Alla scoperta dei nuovi punti di forza di un software di associazione intuitivo.

Tutti i dati dei membri sempre aggiornat

Lavorare con una gestione dell'associazione centralizzata su Internet è l'ideale quando più persone lavorano insieme e non in uno stesso luogo. Questo approccio offre i seguenti vantaggi:

  • Nessuna duplicazione dei set di dati
  • Dati disponibili ovunque, in qualsiasi momento
  • Tutti dispongono dei dati più recenti
  • Protezione ottimale contro la perdita di dati

Lo sanno tutti: garantire che i dati dei membri siano sempre aggiornati è tutt'altro che facile e richiede una disciplina rigorosa.

Elenchi dei membri duplicati

Spesso, più collaboratori dell'associazione gestiscono elenchi diversi, provvedendo separatamente alla manutenzione. A intervalli più o meno frequenti, questi elenchi devono poi essere uniti con fatica per riuscire a ottenere un elenco completo e aggiornato. Tale elenco viene poi inviato di nuovo a persone diverse, come ad esempio il cassiere, il comitato del torneo ecc. e l'intero processo ricomincia.

La soluzione

Tutto questo appartiene al passato. In ClubDesk esiste un solo un elenco centrale dei membri, in cui vengono conservati i dati. Dal momento che l'elenco è sempre accessibile in Internet a chiunque disponga delle opportune autorizzazioni, non deve mai essere inviato, sincronizzato o composto manualmente.

Anniversari e compleanni

Anniversari e compleanni

Grazie a ClubDesk, mai più compleanni, anniversari o premiazioni dimenticati. Possibilità flessibili:

  • Stabilire la finestra temporale per le congratulazioni da visualizzare.
  • Selezionare persone o gruppi interessati.
  • Visualizzare i dati sulla bacheca o sul sito web.

I membri, ma anche allenatori, finanziatori, sponsor e così via sono lieti di piccoli segni di attenzione, come ad esempio le felicitazioni per un compleanno o un anniversario. Basterebbe ricordarsene e sarebbe facile organizzarsi per una breve telefonata o per un piccolo regalo in una data prefissata.

Elenchi in bacheca

In questo è possibile visualizzare automaticamente un elenco dei prossimi compleanni e anniversari per tutte le persone attive nell'associazione, in bacheca, quindi dopo l'accesso a ClubDesk.

Sul sito web dell'associazione

Compleanni e anniversari possono essere elencati sul sito web. È possibile visualizzare i compleanni di tutti i membri o di membri selezionati, ad esempio, nella parte interna del sito web. È bello quando le persone si scambiano congratulazioni.

Gestione semplice di gruppi e squadre

Gestione semplice di gruppi e squadre

Il supporto ottimale per la struttura dell'associazione è un prerequisito per un'efficiente comunicazione e gestione dei membri. Attività che si avvantaggiano dell'efficienza:

  • Invio di lettere in serie a gruppi
  • Invio di e-mail informative
  • Invito di gruppi a eventi
  • Creazione di elenchi di squadre
  • Pubblicazione di eventi di gruppo

Quasi tutte le associazioni sono suddivise in gruppi di qualche tipo, sezioni, squadre o simili. ClubDesk offre per questo tema una soluzione perfetta.

Semplice e tuttavia flessibile

Con ClubDesk, mappare la struttura dell'associazione è molto facile. È sufficiente creare una cartella per ciascun gruppo e trascinare i membri desiderati con il mouse nella cartella in questione. I gruppi in ClubDesk si spostano proprio come le cartelle nel computer. Quindi, ad esempio, per riunire in un unico gruppo "Juniores" i gruppi "Juniores A" e "Juniores B", basta spostare le due rispettive cartelle in un'unica cartella "Juniores".

Incredibilmente efficace

ClubDesk supporta e utilizza la presenza di gruppi in vari modi. Così è possibile inviare con pochi clic una lettera o un'e-mail in serie a tutti i membri di un gruppo, assegnare un gruppo a un evento o stampare al volo un elenco di una squadra con tutti i numeri di cellulare.

Ricerca sofisticata e semplice

Un prerequisito per una ricerca veramente utile è la possibilità di ricerca in tutti i dati. Poiché con ClubDesk tutto viene memorizzato centralmente in un unico luogo, è possibile trovare assolutamente tutto. Le funzionalità di ClubDesk in questo ambito:

  • Ricerca veloce: ricerche tutti i dati e visualizzazione di un menu di selezione dei risultati
  • Filtro rapido: visualizza in un elenco i soli elementi con il termine cercato
  • Powerfilter: filtra gli elenchi in modo molto specifico, per determinati dati
  • Ricerca gruppi: riunisce i membri in gruppi tematici

A che scopo curare attentamente i dati, se non è possibile trovare rapidamente le informazioni necessarie? Per questo ClubDesk offre funzioni di ricerca tanto geniali quanto semplici.

