Mitglieder­verwaltung und Kontakte

Erfasse oder importiere in ClubDesk ganz einfach neue Vereinsmitglieder und weise sie einer Gruppe bzw. einer Mannschaft zu. Lege Rollen und Funktionen fest wie Kassierer*in, Trainer*in oder Vorstand, und damit auch, wer welche Daten anschauen, nutzen oder bearbeiten darf.

Natürlich könnt ihr auch eure Sponsoren oder Lieferanten verwalten und verschiedenste Mitgliederlisten erstellen. Mit der online Vereinssoftware ClubDesk sind all eure Kontaktdaten immer aktuell, jederzeit verfügbar und absolut sicher.

Das spricht für die Mitgliederverwaltung mit ClubDesk

Ruck-Zuck alle Daten importieren

Eine super einfache und intelligente Importfunktion ermöglicht euch die schnelle und bequeme Übernahme eurer aktuellen Mitgliederdaten in ClubDesk. In wenigen Minuten steht euch euer gesamter Datenbestand in ClubDesk zur Verfügung. Einfacher könnte der Einstieg in eine moderne Vereinsverwaltung nicht sein.

Alle Daten immer aktuell

Da die Mitgliederdaten von allen Berechtigten nur noch an einem Ort erfasst und geändert werden, sind sämtliche Vereinsdaten immer auf dem aktuellsten Stand. Vorbei die Zeiten unterschiedlicher Adresslisten mit veralteten Kontaktdaten.

Tolle Zusammenarbeit dank Zugriffsrechten

Natürlich bestimmt ihr selbst, wer auf welche Mitgliederdaten Zugriff hat. Dürfen bestimmte Daten nur vom Kassierer oder der Präsidentin eingesehen werden, erhält der ganze Vorstand Vollzugriff oder darf sogar eine Trainerin die Adressen ihrer Mannschaft bearbeiten? Auch hier lassen die Einstellungsmöglichkeiten keine Wünsche offen.

Vereinsstruktur in Gruppen und Teams

Natürlich lassen sich in ClubDesk beliebige Gruppen erstellen. Ob ihr Mitglieder nun in Aktive und Passive unterteilen möchtet, alle unter 18-Jährige den Junioren angehören sollen oder ihr die Junioren weiter in Mannschaften aufteilen wollen: Nichts einfacher als das. Legt eine beliebige Gruppe an und zieht die gewünschten Mitglieder hinein. Das ist so einfach, wie eine Datei in einen Ordner zu verschieben.

Eigene Felder für Mitgliederdaten

Speichert genau die Mitgliederdaten, die für euren Verein wichtig sind, egal ob Stimmlage, Trikotgröße oder Laktoseintoleranz. Es ist ein Kinderspiel, in ClubDesk für solche Informationen eigene Felder anzulegen. Natürlich lässt sich für jede Information bestimmen, ob man nur einen Ja-Häkchen setzen, bestimmte vordefinierte Werte wählen oder zum Beispiel nur Zahlen eingeben kann.

Rollen und Funktionen

Auch in eurem Verein übernehmen vermutlich verschiedene Personen unterschiedliche Rollen und Funktionen. Wer ist Trainer einer bestimmten Mannschaft, ist gleichzeitig auch noch Vizepräsident oder wer fährt die Junioren E zu Auswärtsspielen? Macht auch solche Informationen für jeden Berechtigten jederzeit abrufbar oder nutzt sie, um zu bestimmen, wer welche Daten in ClubDesk sehen oder bearbeiten darf.

Lieferanten, Sponsoren, Gönner

Verwaltet mit ClubDesk nicht nur die Kontaktdaten eurer Vereinsmitglieder, sondern auch die von Sponsoren, Gönnern, Lieferanten, Verbänden, Behörden usw. Natürlich könnt ihr auch für diese Gruppen Untergruppen anlegen und so z.B. Sponsoren in Gold, Silber und Bronze unterteilen und dadurch sehr effizient anschreiben. Oder ihr bestimmt, welche Sponsoren wo auf der Webseite wie lange angezeigt werden sollen.

Jubiläen und Geburtstage

Kleine Aufmerksamkeiten wie Gratulationen zum Geburtstag oder einem Jubiläum haben einen positiven Einfluss auf das Vereinsleben. Mit ClubDesk vergessen ihr nie mehr einen wichtigen Geburtstag oder ein rundes Jubiläum eines Mitglieds, Trainers oder Gönners.

Richtig Zeit sparen

Natürlich spart ihr mit einer Mitgliederverwaltung, die mit den Rechnungen, den Terminen, der Webseite oder dem Mailserver verbunden ist, enorm Zeit. Vor allem dadurch, dass doppelte Arbeiten verhindert werden: Jedes Team ist automatisch auch eine Verteilerliste, an die mit einem Klick eine Rechnung oder eine E-Mail geschickt werden kann. Ändert die Telefonnummer der Präsidentin, wird diese auf der Webpage aktualisiert. Eine Verschiebung der Vorstandssitzung informiert automatisch auch die neue Sekretärin. Und vieles mehr, was man nicht mehr von Hand machen muss.

Das Wichtigste: Einfachheit

Was nützen euch all diese tollen Funktionen und Automatismen, wenn sie nur von IT-Profis genutzt werden können! Darauf sind wir besonders stolz: Die Mitgliederverwaltung von ClubDesk ist kinderleicht, so dass jeder, der bereit ist, im Verein mitzuhelfen, das auch kann. Das kann nicht sein? Überzeugt euch selbst und probiert ClubDesk einfach jetzt aus: Kostenlos testen.

