Découvrez les nouveaux points-forts d'un logiciel de club intuitif.

Toutes les données de membres toujours à jour

Travailler avec gestion de club centrale sur internet est idéal lorsque plusieurs personnes travaillent ensemble, et ne sont pas dans un même endroit. Cette approche offre les avantages suivants:

  • pas de duplication d'informations
  • données disponibles partout et à tout moment
  • tout le monde a les données les plus récentes
  • protection optimale contre la perte de données

Vous le savez sûrement : veiller à ce que les données des membres soient toujours à jour est loin d'être facile et nécessite une grande discipline.

Dupliquer les listes de membres

Souvent, plusieurs employés du club gèrent des listes différentes, qui sont maintenues à jour séparément par chacun. À des intervalles plus ou moins fréquents, celles-ci doivent ensuite être fusionnées avec difficulté pour obtenir une liste qui est complète et à jour. Elle sera alors envoyée à nouveau à des personnes différentes, telles que le trésorier, le comité du tournoi, etc., puis le tout recommence.

La solution

Tout cela appartient au passé. Dans ClubDesk, il n'y a plus qu'une liste de membres centrale dans laquelle les données sont maintenues à jour. Et comme celle-ci est accessible sur internet à chaque instant par chaque personne autorisée, elle ne doit jamais être envoyée, synchronisée ou fusionnée manuellement.

Jubilés et anniversaires

Jubilés et anniversaires

Grâce à ClubDesk n'oubliez plus jamais les anniversaires, les jubilés ou les honneurs. Vous pouvez:

  • déterminer la fenêtre de temps à afficher pour les félicitations.
  • choisir les personnes-groupes à considérer.
  • afficher les données sur le tableau d'affichage ou le site web.

Les membres, mais aussi les entraîneurs, les mécènes, les sponsors etc. se réjouissent des petites attentions comme les félicitations pour un anniversaire ou un jubilé. Si on se le rappelait, il serait facile d'appeler rapidement ou d'organiser un petit cadeau à une date correspondante.

Listes sur le tableau d'affichage

Par conséquent, vous pouvez afficher automatiquement une liste des prochains anniversaires et jubilés de tous les gens qui travaillent activement pour le club sur le tableau d'affichage, c'est-à-dire en se connectant à ClubDesk.

Sur le site du club

Les anniversaires et les jubilés peuvent être répertoriés sur le site web. Vous pourriez, par exemple, afficher les anniversaires de tous ou de certains membres sélectionnés dans la partie interne de la page web. C'est agréable quand les gens se félicitent.

Gérer facilement des groupes et les équipes

Gérer facilement des groupes et les équipes

La prise en charge optimale de votre structure de club est une condition préalable pour la communication et la gestion efficaces des membres. Cela vous permet de façon très efficace:

  • d'envoyer des lettres aux groupes
  • d'envoyer des e-mails d'information
  • d'inviter des groupes à des rendez-vous
  • de créer des listes d'équipe
  • de publier des rendez-vous de groupe

Presque chaque club est divisé en l'un ou l'autre type, soit en groupes, sections, équipes, ou similaires. ClubDesk fournit une solution parfaite à cet effet.

Simple mais souple

Avec ClubDesk, vous pouvez très facilement représenter la structure de votre association. Pour cela, vous établissez un dossier pour chaque groupe et vous y faites glisser les membres souhaités avec la souris. Comme les dossiers sur votre ordinateur, vous pouvez aussi déplacer les groupes dans ClubDesk. Vous pouvez ainsi glisser les dossiers « juniors A » et « juniors B » dans le dossier « Juniors » pour regrouper tous les juniors dans un seul groupe.

Extrêmement efficace

ClubDesk prend en charge et utilise la présence de groupes de différentes manières. Ainsi, vous pouvez envoyer en quelques clics une lettre type ou un e-mail à tous les membres d'un groupe, assigner un groupe à un rendez-vous ou imprimer une liste d'une équipe avec tous les numéros de téléphone à la volée.