Ricerca lampo

Per trovare qualcosa nel modo più veloce, digitare una o più parole chiave nella ricerca rapida che si trova in alto a destra in ogni finestra. In una frazione di secondo, tutti i dati rilevanti dell'associazione vengono esaminati e sono visualizzate tutte le possibili corrispondenze in un breve elenco sotto il campo di ricerca. Selezionare in tale elenco se si desidera vedere l'indirizzo di Mario Rossi, uno dei suoi eventi o l'invito alla cena di Natale di tre anni fa.

O filtri raffinati

Naturalmente, è anche possibile cercare solo in determinate categorie di dati informazioni molto specifiche, ad esempio per vedere in un batter d'occhio tutti i giocatori professionisti di sesso maschile nati nel 1998. A volte è più veloce visualizzare i membri aggregati in squadre e poi cercare una persona in base alla funzione all'interno della squadra. ClubDesk offre infatti tutta l'assistenza possibile.

Creazione di lettere standard in tutta comodità

 

Poiché in ClubDesk è possibile sia gestire i contatti sia scrivere lettere, si ottiene un'integrazione ottimale di queste due aree del programma. I vantaggi di questa interazione perfetta:

  • Selezione efficiente dei destinatari
  • Lettere in serie a tutti i gruppi, rapidamente
  • Selezione dei destinatari con un clic
  • Lettere in serie pronte per l'uso come modelli

Poiché dall'elaboratore di testi di ClubDesk si ha accesso diretto a tutti i dati di indirizzo, è possibile inviare lettere a più persone con la stessa facilità cui siamo abituati con le e-mail.

Chi riceve questa lettera?

A differenza degli elaboratori di testo tradizionali, in ClubDesk nella parte superiore della finestra è presente un campo destinatario. È sufficiente digitare il nome o i nomi delle persone a cui inviare la lettera. Vengono subito generate più lettere dotate dei dati corretti di indirizzo. È facile proprio come sembra.

Invio di corrispondenza di massa

Naturalmente è possibile digitare, anziché il nome di una persona, il nome di un gruppo. Ad esempio, digitare Juniores A affinché la lettera sia ricevuta da tutti i membri di tale gruppo. Così possono essere inviate lettere a ciascun gruppo.Se invece una lettera deve essere ricevuta solo da poche persone specifiche, fare clic semplicemente nell'elenco dei membri, quindi selezionare il comando "Crea lettere per questi contatti". Una lettera in serie sarà inviata alle persone selezionate.

Selezione intelligente dei destinatari

 

Alla comodità della selezione dei destinatari di lettere e e-mail è stata prestata la massima attenzione.

  • Proposte di indirizzi è: durante la digitazione, sono visualizzate proposte intelligenti di destinatari
  • Gruppi di indirizzi: comodo accesso a tutti i gruppi, le squadre...
  • Dati aggiornati: sono sempre utilizzati i dati più recenti

Quando si scrive un'e-mail in ClubDesk, si ha naturalmente accesso diretto agli indirizzi e-mail di ogni singolo membro, sponsor, partner ecc. Tutto questo vale anche per le lettere.

Proposte intelligenti di destinatari

Digitando nel campo del destinatario, ad esempio "Guido", viene visualizzato un elenco di selezione con tutti i Guido presenti nel database degli indirizzi, direttamente sotto il campo. Inserire poi una "H", vengono visualizzati solo i dati di nome Guido il cui cognome inizia con H. In questo modo, è anche possibile selezionare i gruppi, come ad esempio la "Presidenza".

Dati sempre aggiornati

Dal momento che in ClubDesk si lavora con un database centrale, tutti i dati sono sempre aggiornati. Anche se un collega ha corretto un indirizzo dopo che un'e-mail è già stata scritta, ma non ancora inviata, alla spedizione viene inviata all'indirizzo corretto.

