Fast jeder Verein ist in der einen oder anderen Art in Gruppen, Sektionen, Mannschaften oder dergleichen aufgeteilt. ClubDesk bietet dafür eine perfekte Lösung.

Einfach und doch flexibel

Mit ClubDesk können Sie sehr einfach die Struktur Ihres Vereins abbilden. Sie legen dazu für jede Gruppe einen Ordner an und ziehen die gewünschten Mitglieder mit der Maus in diesen Ordner. Wie Ordner auf Ihrem Computer lassen sich auch die Gruppen in ClubDesk verschieben. So schieben Sie z.B. die Ordner „Junioren A" und „Junioren B" einfach in den Ordner „Junioren", um alle Junioren in einer Gruppe zusammenzufassen.

Ungemein effizient

ClubDesk unterstützt und nutzt das Vorhandensein von Gruppen auf vielfältige Art und Weise. So können Sie mit nur einem Klick einen Serienbrief oder E-Mails an alle Mitglieder einer Gruppe schicken, eine Gruppe einem Termin zuweisen oder im Handumdrehen eine Liste einer Mannschaft mit allen Handynummern ausdrucken.

Komfortabel Serienbriefe erstellen

Weil Sie in der Textverarbeitung von ClubDesk direkten Zugriff auf alle Adressdaten haben, können Sie Briefe genau so einfach an mehrere Leute schicken, wie Sie das von E-Mails kennen.

Wer bekommt diesen Brief?

Im Gegensatz zu herkömmlichen Textprogrammen finden Sie in ClubDesk oben im Fenster ein Empfängerfeld. Dort tippen Sie einfach den oder die Namen der Personen ein, an die der Brief geschickt werden soll. Und schon werden mehrere Briefe erzeugt und mit den korrekten Adressdaten versehen. Das ist so einfach, wie es klingt.

Massensendungen verschicken

Natürlich können Sie statt einer Person auch einen Gruppennamen eintippen. Geben Sie z.B. Junioren A ein erhalten alle A-Junioren diesen Brief. So können an jede Gruppe Briefe geschickt werden.
Oder sollen nur einige bestimmte Personen einen Brief bekommen, dann klicken Sie diese einfach in der Mitgliederliste an und wählen dann den Befehl "Für diese Kontakte Briefe erstellen". Schon wird ein Serienbrief an diese Auswahl geschickt.

Schreiben Sie in ClubDesk ein E-Mail, dann haben Sie natürlich direkten Zugriff auf die Mailadressen sämtlicher erfasster Vereinsmitglieder, Sponsoren, Partner usw. All das gilt übrigens auch für Briefe.

Intelligente Empfängervorschläge

Tippen Sie im Empfängerfeld z.B. „Guido“, wird direkt unter dem Feld eine Auswahlliste mit allen Guidos der Adressdatenbank angezeigt. Geben Sie dann noch ein „H“ ein, werden nur noch Guidos angezeigt, deren Nachnamen mit H beginnen. Auf diese Weise können Sie auch Gruppen wie z.B. den „Vorstand“ auswählen.

Immer aktuelle Daten

Da Sie in ClubDesk mit einer zentralen Datenbank arbeiten, sind alle Daten immer topaktuell. Selbst wenn ein Kollege eine Adresse korrigiert, nachdem Sie ein Mail schon geschrieben, aber noch nicht abgeschickt haben, wird es beim Versenden an die richtige Adresse geschickt.

Das Verschicken von E-Mails oder Briefen an bestimmte Gruppen Ihres Vereins ist in ClubDesk so einfach und bequem, wie man sich das nur wünschen kann.

Verteilerlisten erstellen

Erstellen Sie in der Mitgliederverwaltung von ClubDesk eine neue Gruppe, z.B. für die Passiv-Mitglieder, wird automatisch eine Verteilerliste erzeugt, die genutzt werden kann, um allen Mitgliedern dieser Gruppe ein E-Mail oder einen Brief zu schicken. Wollen Sie also z.B. allen Passiv-Mitgliedern ein E-Mail schicken, reicht es im Empfängerfeld den Gruppennamen „Passiv“ einzugeben. Das funktioniert auch mit Ihrem eigenen Mailprogramm mit „passive@scmuster.de“.