Recherche perfectionnée et facile

Une condition préalable pour une recherche vraiment utile est la capacité de recherche à travers toutes les données. Comme avec ClubDesk tout est enregistré dans un seul endroit centralisé, vous pouvez trouver absolument tout. ClubDesk propose pour cela:

  • recherche rapide: recherche toutes les données et affiche un menu de résultats sélectionnés
  • filtre rapide: affiche seulement les éléments avec le terme de recherche dans une liste
  • filtre puissants: filtre certaines données très précises à partir de listes
  • recherche de groupes: réunit les membres en groupes thématiques

À quoi vous servent les données traitées le plus consciencieusement, si vous ne pouvez pas trouver rapidement les informations dont vous avez besoin ? C'est pourquoi ClubDesk fournit des fonctions de recherche qui sont aussi simples qu'efficaces.

Recherche en un clin d'œil

La manière la plus rapide de trouver quelque chose est que vous tapiez un ou plusieurs mots-clés dans la recherche rapide qui se trouve en haut à droite dans chaque fenêtre. En une fraction de seconde, toutes les données pertinentes de votre club seront parcourues et tous les résultats possibles affichés dans une courte liste en dessous de la zone de recherche. Sélectionnez ici, si vous voulez afficher l'adresse de Thomas Studer, un de ses rendez-vous ou l'invitation au dîner de Noël d'il y a trois ans.

Ou des filtres fins

Bien sûr, vous pouvez également rechercher uniquement dans des données très spécifiques en fonction des informations très spécifiques, et ainsi, par exemple, afficher rapidement tous les joueurs professionnels masculins nés en 1998. Parfois, il est le plus rapide de regarder les membres réunis par équipe, puis de rechercher une personne sur leur fonction au sein de l'équipe. ClubDesk offre toute l'aide possible à cet effet.

Créer des lettres en série facilement

Comme vous gérez à la fois vos contacts et l'émission des lettres dans ClubDesk, le programme offre une intégration optimale de ces deux aspects. Vos avantages de cette interaction parfaite sont:

  • Sélection efficace de destinataires
  • lettres en série rapides à tous les groupes
  • clic de sélection des bénéficiaires
  • lettres en série prêtes à l'emploi comme modèles

Comme vous avez un accès direct à toutes les données d'adresse du traitement de texte de ClubDesk, vous pouvez envoyer des lettres aussi facilement à plus de gens, comme vous le connaissez avec les e-mails.

Qui reçoit cette lettre ?

À la différence de traitements de texte classiques, vous trouvez un champ destinataire en haut dans la fenêtre de ClubDesk. Il vous suffit d'y taper le nom ou les noms des personnes à qui la lettre doit être envoyée. Et déjà, plusieurs lettres sont générées et fournies avec les détails de l'adresse correcte. C'est aussi simple qu'il y parait.

Envoyer du courrier en masse

Bien sûr, vous pouvez entrer un nom de groupe au lieu d'une seule personne. Par exemple, si vous tapez juniors A, tous les juniors A reçoivent cette lettre. Ainsi, les lettres peuvent être envoyées à chaque groupe.Si seules certaines personnes doivent recevoir une lettre, cliquez dessus simplement dans la liste des membres, puis sélectionnez la commande « Créer des lettres pour ces contacts ». Une lettre en série sera ainsi envoyée à cette sélection.

Sélection intelligente du destinataire

La plus grande attention a été accordée à une sélection facile des destinataires des lettres et des e-mails.

  • Propositions d'adresse: lors de la saisie, proposition intelligente des destinataires
  • Groupes d'adresses: accès pratique à tous les groupes, équipes...
  • Données actuelles: toujours utiliser les données les plus récentes

Si vous envoyez un e-mail dans ClubDesk, vous avez alors un accès direct aux adresses e-mail de tous les membres du club enregistrés, les sponsors, les partenaires, etc. Tout cela s'applique également pour les lettres.

Propositions intelligentes des destinataires

Entrez « Guido » dans le champ du destinataire, une liste de sélection avec tous les Guidos de la base de données d'adresses s'affiche directement dans le champ. Entrez alors un « H » et les Guidos affichés sont seulement ceux dont les noms commencent par H. De cette façon, vous pouvez également sélectionner des groupes tels que « Conseil d'administration ».

Données toujours actuelles

Comme vous travaillez dans ClubDesk avec une base de données centrale, toutes les données sont toujours à jour. Même si un collègue corrige une adresse après que vous avez déjà écrit un e-mail, mais pas encore envoyé, il est envoyé à l'adresse correcte lors de l'envoi.