Indirizzo e-mail dell'associazione per tutti

Dal momento che ClubDesk contiene quasi un piccolo server di posta, tutti i membri possono facilmente comunicare tra loro via e-mail. I vantaggi:

  • Indirizzi e-mail incisivi per tutti i membri del club
  • Nessun problema in caso di cambiamenti di indirizzi personali
  • Libera scelta del programma di posta elettronica con cui si desidera lavorare
  • Archivio completo di tutti i messaggi e-mail dell'associazione

Ciascun membro iscritto all'associazione riceve automaticamente il proprio indirizzo e-mail dell'associazione, che è composto da nome, cognome e nome dell'associazione e può quindi essere memorizzato molto facilmente.

Indirizzi e-mail facili da ricordare

In ClubDesk è possibile non solo registrare per ogni membro un indirizzo e-mail personale, ma anche definire un proprio indirizzo e-mail dell'associazione facilissimo da ricordare: ad esempio, "mario.rossi@associazione.it". Pertanto, è sufficiente conoscere il nome e cognome di un membro per potergli inviare un'e-mail.

Recapito e-mail intelligente

Inviando un'e-mail all'indirizzo dell'associazione, il messaggio verrà reindirizzato automaticamente all'indirizzo e-mail personale del membro. Quindi non è necessario conoscere a memoria gli indirizzi di posta elettronica personali dei membri e non importa se cambiano. Ciò significa che è possibile inviare o ricevere tutte le e-mail dell'associazione con il programma di posta elettronica preferito. E la parte migliore: ciò è vero per tutti i soci.

Elenchi di distribuzione automatica

Elenchi di distribuzione automatica

La perfetta integrazione tra la gestione dei membri e il programma di posta elettronica in ClubDesk permette di lavorare in estrema comodità con gli elenchi di distribuzione. Le funzionalità di ClubDesk in questo ambito:

  • Creazione automatica di elenchi di distribuzione
  • Elenchi di distribuzione sempre aggiornati
  • Lettere in serie senza difficoltà
  • E-mail a gruppi con la massima efficienza

Inviare e-mail o lettere a gruppi specifici dell'associazione in ClubDesk è facile e comodo come l'abbiamo sempre sognato.

Creazione di elenchi di distribuzione

Dopo aver creato un nuovo gruppo nella gestione membri di ClubDesk, per esempio i membri passivi, viene generato automaticamente un elenco di distribuzione da usare per inviare a tutti i membri di tale gruppo un'e-mail o una lettera. Quindi, se si desidera inviare a tutti i membri passivi un'e-mail, è sufficiente immettere nel campo del destinatario il nome del gruppo "Passivo". Questo funziona anche con il programma di posta elettronica preferito, con "passivo@associazione.it".

Aggiornamento degli elenchi di distribuzione

Naturalmente, i destinatari di tutte le liste di distribuzione sono sempre aggiornati all'ultimo livello. Se ad esempio per ragioni di età alcuni D-juniores si spostano nel gruppo C-juniores, non vengono aggiornati solo i gruppi, ma anche i due elenchi di distribuzione, immediatamente.

Gestione centralizzata di tutti gli eventi dell'associazione

Gestione centralizzata di tutti gli eventi dell'associazione

Per una pianificazione efficiente degli eventi, è essenziale che tutti i partecipanti abbiano accesso diretto a tutte le informazioni utili per la pianificazione. Che cosa potrebbe esserci di meglio di un calendario centrale dell'associazione in Internet?

  • Disponibile 24 ore su 24
  • Consultabile ovunque
  • Sempre aggiornato all'ultima versione
  • Visualizzazione degli eventi sul sito web

Gestione centralizzata di tutti gli eventi

Grazie al calendario eventi contenuto in ClubDesk, tutti i collaboratori dell'associazione possono facilmente visualizzare e gestire tutti gli eventi dell'associazione.

Sempre disponibile per tutti

Dal momento che il calendario eventi è memorizzato su Internet, tutti i collaboratori dell'associazione dotati dei diritti di accesso appropriati possono visualizzare in qualsiasi momento tutti gli eventi o crearne di nuovi. E questo, naturalmente, tenendo conto degli altri eventi già registrati. Se un evento viene spostato, tutti possono vederlo istantaneamente o addirittura essere notificati via mail.

Pianificazione efficiente degli eventi

ClubDesk non solo propone una panoramica perfetta di tutti gli eventi importanti, ma consente anche di impostare o modificare rapidamente e facilmente qualunque tipo di appuntamento. In ClubDesk è possibile creare appuntamenti direttamente con il mouse, avere accesso a tutti i membri e gruppi dell'associazione, creare in modo confortevole eventi ricorrenti e molto altro ancora.