Weitere Vorteile, auf die man nicht verzichten möchte

Arbeit einfach auf viele Schultern verteilen

Dadurch dass ClubDesk im Internet läuft, könnt ihr einem neuen Vereinsmitarbeiter einfach ein Passwort und die nötigen Zugriffsrechte geben und schon kann diese Person die Pflege der Sponsorendaten oder Ehrenmitglieder übernehmen. Man muss dazu keine Software installieren oder gar eine Softwarelizenz kaufen.

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Kontaktdaten überall verfügbar

Egal, ob ihr zu Hause, im Büro oder gar in den Ferien seid  Wenn ihr Zugang zum Internet habt, könnt ihr überall die Handynummer oder die neue E-Mail Adresse jedes Vereinsmitglieds nachschlagen. Und das natürlich auch Freitagnacht um 23 Uhr oder am Sonntagmorgen um 7:30 Uhr, kurz vor der Abfahrt zum Auswärtsspiel.

Google Maps Unterstützung

Ihr wollt auf der Karte anzeigen lassen, wo ein bestimmtes Mitglied wohnt? Oder die Wegbeschreibung vom Vereinslokal zum Turnierort allen Teilnehmern schicken? Dank der perfekten Integration von Google Maps erledigt ihr das in ClubDesk mit einem Mausklick.

Ausgefeilte und einfache Suche

Musst du dringend wissen, welche Mitglieder im Postleitzahlenbereich 3200 eine Schiedsrichterlizenz für Junioren haben? Oder brauchst du die Telefonnummer aller Leute, die letztes Jahr am Frühlingsfest mitgeholfen haben? Die genial einfache Suchfunktion von ClubDesk unterstützt euch bei solchen Aufgaben optimal.

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Adressänderungen leicht gemacht

Was ist noch effizienter, als Mitgliederdaten mit einer modernen Software auf dem neusten Stand zu halten? Ganz einfach – wenn die Mitglieder z.B. auf einer Teamseite ihre Daten selbst überprüfen und nötige Korrekturen direkt melden können. Baut dazu auf eurer Vereinswebseite mit wenigen Klicks einfach ein entsprechendes Formular ein.

Massenaktualisierung

Sollen alle Mitglieder einer bestimmten Altersgruppe, z.B. die 10- und 11-Jährigen, am Ende der Saison einer anderen Juniorenkategorie zugeordnet werden? In ClubDesk erledigst du solche Aufgaben mit drei Mausklicks.

Beliebige Kontaktlisten erstellen

So bequem habt Ihr noch nie Listen erstellt. Mit wenigen Klicks bestimmst Du, wer in einer bestimmten Liste angezeigt wird und welche Daten die Liste enthalten soll. Spaltenbreiten, Schriftgröße, Seitenränder, alles legt Ihr selbst. So erstellt ihr im Handumdrehen beliebige Listen, in denen Ihr z.B. abhaken könnt wer am nächsten Anlass welche Sonderaufgabe zu übernehmen bereit ist oder noch besser ihr stellte die Liste online, so dass jeder selber eine Aufgabe auswählen kann.

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Kontaktdaten exportieren

Mit dem Befehl Export könnt ihr schnell und einfach bestimmte Daten in den gängigen Formaten speichern und weitergeben. So erstellt ihr im Handumdrehen eine Namensliste des Blasorchesters, die ihr z.B. als Text- oder Exceldokument ans Festivalkomitee mailen könnt.

Optimaler Schutz der Daten

Wie steht es um die Sicherheit der Mitgliederdaten, wenn diese bei einem ehrenamtlichen Vereinsmitarbeiter auf dem privaten Laptop gespeichert sind? Werden regelmäßig Backups erstellt, ist der Zugriff auf personenbezogene Daten ausreichend geschützt? Ist die Weitergabe von Sponsorendaten an den Kassierer DSGVO-Konform? All dies könnt ihr mit ClubDesk extrem einfach gewährleisten und stellt euren Verein in Sachen Datenschutz auf ein solides Fundament.

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Neumitglieder willkommen heissen

Potentiellen Neumitgliedern wollt ihr es so einfach wie möglich machen eurem Verein beizutreten. Aber das Ganze sollte auch für euch einfach, effizient und zuverlässig von statten gehen. Mit ClubDesk erstellt ihr mit wenigen Klicks ein Online-Anmeldeformular, das euch automatisch per E-Mails informiert oder – wenn ihr das wünscht - neue Einträge in einer Anmeldeantragsliste erzeugt.

E-Mails an Mitglieder

Selbstverständlich kann man aus der Mitgliederverwaltung mit einem Klick eine E-Mail an ein einzelnes Mitglied oder auch zweihundert Mitglieder verschicken. Und da jedes Mitglied automatisch in der Mitgliederverwaltung eine eigene Vereins-E-Mailadresse erhält und jede Gruppe, die ihr in ClubDesk anlegt, automatisch eine E-Emailverteilerliste ist, funktioniert das auch aus Outlook, Apple Mail oder Google Mail.

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Rechnungen an Gruppen oder Teams

Du kannst in der Mitgliederverwaltung nicht nur Finanzdaten wie IBAN-Nummern verwalten, sondern auch direkt Rechnungen verschicken. Da auch das Rechnungsmodul von ClubDesk auf alle Mitgliederdaten inklusive Gruppenzugehörigkeiten zugreifen kann, ist das Verschicken von Rechnung an einzelne Sponsoren oder alle Mitglieder einer Gruppe so einfach wie das Verschicken einer E-Mail.

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Das und mehr habt ihr mit ClubDesk richtig gut im Griff