Adresse e-mail du club pour tous

Comme ClubDesk contient pour ainsi dire un petit serveur de messagerie, vous et tous les membres peuvent communiquer facilement entre vous par e-mail. Ce qui signifie pour vous:

  • adresses de messagerie accrocheuse pour tous les membres du club
  • les changements des adresses personnelles ne posent aucun problème
  • libre choix du programme de messagerie avec lequel vous voulez travailler
  • archive complète de tous les e-mails du club

Chaque membre de l'association reconnue reçoit automatiquement sa propre adresse e-mail club qui est composée des nom, prénom et nom du club et que l'on peut donc mémoriser très facilement.

Adresses e-mails faciles à mémoriser

Dans ClubDesk, vous pouvez non seulement enregistrer une adresse e-mail personnelle pour chaque membre, mais également définir votre propre adresse e-mail club qui peut être très facile à retenir : par exemple « hans.muster@scmuster.de ». Ainsi, il vous suffit de connaître le nom et le prénom d'un membre pour lui envoyer un e-mail.

Livraison intelligente d'e-mails

Si vous envoyez un e-mail à une telle adresse de club, l'e-mail sera automatiquement redirigé vers l'adresse e-mail personnelle du membre. Autrement dit, vous ne devez pas connaître par cœur les adresses e-mail personnelles des membres et ça n'a pas d'importance si elles changent. Cela signifie que vous pouvez envoyer ou recevoir des e-mails club aussi avec votre programme de messagerie préféré. Et le meilleur : cela s'applique pour tous les membres du club.

Listes de distribution automatique

Listes de distribution automatique

L'intégration parfaite de la gestion des membres et le programme e-mail dans ClubDesk permet un travail très pratique avec des listes de distribution. ClubDesk propose:

  • création autom. des listes de distribution
  • listes de distribution toujours actuelles
  • lettres en série pratiques
  • e-mails efficacent aux groupes

L'envoi des e-mails ou des lettres à des groupes spécifiques de votre club dans ClubDesk est aussi facile et pratique que ce que l'on pourrait souhaiter.

Créer des listes de distribution

Si vous créez un nouveau groupe dans la gestion des membres de ClubDesk, par exemple, pour les membres passifs, une liste de distribution est automatiquement générée qui peut être utilisée pour envoyer un e-mail ou une lettre à tous les membres de ce groupe. Donc, si vous voulez par ex. envoyer un e-mail à tous les membres passifs, il suffit d'entrer le nom de groupe « passif » dans le champ du destinataire. Cela fonctionne aussi avec votre propre programme de messagerie avec « passive@scmuster.de ».

Mise à jour des listes de distribution

Bien sûr, les destinataires de toutes les listes de distribution sont toujours à jour. Si vous déplacez, par exemple en raison de l'âge, des juniors D dans le groupe juniors C, non seulement les groupes mais aussi les deux listes de distribution sont mis à jour immédiatement.

Gestion centralisée de tous les événements du club

Gestion centralisée de tous les événements du club

Pour une planification de rendez-vous efficace, il est essentiel que toutes les parties aient un accès direct à toutes les informations pertinentes pour la planification. Quoi de mieux qu'un calendrier du club central sur internet?

  • Disponible à tout moment
  • Consultable de n'importe quel endroit
  • Toujours à jour
  • Afficher les rendez-vous sur le site

Avec le calendrier de rendez-vous contenu dans ClubDesk, tous les employés du club peuvent facilement visualiser et gérer tous les rendez-vous du club.

Toujours disponible pour tout le monde

Étant donné que le calendrier est stocké sur internet, tous les employés du club peuvent, avec des droits d'accès appropriés, afficher à tout moment tous les rendez-vous ou en créer de nouveaux. Et cela, bien sûr, compte tenu d'autres rendez-vous déjà enregistrés. Si un rendez-vous est décalé, tout le monde peut le voir instantanément ou même être avisé par e-mail.

Planification efficace de rendez-vous

Avec ClubDesk, vous avez non seulement une parfaite vue d'ensemble de tous les rendez-vous pertinents, mais vous pouvez mettre en place ou traiter tous les types de rendez-vous rapidement et facilement. Dans ClubDesk, vous créez des rendez-vous directement avec la souris, vous avez accès à tous les membres et les groupes du club, vous pouvez établir facilement des rendez-vous périodiques et bien plus.