Comunicazione di eventi incluse iscrizioni/cancellazioni

Organizzare gli eventi è ancora più semplice e veloce. Le modifiche vengono riportate automaticamente sul sito web. E quando si crea un evento, vengono inviate su richiesta anche le e-mail di invito.

  • Pubblicazione: pubblicare eventi su Internet con facilità
  • Inviti a eventi: ClubDesk invia su richiesta inviti e promemoria per e-mail.
  • Iscrizioni/cancellazioni: i partecipanti possono iscriversi o cancellarsi con un solo clic.
  • Appuntamenti riservati: visibili solo ai membri dell'associazione

È già ottimo che la direzione dell'associazione sia in grado di visualizzare e gestire tutti gli eventi dell'associazione rapidamente e facilmente. Ma non sarebbe fantastico se anche i membri dell'associazione o i genitori degli juniores potessero vedere gli eventi di loro interesse?

Pubblicazione di eventi su Internet

Con ClubDesk è facile pubblicare alcuni eventi dal calendario dell'associazione sul sito web. È possibile ad esempio mostrare sul sito web tutti gli eventi che si svolgeranno nei successivi tre mesi. Dal momento che tutto è collegato, vengono visualizzati in modo completamente automatico sul sito web dell'associazione tutti i nuovi eventi e le modifiche a eventi programmati.

Inviti a eventi e iscrizioni/cancellazioni

Con ClubDesk è possibile inviare automaticamente per ogni evento un'e-mail di invito a tutti i partecipanti. I partecipanti possono iscriversi o cancellarsi con un clic. E affinché nessuno dimentichi l'evento, ClubDesk invia automaticamente un'e-mail di promemoria. Con queste funzioni, pianificare e organizzare prove, corsi di formazione, riunioni e feste richiede un tempo davvero minimo. Per convincersene basta guardare il filmato informativo.

Iscrizione al calendario

Iscrizione al calendario

I collaboratori e i membri dell'associazione hanno sempre un comodo accesso diretto a tutti i principali eventi dell'associazione.

  • Integrazione degli eventi dell'associazione nel calendario professionale o privato.
  • Aggiornamento nel giro di pochi minuti in caso di modifiche agli eventi.
  • Visualizzazione dei promemoria degli eventi sul cellulare.

ClubDesk aiuta a gestire gli eventi dell'associazione in modo centralizzato, in un unico punto. Fantastico. Ma come assicurarsi che i collaboratori dell'associazione e i membri interessati siano informati tempestivamente dei nuovi eventi e anche dei cambiamenti dell'ultimo minuto?

Iscrizione agli eventi dell'associazione sul cellulare

Ogni membro dell'associazione ha in ClubDesk automaticamente un calendario online, che contiene solo gli eventi dell'associazione. Proprio questo calendario può essere aggiunto in modo estremamente semplice al calendario personale sul cellulare, dove può essere nascosto, mostrato o visualizzato in un colore particolare.

In Outlook e nei calendari Apple o Google

Anche l'iscrizione del calendario dell'associazione nei principali programmi di calendario è semplicissima. Il formato iCal approntato da ClubDesk è supportato da praticamente tutti i programmi di calendario disponibili su Mac o Windows.

Iscrivi i tuoi eventi personali dell'associazione o metti a disposizione dei tuoi fan, ad esempio, le date dei concerti! Per sapere come fare, basta guardare il seguente filmato.

Pratico controllo di presenza

Pratico controllo di presenza

Il controllo delle presenze di ClubDesk aiuta facilmente...

  • a controllare chi si è iscritto o cancellato;
  • a spuntare chi in realtà era presente o assente;
  • a registrare commenti per singole assenze;
  • a stampare o esportare gli elenchi di presenza.

Pratico controllo delle presenze

Quanti membri si sono presentati alle prove del lunedì per la scorsa sessione estiva? Era presente tutto il consiglio di amministrazione all'ultima assemblea generale? Per quanti juniores che possiamo richiedere un finanziamento alla Lega? Tutte queste domande possono ricevere risposta ed essere documentate facilmente con il controllo delle presenze di ClubDesk.

Elenchi automatici di partecipanti

Dal calendario eventi e dalle informazioni del gruppo nella gestione membri, ClubDesk può creare automaticamente per ogni evento un elenco dei partecipanti. È sufficiente poi un cellulare o un computer portatile con connessione Internet per spuntare rapidamente chi era effettivamente presente. È possibile scaricare gli elenchi di presenze e naturalmente anche stamparli e trasferire i segni di spunta n ClubDesk una volta giunti a casa.