Verteilerlisten aktualisieren

Natürlich sind die Empfänger aller Verteilerlisten immer topaktuell. Verschieben Sie also z.B. altersbedingt einige D-Junioren in die Gruppe C-Junioren, werden nicht nur die Gruppen, sondern auch beide Verteilerlisten sofort aktualisiert.

Mit dem in ClubDesk enthaltenen Terminkalender können alle Vereinsmitarbeiter sämtliche Vereinstermine bequem einsehen und verwalten.

Immer für alle verfügbar

Da der Terminkalender im Internet gespeichert ist, können alle Vereinsmitarbeiter mit entsprechenden Zugriffsrechten jederzeit alle Termine anschauen oder auch neue anlegen. Und dies natürlich unter Berücksichtigung anderer schon eingetragener Termine. Wird ein Termin verschoben, können das alle sofort sehen oder werden sogar per Mail informiert.

Effiziente Terminplanung

Mit ClubDesk haben Sie nicht nur einen perfekten Überblick über alle relevanten Termine, sondern können alle Arten von Terminen schnell und einfach anlegen oder bearbeiten. In ClubDesk erstellen Sie Termine direkt mit der Maus, haben Zugriff auf alle Mitglieder und Gruppen des Vereins, können bequem Serientermine anlegen und vieles mehr.

ClubDesk hilft Ihre Vereinstermine zentral an einem Ort zu pflegen. Schön. Aber wie stellen Sie sicher, dass die Vereinsmitarbeiter und interessierte Mitglieder zeitnah über neue Termine informiert werden und auch bei kurzfristigen Änderungen schnell genug davon erfahren?

Vereinstermine auf Mobiltelefonen abonnieren

Jedes Vereinsmitglied hat in ClubDesk automatisch einen Online-Kalender, der nur die eigenen Vereinstermine enthält. Genau dieser Kalender lässt sich supereinfach zum persönlichen Kalender auf Ihrem Mobiltelefon hinzufügen und dort ein- oder ausblenden oder in einer eigenen Farbe anzeigen.

In Outlook, Apple- oder Google-Kalender

Das Abonnieren Ihres Vereinskalenders mit den gängigen Kalender-Programmen ist ebenso einfach mögllich. Das von ClubDesk bereitgestellte iCal-Format wird von praktisch allen auf Mac oder Windows verfügbaren Kalenderprogrammen unterstützt.

Abonnieren Sie Ihre persönlichen Vereinstermine oder stellen Sie z.B. Ihre Konzerttermine Ihren Fans als Abonnement zur Verfügung! Wie das geht, sehen Sie in folgendem Film.

Wie viele Mitglieder kamen zu den Montagsproben der vergangenen Sommersession? War der gesamte Vorstand an der letzten Generalversammlung anwesend? Für wie viele Junioren können wir beim Verband Fördermittel beantragen? All diese Fragen lassen sich mit der Anwesenheitskontrolle von ClubDesk leicht beantworten und dokumentieren.

Automatische Teilnehmerlisten

Aus dem Terminkalender und den Gruppeninfos der Mitgliederverwaltung kann ClubDesk für jeden Termin automatisch eine Teilnehmerliste erstellen. Dann reicht ein Mobiltelefon oder ein Laptop mit Internetzugang um kurz abzuhaken wer tatsächlich da war. Sie können die Anwesenheitslisten natürlich auch ausdrucken und die Haken dann erst zu Hause in ClubDesk übertragen.

Wie schnell und einfach die Anwesenheitskontrolle mit ClubDesk geht, können Sie sich in knapp vier Minuten in folgendem Film anschauen.

Auch das Erstellen Ihrer Webseite können Sie komplett mit ClubDesk erledigen. Sie müssen dazu weder spezielle Websoftware kaufen noch ein komplexes Content Management System erlernen.

Arbeit einfach verteilen

Damit ein Vereinsmitarbeiter Informationen auf der Webseite einfügen oder verändern kann, müssen Sie ihm in ClubDesk lediglich das Recht dazu geben. Das ist mit einem Mausklick erledigt. Der Mitarbeiter muss also weder eine bestimmte Software besitzen, über HTML-Kenntnisse verfügen oder wissen, wohin man Dateien hochladen muss. Mit ClubDesk ist es ein Leichtes, die Arbeit an der Webseite auf mehrere Schultern zu verteilen.

Vorhandene Daten anzeigen

Dank der perfekten Integration der Webseite in ClubDesk ist es ein Kinderspiel, vorhandene Daten und Informationen auf der Webseite anzuzeigen, seien es nun Termine, Standorte oder die Telefonnummern von Betreuern.