Communiquer des rendez-vous incluant inscriptions / désinscription

Organisez vos événements encore plus rapidement et plus facilement. Les modifications sont automatiquement suivies sur le site. Et lorsque vous créez un rendez-vous, des e-mails d'invitation sont envoyés sur demande instantanément.

  • Publication: publiez facilement des rendez-vous sur internet
  • invitations aux rendez-vous: ClubDesk envoie sur demande des e-mails d'invitations et de rappel
  • inscriptions/désinscriptions: les utilisateurs peuvent s'inscrire ou se désinscrire en un seul clic.
  • Rendez-vous confidentiels: visibles uniquement pour les membres du club

C'est bien que la direction du club puisse rapidement et facilement visualiser et gérer toutes les dates du club. Mais ne serait-il pas merveilleux si les membres du club ou les parents des juniors pouvaient aussi consulter les rendez-vous intéressants ?

Publier des rendez-vous sur internet

Avec ClubDesk, il est facile de publier certains rendez-vous du calendrier du club sur le site internet du club. Affichez sur votre site tous les événements qui ont lieu dans les trois prochains mois. Puisque tout est lié, chaque nouveau rendez-vous et chaque modification sont affichés automatiquement sur le site web du club.

Invitations à des rendez-vous et inscriptions / désinscriptions

Avec ClubDesk, vous pouvez envoyer automatiquement à chaque rendez-vous une invitation par e-mail à tous les participants. Les participants peuvent s'inscrire ou se désinscrire en un clic. Et pour que personne n'oublie le rendez-vous, ClubDesk envoie automatiquement un rappel par e-mail. Avec ces fonctionnalités, planifiez et organisez des épreuves, des entraînements, des réunions et des festivals en une fraction de seconde. Voyez par vous-même et de regardez le film d'information.

S'abonner au calendrier

S'abonner au calendrier

Le personnel du club et les membres ont un accès toujours direct et pratique à tous les grands rendez-vous du club.

  • Intégrer les rendez-vous du club dans le calendrier d'affaires ou privé.
  • Mise à jour en une minute pour les modifications de rendez-vous.
  • Affichage des rappels de rendez-vous sur votre téléphone mobile

ClubDesk aide à tenir à jour vos rendez-vous de club de manière centralisée dans un seul endroit. D'accord. Mais comment faire en sorte que les employés du club et les membres intéressés soient informés rapidement des nouveaux rendez-vous et également au courant assez vite des changements de dernière minute ?

S'abonner aux rendez-vous de club sur les téléphones mobiles

Chaque membre du club a automatiquement un calendrier en ligne dans ClubDesk, qui ne contient que les rendez-vous propres du club. C'est précisément ce calendrier qui peut être super facile à ajouter au calendrier personnel sur votre téléphone mobile et y être masqué ou affiché dans sa propre couleur.

Dans Outlook, Apple ou Google Agenda

L'abonnement à votre calendrier du club avec les principaux programmes de calendrier est aussi simple que possible. Les format iCal fournis par ClubDesk sont simplement pris en charge par la quasi-totalité programmes de calendrier Mac ou Windows.

Abonnez-vous pour obtenir vos rendez-vous de club personnels ou, par ex., mettez à disposition les rendez-vous de concert de tous vos fans sous forme d'abonnement ! Découvrez comment faire dans le film suivant.

Contrôle de présence pratique

Contrôle de présence pratique

Le contrôle des présences de ClubDesk vous aide simplement...

  • à contrôler qui s'est inscrit ou désinscrit.
  • à cocher, qui était effectivement présent ou absent.
  • à saisir des commentaires pour les absences individuelles.
  • à imprimer ou exporter des listes de présence.

Combien de membres sont venus à l'épreuve de lundi de la session d'été passée ? L'ensemble du conseil d'administration était-il présent à la dernière Assemblée générale ? Pour combien de juniors pouvons-nous solliciter un moyen de transport à l'association ? Toutes ces questions peuvent être éclaircies et répertoriées facilement avec les contrôles de présence de ClubDesk.

Listes automatique sd'abonnés

À partir du calendrier de rendez-vous et des informations de groupe de la gestion des membres, ClubDesk peut créer automatiquement une liste des participants pour chaque rendez-vous. Un téléphone mobile ou un ordinateur portable avec accès à internet suffit alors pour cocher qui était vraiment là. Vous pouvez bien-entendu aussi imprimer les listes de présence et insérer les croix à la maison dans ClubDesk.