Il filmato che segue illustra quanto sia semplice e veloce il controllo delle presenze con ClubDesk, in poco meno di quattro minuti.

 

In un batter d'occhio, un nuovo sito web per l'associazione

È stata dedicata la massima attenzione per garantire che la creazione, l'ampliamento e la manutenzione del sito web dell'associazione siano estremamente facili e sicuri, in modo che tale compito in futuro non debba necessariamente essere svolto da una sola persona.

  • Rapidità: creazione di un nuovo sito web in brevissimo tempo
  • Semplicità: facile da imparare, in modo che più persone possano lavorare insieme
  • Flessibilità: trasferimento semplice del sito web a una nuova persona
  • Aggiornamento: le modifiche sono applicate molto rapidamente

Con ClubDesk è possibile anche senza conoscenze precedenti creare in poche ore un sito web per l'associazione. Il lavoro più cospicuo non è più la creazione del sito web, bensì la raccolta e l'elaborazione di informazioni interessanti.

Definizione di un sito web

In primo luogo, si decide la struttura del sito web, ovvero la pagina principale e le pagine secondarie che compongono il sito web. Questo è semplice come la creazione di cartelle sul computer. Poi occorre selezionare uno degli stili di navigazione predefiniti e un look, modificabile successivamente, ad esempio adottando un carattere diverso o colori più chiari oppure un logo dell'associazione più grande. E infine il sito web viene completato con testo, immagini, eventi.

Compilazione dei contenuti

Per ogni pagina, selezionare la disposizione a una o due colonne e le informazioni da compilare. Sono disponibili a scelta caselle di testo, immagini, news, elenchi di contatti, eventi, collegamenti per il download e altro ancora. Gli elementi possono essere spostati con il mouse nella posizione desiderata e poi modificati con un clic. Nulla di più semplice.

Sito web completamente integrato in ClubDesk

Sito web completamente integrato in ClubDesk

Per la creazione di siti web, ClubDesk dispone di un piccolo Content Management System (CMS) integrato studiato appositamente per le esigenze delle associazioni.

  • Nessun software web necessario
  • Conoscenza HTML non necessaria
  • Possibilità di ripartizione del lavoro
  • Utilizzo dei dati esistenti

Anche la creazione del sito web può essere realizzata completamente con ClubDesk. Non occorre acquistare uno speciale software web né imparare un sistema di gestione dei contenuti (CMS) complesso.

Distribuzione del lavoro, in tutta semplicità

Affinché un collaboratore dell'associazione possa aggiungere o modificare le informazioni sul sito web, è sufficiente che sia dotato delle opportune autorizzazioni in ClubDesk. Basta un solo clic. Il collaboratore non deve disporre di un software particolare, avere conoscenze HTML o sapere dove caricare i file. Con ClubDesk è facile distribuire il lavoro sul sito web a più persone.

Visualizzazione di dati esistenti

Grazie alla perfetta integrazione del sito web in ClubDesk, è un gioco da ragazzi visualizzare i dati e le informazioni esistenti sul sito, che si tratti di eventi, luoghi o numeri telefonici di accompagnatori.

Pagine automatiche per squadre/gruppi

Pagine automatiche per squadre/gruppi

Grazie alla perfetta interazione tra gestione membri e sito web, è possibile creare automaticamente una pagina secondaria per ogni squadra o gruppo. Così, per ogni gruppo sono visualizzate le seguenti informazioni sul sito web:

  • Informazioni generali sul gruppo
  • Tutti i membri del gruppo
  • Notizie relative al gruppo
  • Eventi del gruppo

Con ClubDesk è comodissimo creare per ogni gruppo dell'associazione una propria pagina informativa. In tale pagina i membri di ogni gruppo possono quindi ottenere informazioni che riguardano solo il gruppo in questione.

Creazione automatica di pagine di gruppo

L'aspetto avvincente è che queste pagine informative sono create e aggiornate in modo completamente automatico per tutti i gruppi dell'associazione. Ad esempio, in un colpo solo è possibile creare pagine secondarie specifiche per tutti i sottogruppi di juniores. Ovvero una pagina per gli juniores A, gli juniores B ecc.

Definizione dei contenuti delle pagine dei gruppi

Naturalmente, è possibile determinare le informazioni da visualizzare sulle pagine dei gruppi. Ad esempio, una foto di squadra, i membri di ciascun gruppo o gli appuntamenti di allenamenti e partite del gruppo. Con la messa a punto è possibile addirittura specificare che alcune informazioni, come ad esempio i numeri di telefono dei membri del gruppo, siano visibili solo ai membri dell'associazione.