Mit ClubDesk kann sehr bequem für jede Gruppe des Vereins eine eigene Infoseite erstellen werden. Dort können sich die Mitglieder der jeweiligen Gruppe dann Infos holen, die nur diese Gruppe betreffen.

Automatisch Gruppenseiten anlegen

Das Tolle daran ist, dass diese Infoseiten für alle Gruppen Ihres Vereins vollautomatische, erzeugt und aktualisiert werden. So erstellen Sie z.B. für alle Untergruppen der Junioren auf einen Schlag einzelne Unterseiten. Also je eine Seite für die A-Junioren, die B-Junioren usw.

Inhalte der Gruppenseiten festlegen

Natürlich können Sie selbst bestimmen, welche Informationen auf diesen Gruppenseiten angezeigt werden. Z.B. ein Mannschaftsfoto, die Mitglieder der jeweiligen Gruppe oder die Trainings- und Spieltermine dieser Gruppe. Per Feineinstellungen können Sie sogar festlegen, dass bestimmte Informationen wie z.B. die Telefonnummern der Gruppenmitglieder nur für Vereinsmitglieder sichtbar sind.

Da Sie aus dem Rechnungsmodul von ClubDesk direkten Zugriff auf alle Adressdaten haben, können Sie Rechnungen genauso einfach an mehrere Leute schicken, wie Sie dies von E-Mails kennen.

Wer bekommt diese Rechnung?

Wie beim E-Mail können Sie im Empfängerfeld einfach den oder die Namen der Personen eingeben, an die eine Rechnung geschickt werden soll. Natürlich können Sie statt einer Person auch einen Gruppennamen eintippen, um z.B. allen Junioren den Jahresmitgliederbeitrag in Rechnung zu stellen.

Rechnungspositionen individuell anpassen

Bezahlt einer der Junioren einen reduzierten Mitgliederbeitrag, z.B. weil er als Trainer mitarbeitet, können Sie auf einfachste Art und Weise eine Rechnungsposition für einen einzelnen Empfänger einer Gruppe nach Belieben anpassen.

Viele Rechnungen an unterschiedliche Personen und Gruppen zu schicken, wird schnell sehr komplex und zeitaufwändig. Nicht so in ClubDesk.

Mit einem Artikelstamm arbeiten

Mit ClubDesk können Sie sehr einfach die Struktur Ihres Vereins abbilden. Sie legen dazu für jede Gruppe einen Ordner an und ziehen die gewünschten Mitglieder mit der Maus in diesen Ordner. Wie Ordner auf Ihrem Computer lassen sich auch die Gruppen in ClubDesk verschieben. So schieben Sie z.B. die Ordner „Junioren A" und „Junioren B" einfach in den Ordner „Junioren", um alle Junioren in einer Gruppe zusammenzufassen.

Personenbezogene Beträge

Sie können z.B. den Mitgliederbeitrag bei den Kontakten erfassen und dann in die Mitgliederrechnung übertragen lassen. Oder verwalten Sie Konsumationen im Vereinslokal oder Bußen einzelner Mitglieder bequem in einem Listendokument und übernehmen dann den entsprechenden Gesamtbetrag vollautomatisch in die Jahresrechnung.

Den Überblick über alle eingegangenen Zahlungen zu behalten, wem man eine Zahlungserinnerung schicken sollte oder wer gemahnt werden muss, ist mit ClubDesk kinderleicht.

Zahlungseingänge

Sie können Zahlungseingänge wahlweise manuell erfassen oder einfach die von der Bank zur Verfügung gestellten Kontoauszüge oder ESR-Daten importieren. Natürlich unterstützt ClubDesk auch das effiziente Handling von Teilzahlungen inkl. Nachfakturierung des Fehlbetrages.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Rechnungen, die überfällig sind, zeigt ClubDesk automatisch in einer Liste an. Wählen Sie dort alle offenen Rechnung für die Sie eine Zahlungs­erinnerung oder Mahnung verschicken wollen. Ein weiterer Klick und die Aufgabe ist erledigt.

ClubDesk beinhaltet eine vollwertige Buchhaltung, mit der Sie je nach Wunsch eine doppelte Buchhaltung, eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder nur ein Kassenbuch führen können.