Dans le film suivant, vous pouvez voir la simplicité et la rapidité des contrôles de présence en un peu moins de quatre minutes.

Un nouveau site du club en un rien de temps

Une grande attention a été accordée à ce que la création, l'amélioration et le maintien à jour du site web du club soient extrêmement faciles et sûrs, afin qu'à l'avenir, cette tâche ne puisse pas être accomplie que par une seule personne.

  • Rapide: création d'un nouveau site web en peu de temps
  • Simple: si simple à apprendre que plusieurs personnes peuvent participer
  • Flexible: transmettre le site web sans difficulté à une nouvelle personne
  • Actuel: les modifications sont intégrées très rapidement

Avec ClubDesk, vous pouvez créer votre propre site web en quelques heures sans aucune connaissance préalable. Le plus grand travail n'est plus la création du site, mais la collecte et le traitement des informations intéressantes.

Définir une page web

Tout d'abord, vous déterminez la structure de votre site web, ainsi que les pages principales et sous-pages que votre site web doit avoir. Ceci est aussi simple que la création de dossiers sur votre ordinateur. Sélectionnez ensuite l'un style de navigation pré-spécifié et un look que vous pouvez ensuite modifier, par ex. avec une police différente ou des couleurs plus claires ou avec un logo du club plus grand. Et vous pouvez déjà remplir votre site web avec des textes, des images, des rendez-vous.

Remplir avec le contenu

Choisissez ensuite pour chaque page si elles doivent être sur une ou deux colonnes, et avec quelles informations que vous souhaitez les remplir. Vous pouvez choisir les zones de texte, images, nouvelles, listes de contacts, rendez-vous, liens de téléchargement et plus. Ceux-ci peuvent être poussés à l'endroit désiré avec la souris, puis traités en un seul clic. Il n'y a pas plus simple.

Site web entièrement intégré dans ClubDesk

Site web entièrement intégré dans ClubDesk

ClubDesk propose un système de gestion de contenu (CMS) privé, petit, qui répond pleinement aux besoins des clubs pour la création de sites web.

  • Aucun logiciel web requis
  • Connaissance HTML pas nécessaire
  • Allocation de travail possible
  • Utilisation de données existantes

Vous pouvez également créer votre site web en totalité avec ClubDesk. Vous n'avez besoin pour cela d'acheter aucun logiciel web spécial ou d'apprendre un système de gestion de contenu complexe.

Répartir le travail facilement

Pour qu'un membre de l'association puisse ajouter ou modifier des informations sur le site, il suffit de lui en donner le droit sur ClubDesk. Un seul clic suffit. Ainsi, le membre ne doit pas avoir de logiciel particulier, une connaissance de HTML ou savoir où l'on doit télécharger des fichiers. Avec ClubDesk, il est facile de répartir le travail sur le site sur plusieurs épaules.

Afficher les données existantes

Grâce à la parfaite intégration du site dans ClubDesk, afficher les données et les informations existantes sur le site est un jeu d'enfant, que ce soit les dates, les lieux et les numéros de téléphone des accompagnateurs.

Pages automatiques d'équipe / de groupe

Pages automatiques d'équipe / de groupe

Grâce à l'interaction parfaite entre la gestion des membres et le site web, une sous-page peut être créée pour chaque équipe ou groupe de manière complètement automatique. Ainsi, pour chaque groupe les informations suivantes apparaissent sur le site web:

  • informations générales sur le groupe
  • tous les membres du groupe
  • les nouvelles relatives à ce groupe
  • les évènements de ce groupe

Pages automatiques d'équipe / de groupe

Avec ClubDesk, une page d'information concernant chaque groupe de l'association peut être confortablement créée. Là, les membres de chaque groupe peuvent trouver des informations qui ne concernent que ce groupe.

Créer automatiquement des pages de groupe

Le grand avantage, c'est que ces pages d'informations sont automatiquement créées et mises à jour pour tous les groupes de votre association. Par exemple, vous pouvez créer des sous-pages pour tous les sous-groupe des juniors d'un seul coup. Ainsi, les juniors-A, les juniors-B, etc. ont chacun leur propre page.

Définir le contenu des pages de groupe

Bien sûr, vous pouvez déterminer quelles informations sont affichées sur ces pages de groupe elles-mêmes. Par exemple, une photo d'équipe, les membres de chaque groupe ou les dates d'entraînement ou de matchs du groupe. Avec un réglage fin, vous pouvez même spécifier que certaines informations telles que les numéros de téléphone des membres du groupe ne soient accessibles qu'aux membres du club.