Gestione comoda degli sponsor

Anche senza una profonda conoscenza di HTML gli sponsor dell'associazione possono ricevere il giusto risalto con ClubDesk e una presenza ottimale sul sito web dell'associazione. Con ClubDesk è possibile:

  • raggruppare comodamente gli sponsor
  • stabilire posizioni di visualizzazione prominenti
  • generare automaticamente elenchi di sponsor
  • selezionare il tempo di esposizione e la sequenza

Vuoi che gli sponsor possano dire esattamente dove e quanto spesso debbano comparire sul sito web dell'associazione? E i logo di uno sponsor principale devono essere visti con maggiore frequenza e prominenza di quelli di uno sponsor secondario o del fornitore delle maglie?

Raggruppare gli sponsor

In ClubDesk raggruppare gli sponsor è davvero comodo. Basta impostare una cartella per gli sponsor principali, secondari ecc. e spostare gli indirizzi degli sponsor nelle cartelle appropriate.

Visualizzazione dei logo degli sponsor

Sul sito web poi viene determinato in pochi clic, ad esempio, se i principali sponsor debbano essere sempre visibili nel piè di pagina, mentre gli sponsor secondari vengono visualizzati alternativamente per 30 secondi nella parte inferiore della colonna di destra. In breve, è possibile mostrare esattamente a ciascuno sponsor ciò che ottiene in termini di presenza sul sito web in cambio del suo denaro. Il filmato mostra quanto sia semplice.

Produzione di fatture massive

Produzione di fatture massive

Poiché in ClubDesk è possibile sia gestire i contatti sia redigere fatture, è assicurata un'integrazione ottimale di queste due aree del programma. I vantaggi:

  • Selezione efficiente dei destinatari
  • Fatture rapide su tutti i gruppi
  • Adattamento degli importi a seconda della persona
  • Spedizione per lettera o e-mail

Poiché dal modulo di fatturazione di ClubDesk si ha accesso diretto a tutti i dati di indirizzo, è possibile inviare le fatture con facilità a più persone, proprio come per le e-mail.

Chi riceve questa fattura?

Come per le e-mail, è sufficiente inserire nel campo del destinatario il nome o i nomi delle persone a cui deve essere inviata la fattura. Naturalmente invece di una persona può essere digitato un nome di gruppo, ad esempio per richiedere con fattura la quota associativa annua di tutti gli juniores.

Personalizzazione delle voci di fattura

Se uno degli juniores paga una quota di adesione ridotta, per esempio, perché collabora come allenatore, è possibile adattare a piacere nel modo più semplice una voce di fattura per un singolo destinatario di un gruppo.

Campi di contatto e voci in fattura

Campi di contatto e voci in fattura

Grazie alle seguenti funzioni, la creazione di voci in fattura è estremamente efficiente:

  • Selezionare le voci comodamente dall'elenco
  • Leggere gli importi dai dati di contatto
  • Trasferire gli importi dagli elenchi

Inviare molte fatture a persone e gruppi diversi può diventare rapidamente molto complesso e oneroso. Ma non in ClubDesk.

Lavorare con una voce master

Con ClubDesk, mappare la struttura dell'associazione è molto facile. È sufficiente creare una cartella per ciascun gruppo e trascinare i membri desiderati con il mouse nella cartella in questione. I gruppi in ClubDesk si spostano proprio come le cartelle nel computer. Quindi, ad esempio, per riunire in un unico gruppo "Juniores" i gruppi "Juniores A" e "Juniores B", basta spostare le due rispettive cartelle in un'unica cartella "Juniores".

Importi personalizzati

Ad esempio, è possibile registrare la quota associativa nei contatti, per poi trasferirla nelle fatture dei membri. Oppure gestire le consumazioni nel locale dell'associazione, o le penali per singoli membri, comodamente in un documento di elenco, per poi trasferire automaticamente l'importo totale corrispondente nella fattura annuale.

Controllo di pagamento e solleciti

Con ClubDesk le fatture e gli arretrati sono sempre sotto controllo:

  • creazione manuale o importazione delle fatture
  • panoramica delle fatture in sospeso
  • avvisi di pagamento a portata di pulsante

Tenere traccia di tutti i pagamenti ricevuti, inviare un promemoria di pagamento o decidere chi sollecitare: tutto facile con ClubDesk.