Volle Funktionalität und trotzdem einfach

Das Buchhaltungs-Modul bietet alle Funktionen, die Sie für Ihre Vereinsbuchhaltung benötigen. Kontenrahmen, Mehrwertsteuer, Fremdwährungen, konfigurierbare Bilanz und Erfolgsrechnung, Budgetkontrolle usw. Das Wichtigste aber ist, dass auch dieses Modul sehr übersichtlich aufgebaut ist und Sie sich sofort zurechtfinden.

Automatische Buchungen aus Rechnungen

Das Buchhaltungsmodul arbeitet intelligent mit dem Rechnungsmodul zusammen und erstellt automatisch Buchungen für Rechnungen und Zahlungseingänge. Der automatische Abgleich zwischen Rechnungen und Buchhaltung bedeutet einen enormen Zeitgewinn und eliminiert auch viele Fehlerquellen.

Für alle möglichen Aufgaben muss man immer wieder verschiedenste Listen erstellen, z. B. eine Checkliste für ein Fest oder um festzuhalten, wer sich zu einer Veranstaltung angemeldet hat. Dafür bietet ClubDesk eine ebenso einfache wie geniale Unterstützung.

Listen blitzschnell erstellen

Wollen Sie beispielsweise eine Anmeldeliste für ein Trainingslager für die A- und B-Junioren erstellen, klicken Sie die entsprechenden Personen einfach in der Mitgliederliste an und wählen dann den Befehl „Liste anlegen“. Daraufhin bestimmen Sie, welche Mitgliederdaten wie Name, Jahrgang usw. in dieser neuen Liste angezeigt werden sollen und welche zusätzlichen Spalten Sie benötigen, z. B. „Hat sich angemeldet: Ja/Nein“ oder „Trikotgröße: S/M/L/XL“.

Optimal zusammenarbeiten

Da auch diese Listen online gespeichert werden, sind Sie für alle Vereinsmitarbeiter jederzeit einsehbar und auch bearbeitbar. Neue Listeneinträge können übrigens auch automatisch über Webseiten-Formulare erstellt werden: Füllt ein Webseiten-Besucher z.B. ein Anmeldeformular aus, so landet die Anmeldung direkt im zugehörigen Listendokument.

Maximale Datensicherheit

Nehmen alle Vereinsmitarbeiter das Erstellen von Sicherheitskopien der zu Hause gespeicherten Vereinsdaten wirklich ernst und erstellen zumindest ab und zu Backups der wichtigsten Dokumente? Wenn Sie Ihre Vereinsdaten mit ClubDesk verwalten, müssen Sie sich darüber keine Sorgen mehr machen.

Datenverlust

Ihre Daten werden bei einem Rechenzentrum auf redundante Festplatten gespiegelt, damit Sie selbst bei einem Hardwarefehler ohne Unterbruch weiterarbeiten können. Die Datenserver sind mit Notstrom gesichert und selbst vor Feuer geschützt. Zudem werden regelmäßig Backups aller Daten erstellt und an einem sicheren Ort verwahrt.

Datendiebstahl

Die Verschlüsselung aller übermittelten Daten mit dedizierten SSL-Zertifikaten, gemanagte Firewalls und Zugriffsmonitoring sorgen für einen optimalen Schutz vor Datendiebstahl. Kurz und gut, bei uns sind Ihre Daten in besten Händen.

In der Regel werden alle paar Jahre Aufgaben und Ämter an neue Personen übergeben. Dies kann mitunter eine recht aufwändige und unangenehme Sache sein. Nicht so mit ClubDesk.

Das Problem

Der alte Amtsinhaber musste bis anhin alle Daten und Unterlagen zusammensuchen und dem Neuen irgendwie übergeben. Dieser musste dann häufig zuerst eine bestimmte Software installieren und erlernen oder gar neu kaufen. Und in bestimmten Situationen müssen die Daten sogar in ein anderes Format konvertiert werden. All dies ist zeitaufwändig und fehleranfällig.

Die elegante Lösung

Mit ClubDesk müssen Sie bei einer Amtsübergabe dem neuen Amtsinhaber lediglich ein Passwort und damit Zugriff auf die Daten in ClubDesk geben. Das war's. Zeigt der alte Amtsinhaber darüber hinaus noch eine halbe Stunde lang, wie er mit ClubDesk gearbeitet hat, verhilft er dem Neuen zu einem perfekten Start.