Gérer confortablement les sponsors

Même sans une profonde connaissance de HTML, vous pouvez mettre vos sponsors en évidence avec ClubDesk, et leur offrir une présence optimale sur la page web de votre association. Avec ClubDesk, vous pouvez :

  • grouper facilement les sponsors
  • définir les emplacements d'affichage de premier plan
  • générer automatiquement des listes de sponsors
  • choisir la durée et le tri d'affichage

Vous voulez pouvoir dire exactement à vos sponsors où et à quelle fréquence ils apparaissent sur la page web de votre association ? Et si les logos du sponsor principal doivent être plus grands et vus plus souvent, à la manière de ceux présents sur les vêtement ou accessoires ?

Grouper les sponsors

Vous pouvez regrouper facilement vos sponsors dans ClubDesk. Il suffit de définir un dossier pour le sponsor principal et les sponsors secondaires, puis de déplacer leurs adresses dans les dossiers correspondants.

Afficher les logos des sponsors

Vous pouvez ensuite déterminer en quelques clics que les principaux sponsors soient toujours visibles dans le pied de page sur la page web, tandis que les sponsors secondaires sont affichés en alternance pendant 30 secondes au bas de la colonne de droite. En bref, vous pouvez montrer exactement à chaque sponsor la présence qu'il obtient sur votre site web en échange de son argent. On vous montre sur ce film comme c'est simple.

Émettre des factures en masse

Émettre des factures en masse

Parce que vous gérez dans ClubDesk à la fois vos contacts et l'émission des factures, ClubDesk offre une intégration optimale de ces deux aspects. Votre avantage:

  • sélection efficace de destinataires
  • factures rapides pour tous les groupes
  • Adapter les montants selon la personne
  • Envoi par courrier ou par e-mail

Comme vous avez un accès direct aux données d'adresses depuis le module de facturation de ClubDesk, vous pouvez envoyer des factures à plusieurs personnes comme vous les connaissez par e-mail.

Qui reçoit cette facture?

Comme avec les e-mails, il vous suffit de saisir le nom ou les noms des personnes à qui une facture doit être envoyée dans le champ du destinataire. Bien sûr, vous pouvez saisir le nom d'un groupe à la place de celui d'une personne, pour, par exemple, facturer à tous les juniors le montant des cotisations annuelles.

Personnaliser les éléments de la facture individuellement

Si l'un des juniors bénéficie d'une cotisation réduite parce qu'il est entraîneur, par exemple, vous pouvez déterminer facilement un élément de la facture pour un seul destinataire d'un groupe, comme souhaité.

Champ de contact et article dans les factures

Champ de contact et article dans les factures

Grâce aux fonctions suivantes, la saisie des éléments de facturation est extrêmement efficace:

  • sélectionner facilement les articles de la liste
  • lire des montants depuis des données de contact
  • reprendre des montants depuis des listes

Envoyer une grande quantité de factures à différentes personnes et groupes peut devenir rapidement très complexe et chronophage. Pas avec ClubDesk.

Travailler avec une base d'articles

Avec ClubDesk, vous pouvez très facilement représenter la structure de votre association. Pour cela, vous établissez un dossier pour chaque groupe et vous y faites glisser les membres souhaités avec la souris. Comme les dossiers sur votre ordinateur, vous pouvez aussi déplacer les groupes dans ClubDesk. Vous pouvez ainsi glisser les dossiers « juniors A » et « juniors B » dans le dossier « Juniors » pour regrouper tous les juniors dans un seul groupe.

Montants personnels

Vous pouvez par exemple saisir la cotisation de membre dans les contacts, elle sera transférée dans la facture. Vous pouvez aussi gérer, depuis une liste, les pénalités ou le prix individuel des boissons pour un membre, et le montant total sera automatiquement transféré vers la facture annuelle.

Contrôle des paiements et rappels

Avec ClubDesk, les factures et les arriérés sont toujours sous votre contrôle:

  • saisir ou importer des paiements
  • vue d'ensemble des factures impayées
  • Rappels de paiements à portée de main

Garder un œil sur tous les paiements reçus, savoir à qui un montant doit être notifié ou un rappel envoyé est un jeu d'enfant avec ClubDesk.