Pagamenti ricevuti

A scelta, è possibile registrare i pagamenti manualmente o semplicemente importare i dati ESR ​​messi a disposizione dalla banca. Naturalmente ClubDesk supporta anche la gestione efficiente del pagamento parziale, inclusa la fatturazione successiva dell'importo mancante.

Promemoria e solleciti di pagamento

Le fatture scadute sono mostrate automaticamente da ClubDesk in un elenco. È sufficiente selezionare tutte le fatture scadute per cui si desidera inviare un promemoria o un sollecito di pagamento. Un altro clic ed è fatto.

Contabilità finanaziaria integrata

Contabilità finanaziaria integrata

Le seguenti funzionalità aiutano a tenere la contabilità dell'associazione, rapidamente e correttamente.

  • Sistema di contabilità predisposto per le associazioni
  • Assistente per la scelta del conto
  • Creazione automatica di scritture da fatture
  • Scritture collettive, IVA ecc

ClubDesk include una contabilità completa, che consente di scegliere a piacere la partita doppia, un conto entrate/uscite o soltanto un registro di cassa.

Funzionalità completa, ma semplice

Il modulo di contabilità offre tutte le funzioni necessarie per la contabilità dell'associazione. Vari piani dei conti, aliquote IVA, valute estere, bilancio e conto economico configurabili, controllo di budget ecc. L'aspetto più importante è però che questo modulo è strutturato in modo intuitivo e orientarsi è facile e immediato.

Registrazione automatica da fatture

Il modulo di contabilità coopera in modo intelligente con il modulo di fatturazione e crea automaticamente scritture per fatture e pagamenti. La sincronizzazione automatica tra fatture e contabilità significa un risparmio enorme di tempo ed elimina anche numerose fonti di errore.

Tutto sempre disponibile in archivio

Tutto sempre disponibile in archivio

Le funzionalità di ClubDesk includono un piccolo server FTP e capacità di memoria sufficiente per poter memorizzare i dati dell'associazione online.

  • Tutti i dati centralizzati in un unico luogo
  • Sempre disponibili per tutti i collaboratori
  • Archivio pulito e ordinato
  • Comodità di ricerca dei dati

ClubDesk mette a disposizione un server dati centrale su cui è possibile archiviare tutti i documenti dell'associazione in modo sicuro, rendendoli accessibili comodamente su Internet a tutti i collaboratori dell'associazione 24 ore su 24.

Cartelle e diritti di accesso

Nell'archivio online è possibile creare cartelle a piacere come sul proprio computer, per poi depositarvi tutti i documenti dell'associazione. Ma a differenza dei dati sul computer, tutti o solo alcuni membri dell'associazione possono accedere a questi dati, vederli o anche scaricarli, modificarli e poi copiarli nuovamente nell'archivio online.

Trovare i documenti è semplice

Un altro vantaggio di un archivio centrale è che tutti i dati sono in un unico posto e quindi occorre cercare in un unico luogo per trovare informazioni specifiche. Naturalmente con il supporto di una sofisticata funzione di ricerca.

Elenchi per qualunque scopo

Con ClubDesk è veloce e facile creare elenchi dinamici che possono essere visualizzati e aggiornati su Internet in qualsiasi momento dai collaboratori autorizzati.

  • Rapidità: creazione di un nuovo elenco con pochi clic del mouse
  • Flessibilità: visualizzazione dei dati dei membri e/o informazioni a piacere
  • Comodità: grazie ai segni di spunta sì/no, ai menu di selezione ecc.
  • Efficienza: salvataggio dei moduli web direttamente nei documenti degli elenchi

Per tutti i tipi di attività occorre sempre creare diversi elenchi, ad esempio un elenco di controllo per un festival o per tenere traccia di chi si è iscritto a un evento. Per questo ClubDesk offre un supporto semplice ma geniale.

Creazione di elenchi con la rapidità del lampo

Se si desidera creare, ad esempio, un elenco di iscrizioni a un campo di addestramento per gli juniores A e B, è sufficiente fare clic sulle persone interessate nell'elenco dei membri, quindi selezionare il comando "Crea elenco". Poi è possibile determinare i dati dei membri, come il nome, l'anno di nascita ecc., da visualizzare in questo nuovo elenco e le colonne aggiuntive necessarie, ad esempio, "Iscritto: Sì/No" o "Misura maglia: S/M/L/XL".

Collaborazione ottimale

Dal momento che questi elenchi sono archiviati online, sono sempre visibili e anche modificabili per tutto il personale dell'associazione. Tra l'altro è possibile creare automaticamente nuove voci dell'elenco su moduli del sito web: se un visitatore del sito web compila un modulo di domanda, ad esempio, la richiesta finisce direttamente nel documento di elenco corrispondente.

