaux e-mails

Pour pouvoir utiliser différents styles de police dans les e-mails (par ex. gras ou souligné) ou insérer le logo de votre association en bas, vous deviez à chaque fois faire passer les e-mails de "texte uniquement" à "HTML". Cela n'est plus nécessaire. ClubDesk se souvient pour chaque collaborateur de l'association du format dans lequel le dernier e-mail a été créé et le propose automatiquement pour les nouveaux e-mails. Encore quelques clics de gagnés.

Meilleure validation des noms d'utilisateur (ID)

Dans ClubDesk, vous pouvez définir un ID (par ex. : petra.muster) pour chaque personne saisie, qui sera ensuite utilisé pour l'adresse e-mail du club (petra.muster@csexemple.com) ou pour le login dans ClubDesk ou le domaine interne du site web de votre club. Pour des raisons techniques, certains termes ne peuvent pas être utilisés comme ID (par ex. "postmaster" ou "unsubscribe"). La version 3.2 affiche désormais un message d'erreur à chaque fois que vous essayez d'attribuer à quelqu'un de tels identifiants inutilisables.

Trouver plus rapidement des colonnes supplémentaires

Dans presque toutes les listes qui sont affichées dans ClubDesk - que ce soit pour les membres, les factures ou les rendez-vous - vous pouvez déterminer vous-même quelles colonnes et donc quelles informations supplémentaires vous souhaitez voir. Parfois, la liste des colonnes possibles est très longue. Le fait que les noms des colonnes soient désormais classés par ordre alphabétique et que vous puissiez ainsi les trouver rapidement est une aide précieuse. Encore une petite amélioration qui rend le travail avec ClubDesk 3.2 plus simple et plus confortable.

Exporter l'identifiant unique d'un membre dans les factures

Lors de l'enregistrement d'un nouveau membre, mais aussi des sponsors et de tous les autres contacts, ClubDesk génère un numéro d'identification qui ne peut plus jamais être modifié et qui est donc garanti unique. Pour de nombreuses transactions financières, il serait très utile de pouvoir utiliser cet identifiant non seulement dans ClubDesk, mais aussi de pouvoir l'exporter. C'est désormais possible : lors de l'exportation de factures, vous pouvez désormais aussi lire cet ID interne du destinataire de la facture. C'est très pratique pour ceux d'entre vous qui veulent traiter ou évaluer les données de facturation dans des applications externes.

Meilleure validation des comptes d'écritures

Des contrôles spécifiques et des questions de plausibilité vous empêchent de faire des erreurs lors de la saisie des écritures. ClubDesk ne permet plus, par exemple, de saisir le même compte pour le débit et le crédit. ClubDesk vous aide donc de son mieux à éviter les erreurs.

Présentation plus flexible des liens vers les réseaux sociaux

Presque toutes les associations ont, en plus de leur site Internet, une page Facebook ou Instagram ou une chaîne YouTube et souhaitent créer des liens bien visibles vers ces canaux. En conséquence, il a souvent été demandé de pouvoir aligner les liens vers ces canaux comme on le souhaite sur la page et pas seulement à gauche comme jusqu'à présent. Il s'agit d'une petite amélioration, mais elle est appréciable pour ceux qui accordent une grande importance au look de la page d'accueil de leur association.

Payer des factures QR avec TWINT

Depuis juin 2020 déjà, ClubDesk soutient en Suisse la création de factures QR. Si vous souhaitez à l'avenir permettre à vos membres ou donateurs de payer facilement leurs factures avec TWINT, cela sera possible sans problème à partir de la version 3.2 grâce au partenariat avec RaiseNow, le partenaire technologique de TWINT. En trois clics, vous pouvez faire en sorte que le code QR des factures QR puisse être lu non seulement par toutes les solutions bancaires en ligne et les apps courantes, mais aussi par toutes les apps TWINT. Payer ses factures via TWINT est extrêmement simple et pratique, et particulièrement apprécié par les jeunes membres.

Envoyer des e-mails avec les Paylinks TWINT

En Suisse, les nouveaux TWINT-Paylinks offrent une possibilité toute nouvelle et très pratique de payer des factures. Ils permettent aux membres de votre association (mais aussi à tous ceux à qui vous envoyez une facture) de payer leurs factures en cliquant sur un lien dans l'e-mail. Ainsi, lorsque vous envoyez vos factures QR par e-mail, vous pouvez désormais insérer un lien de paiement TWINT dans l'e-mail. Si un membre traite ensuite ses e-mails sur son téléphone portable, la facture peut être payée en cliquant sur le lien de paiement TWINT. Sinon, il faudrait imprimer la facture ou l'afficher sur un autre appareil mobile pour pouvoir scanner le code QR avec le téléphone portable ☺. Les Paylinks aident certainement aussi à ce que l'une ou l'autre facture soit payée sans être relancée.

Amélioration de l'importation des transactions TWINT

Payer des factures avec TWINT ou TWINT-Paylink n'a de sens que si vous pouvez rapidement et facilement classer comme payées toutes les factures qui ont été réglées avec l'une de ces méthodes. C'est pourquoi RaiseNow, le partenaire technologique de TWINT, offre la possibilité de surveiller sur un portail toutes les transactions TWINT effectuées pour votre association - qu'il s'agisse du paiement d'une saucisse à la fête d'été par code QR TWINT, du règlement d'une facture de membre ou du don d'un mécène. Bien sûr, ces données de transaction peuvent être facilement importées dans ClubDesk, où les bonnes factures sont alors automatiquement marquées comme payées et où les écritures correspondantes sont même générées dans la comptabilité de l'association. C'est une affaire rondement menée.

Instructions pour le remplacement des bulletins de versement

A partir de fin septembre 2022, les factures envoyées avec des bulletins de versement orange et rouge ne pourront plus être payées en Suisse. Afin qu'aucun club n'oublie de passer à temps aux nouvelles factures QR, ClubDesk 3.2 affiche une indication correspondante avec des informations détaillées sur le remplacement des bulletins de versement par des factures QR.

Diverses petites optimisations et corrections de bugs

En plus des nouveautés et des améliorations mentionnées ci-dessus, un grand nombre de petits problèmes et de bugs ont été corrigés. Vous trouverez une liste des modifications les plus récentes dans les changelogs, que vous trouverez sur la page Service et Support de notre site Internet.

ClubDesk est continuellement développé et amélioré et nous suivons de très près quelles propositions d'amélioration sont signalées et à quelle fréquence. Donc, si vous avez un souhait ou une suggestion qui vous aiderait beaucoup, veuillez nous en faire part via notre formulaire de suggestions en ligne. Merci beaucoup !