Entrées de paiements

Vous pouvez saisir des paiements manuellement ou simplement importer les données BVR de la Banque qui sont disponibles. Bien sûr, ClubDesk prend également en charge le traitement efficace de paiements partiels, y compris la facturation postérieure du montant en souffrance.

Rappels

ClubDesk affiche automatiquement une liste des factures en retard. Vous pouvez sélectionner toutes les factures en attente pour lesquelles vous voulez envoyer un rappel de paiement. Un clic de plus et la tâche est terminée. 

Comptabilité intégrée

Comptabilité intégrée

Les fonctionnalités suivantes permettent de faire la comptabilité du club rapidement et correctement.

  • Systèmes de comptes prêts à l'emploi pour les clubs
  • Assistant pour le choix des comptes
  • création autom. automatique sur factures
  • Récapitulatifs, TVA...

ClubDesk comprend une comptabilité complète, permettant une comptabilité à double entrée, un calcul des recettes et dépenses ou un simple journal de caisse, comme vous le voulez.

Fonctionnalité complète, mais simple

Le module de comptabilité offre toutes les fonctions dont vous avez besoin pour votre comptabilité de club. Différents plans comptables, TVA, devises étrangères, bilan configurable, compte de résultat, contrôle du budget, etc. Mais le point fort de ce module réside dans sa conception très claire et structurée, vous permettant de vous repérer immédiatement.

Écritures automatiques depuis les factures

Le module de comptabilité fonctionne en interaction avec le module de facturation et crée automatiquement des écritures pour les factures et les entrées de paiements. La synchronisation automatique entre les factures et la comptabilité signifie un gain de temps énorme et élimine de nombreuses sources d'erreur.

Tout est toujours disponible dans les archives

Tout est toujours disponible dans les archives

Un petit serveur FTP, pourvu d'une capacité de stockage suffisante pour stocker les données de votre association est inclus dans le champ d'application de ClubDesk.

  • Toutes les informations centralisées en un seul endroit
  • Toujours disponibles pour tous les employés
  • Archives rangées correctement
  • Recherche confortable des données

Avec ClubDesk, vous disposez d'un serveur de données centralisé sur lequel vous pouvez archiver tous les documents de votre club et auquel tous les collaborateurs de l'association peuvent avoir accès par internet, à tout moment.

Dossiers et droits d'accès

Dans l'archivage en ligne, vous pouvez créer des dossiers exactement comme vous le feriez sur votre propre ordinateur, et y glisser tous les documents de l'association. Mais à la différence des données sur votre ordinateur, tous ou une partie des membres de l'association peuvent y accéder, pour les afficher ou même les télécharger, les modifier et les recopier dans l'archivage en ligne.

Trouver facilement des documents

L'autre avantage d'archives centralisées est que toutes les données sont dans un seul endroit et qu'une recherche dans un seul endroit suffit également pour trouver des informations spécifiques. Naturellement, une fonction de recherche perfectionnée est là pour vous aider.

Des listes pour tous les objectifs

Avec ClubDesk, créez rapidement et facilement des listes dynamiques qui peuvent être consultées et mises à jour à tout moment sur internet par les employés autorisés.

  • Rapide: créez une nouvelle liste en quelques clics
  • Flexible: affichez les données de membres et / ou toute autre information
  • Pratique: grâce aux cases à cocher oui/non, menus, etc.
  • Efficace: enregistrer des formulaires web directement dans les documents de listes.

Il est nécessaire de créer différentes listes pour toutes sortes de tâches, comme une liste de vérification pour une fête ou pour garder une trace de qui s'est inscrit à un événement. À cette fin, ClubDesk offre un appui simple mais génial.

Créer des listes rapidement

Vous souhaitez par exemple créer une liste d'inscription pour un camp d'entraînement pour les juniors A et B, il vous suffit de cliquer sur les personnes appropriées dans la liste des membres, puis de sélectionner « Créer liste ». Ensuite, vous pouvez spécifier les informations de membres tels que le nom, la promotion, etc. apparaissant dans cette nouvelle liste et les colonnes supplémentaires dont vous avez besoin, comme « s'est incrit: Oui / Non » ou « Taille maillot : S / M / L / XL ».