Protezione dalla perdita di dati

Protezione dalla perdita di dati

I dati gestiti con ClubDesk sono conservati in un rinomato centro dati svizzero che soddisfa i più elevati requisiti per la sicurezza dei dati. I vantaggi di questa soluzione:

  • Backup periodico dei dati
  • Permanente disponibilità dei dati
  • Trasmissione sicura dei dati
  • Protezione da furti di dati

Tutti i collaboratori dell'associazione prendono davvero sul serio la creazione di copie di backup dei file dell'associazione memorizzati in casa e creano almeno di tanto in tanto backup dei documenti importanti? Se la gestione dei dati dell'associazione è affidata a ClubDesk, le preoccupazioni diventano inutili.

Perdita di dati

I dati sono memorizzati a specchio in un centro dati su dischi ridondanti, in modo da poter continuare a lavorare senza interruzione anche in caso di un guasto hardware. I server di dati sono protetti con corrente di emergenza e protetti anche contro gli incendi. Inoltre, vengono creati periodicamente backup di tutti i dati, memorizzati in un luogo sicuro.

Furto di dati

La crittografia di tutti i dati trasmessi con certificati SSL dedicati, i firewall gestiti e il monitoraggio dell'accesso garantiscono una protezione ottimale contro il furto di dati. In breve, con noi i dati sono in buone mani.

Massima semplicità d'uso

Massima semplicità d'uso

Dalla prima installazione della nuova gestione dell'associazione attraverso la mappatura della sua struttura in ClubDesk fino alla costruzione di un sito web dedicato all'associazione: ClubDesk supporta tutte le attività in ogni occasione grazie ad ausili versatili che hanno il solo scopo di semplificare la vita.

  • Guida all'installazione passo dopo passo
  • Finestre ed elenchi intuitivi
  • Funzionamento chiaro e moderno
  • Sistema di guida integrato

Semplice e chiaro

Nello sviluppo di ClubDesk la facilità d'uso ha avuto priorità assoluta. Soprattutto per un software che non viene utilizzato ogni giorno, tutto deve essere talmente semplice e logico per consentire di lavorare correttamente e automaticamente.

Chiaro e intuitivo

ClubDesk è suddiviso in cinque aree facili da capire, in cui si svolgono compiti specifici. Queste sono le aree "Contatti e gruppi", "Eventi", "Lettere e documenti", "E-mail" e "Sito web". Se ad esempio deve essere registrato un nuovo membro del club, andare alla sezione "Contatti e gruppi" e fare clic sul pulsante "Nuova persona". Completamente logico, no?

Moderno e intuitivo

Naturalmente, è anche possibile modificare la larghezza delle colonne di tutti gli elenchi con il mouse, prendere e spostare con il mouse gli eventi, assegnare i membri a una squadra utilizzando il drag and drop, aprire, rinominare o stampare lettere con un doppio clic o, se si preferisce, usando un menu contestuale. Proprio come ci si potrebbe aspettare, proprio intuitivo.

Trasferimento di poteri: un gioco da ragazzi

Tutti i passaggi di consegne ufficiali con ClubDesk sono un gioco da ragazzi.

  • Sicuro: passaggio di consegne garantito delle informazioni complete e più recenti
  • Veloce: nessuna installazione software necessaria
  • Comodo: non occorrono ricerche generali e copie di dati
  • Semplice: nessun problema di compatibilità dei dati

Di solito nel giro di due anni, compiti e funzioni sono trasferiti a nuove persone. Questo a volte può essere piuttosto complicato e spiacevole. Non con ClubDesk.

Il problema

Il precedente titolare della funzione deve raccogliere tutti i dati e i documenti in essere al momento e in qualche modo trasferirli al nuovo titolare. Questo poi spesso deve installare prima un software particolare e imparare a usarlo, o addirittura acquistarlo. E in certe situazioni, i dati devono essere convertiti anche in un formato diverso. Tutto questo richiede tempo ed è soggetto a errori.

La soluzione elegante

Con ClubDesk, in caso di passaggio di consegne, il nuovo titolare della funzione deve semplicemente inserire una password per avere accesso ai dati in ClubDesk. Tutto qui. Consente inoltre di visualizzare l'operatore storico ancora per una mezz'ora, in modo che possa aiutare il nuovo a iniziare in modo perfetto grazie alla sua esperienza con ClubDesk.