Collaboration optimale

Puisque ces listes sont stockées en ligne, elles sont toujours visibles et modifiables par tout le personnel de l'association . De nouvelles entrées de listes peuvent être créées automatiquement depuis des formulaires web : lorsqu'un visiteur du site remplit un formulaire d'inscription, celle-ci atterrit directement dans le document de la liste associée.

Prévention des pertes de données

Prévention des pertes de données

Les données que vous gérez avec ClubDesk sont stockées dans un centre de données suisse renommé qui répond aux plus hautes exigences en matière de sécurité des données. Cela vous procure:

  • des sauvegardes régulières de vos données
  • une disponibilité permanente des données
  • une transmission sécurisée des données
  • une protection contre le vol de données

Tous les employés prennent-ils au sérieux la sauvegarde des données enregistrées à domicile et font-ils au moins de temps en temps des copies de sauvegarde des documents importants ? En gérant les données de votre club avec ClubDesk, vous n'avez plus besoin de vous soucier de tout cela.

Perte de données

Vos données sont enregistrées sur des disques redondants dans un centre de données, de sorte que vous puissiez continuer à travailler sans interruption même en cas de défaillance matérielle. Les serveurs de données sont sécurisés en cas de panne d'alimentation électrique et auto-protégés contre le feu. En outre, toutes les données existantes sont sauvegardées régulièrement et stockées dans un endroit sûr.

Vol de données

Le chiffrement de toutes les données transmises avec des certificats SSL dédiés, une gestion par pares-feu et une surveillance des accès assurent une protection optimale contre le vol de données. En bref, chez nous vos données sont entre de bonnes mains.

Fonctionnement simple

Fonctionnement simple

De la mise en place de la gestion de votre association en passant par la représentation de sa structure jusqu'à la construction d'un site web : ClubDesk vous apporte un soutien diversifié, des aides de toutes sortes, avec pour objectif de vous simplifier un peu plus la vie.

  • Assistance étape par étape
  • Fenêtres et listes claires
  • Utilisation moderne et intuitive
  • Système d'aide intégré

Simple et clair

Lors du développement de ClubDesk, la facilité d'utilisation fut la plus haute priorité. Tout doit être rendu si simple et si logique que l'on ne puisse jamais se tromper, plus encore avec un logiciel que l'on n'utilise pas tous les jours.

Clair

ClubDesk est divisé en cinq zones facilement observables, chacune dédiée à des tâches spécifiques. Ces zones sont « contacts et groupes », « rendez-vous », « lettres et documents », « e-mail » et « site web ». Si vous voulez ajouter un nouveau membre à l'association, allez sur « contacts et groupes » et cliquez sur le bouton « nouvelle personne ». Complètement logique, non?

Moderne et intuitif

Vous pouvez bien sûr modifier la largeur des colonnes de toutes les listes avec la souris, empaqueter et déplacer les rendez-vous également avec la souris, affecter des membres à une équipe par glisser-déposer, ouvrir, renommer ou imprimer des lettres avec un double-clic ou, si vous préférez, en utilisant un menu contextuel. Donc, comme on pouvait s'y attendre, très intuitivement.

Le transfert de fonctions, un jeu d'enfant

Pour les raisons suivantes, les transferts de fonctions avec ClubDesk sont un jeu d'enfant.

  • Sûr: transfert garanti de la totalité des données et des nouvelles informations.
  • Rapide: aucune installation de logiciel n'est nécessaire
  • Pratique: pas besoin de recherche combinée et de copie des données.
  • Simple: les problèmes de compatibilité avec les données n'existent pas.

Habituellement, toutes les quelques années, les tâches et fonctions doivent être transférées à de nouvelles personnes. Cela peut parfois devenir désagréable et assez compliqué. Pas avec ClubDesk.

Le problème

L'ancien titulaire devait jusqu'ici rechercher toutes les informations et documents et les transmettre à la nouvelle personne. Pour cela, il fallait souvent installer et apprendre d'abord un logiciel particulier, ou même en acheter un nouveau. Et dans certains cas, les données devaient même être converties dans un format différent. Tout cela prend du temps et engendre des erreurs.

La solution élégante

Avec ClubDesk, vous devez juste transmettre un mot de passe au nouveau titulaire pour lui permettre l'accès aux données. Et voilà. L'ancien titulaire n'a plus qu'à prendre une petite demi-heure pour montrer comment il a travaillé jusqu'ici avec ClubDesk et pour aider son successeur à un parfait départ.