Entdecken Sie die neuen Highlights einer intuitiven Vereinssoftware.

Alle Mitgliederdaten immer aktuell

Die Arbeit mit einer zentralen Vereinsverwaltung im Internet ist ideal, wenn mehrere Personen zusammen- arbeiten, die nicht an einem Ort sind. Diese Arbeitsweise bietet die folgenden Vorteile:

  • Keine doppelten Datenbestände
  • Daten immer und überall verfügbar
  • Jeder hat die aktuellsten Daten
  • Optimaler Schutz vor Datenverlust

Sie kennen das sicher: Dafür zu sorgen, dass die Mitgliederdaten immer auf dem neusten Stand sind, ist alles andere als einfach und erfordert eine ungeheure Disziplin.

Doppelte Mitgliederlisten

Häufig führen mehrere Vereinsmitarbeiter unterschiedliche Listen, die von jedem einzeln gepflegt werden. In mehr oder weniger kurzen Intervallen müssen diese dann mühsam zusammengeführt werden, um wieder eine Liste zu erhalten die komplett und aktuell ist. Die wird dann wieder an verschiedene Leute geschickt, wie den Kassierer, das Turnierkomitee usw., worauf das Ganze wieder von vorne beginnt.

Die Lösung

All das gehört der Vergangenheit an. In ClubDesk gibt es nur noch eine zentrale Mitgliederliste, in der Daten gepflegt werden. Und da diese im Internet jedem Berechtigten jederzeit zugänglich ist, muss sie nie mehr verschickt, manuell synchronisiert oder zusammengeführt werden.

Jubiläen und Geburtstage

Jubilaeum und Geburtstage

Dank ClubDesk nie mehr Geburtstage, Jubiläen oder Ehrungen vergessen. Sie können:

  • Das Zeitfenster für anzuzeigende Gratulationen bestimmen.
  • Zu berücksichtigende Personen-gruppen auswählen.
  • Daten auf dem schwarzen Brett oder der Webseite anzeigen.

Mitglieder, aber auch Trainer, Gönner, Sponsoren usw. freuen sich über kleine Aufmerksamkeiten wie Gratulationen zum Geburtstag oder Jubiläum. Wenn man nur immer daran denken würde, wäre es ein Leichtes, kurz anzurufen oder bei einem runden Datum ein kleines Geschenk zu organisieren.

Listen auf dem schwarzen Brett

Daher können Sie für alle Leute, die aktiv für den Verein arbeiten, auf dem schwarzen Brett, also beim Einloggen in ClubDesk, automatisch eine Liste mit den nächsten Geburtstagen und Jubiläen anzeigen.

Auf der Vereinswebseite

Geburtstage und Jubiläen lassen sich auch auf der Webseite auflisten. So könnten Sie z.B. im internen Bereich der Webseite die Geburtstage aller oder ausgewählter Mitglieder anzeigen. Ist doch schön, wenn sich die Leute gegenseitig gratulieren.

Gruppen und Teams bequem verwalten

Gruppen und Teams bequem verwalten

Die optimale Unterstützung Ihrer Vereinsstruktur ist eine Voraussetzung für eine effiziente Kommunikation und Verwaltung der Mitglieder. Dadurch können Sie sehr effizient:

  • Serienbriefe an Gruppen schicken
  • Info-E-Mails verschicken
  • Gruppen zu Terminen einladen
  • Mannschaftslisten erstellen
  • Gruppentermine veröffentlichen

Fast jeder Verein ist in der einen oder anderen Art in Gruppen, Sektionen, Mannschaften oder dergleichen aufgeteilt. ClubDesk bietet dafür eine perfekte Lösung.

Einfach und doch flexibel

Mit ClubDesk können Sie sehr einfach die Struktur Ihres Vereins abbilden. Sie legen dazu für jede Gruppe einen Ordner an und ziehen die gewünschten Mitglieder mit der Maus in diesen Ordner. Wie Ordner auf Ihrem Computer lassen sich auch die Gruppen in ClubDesk verschieben. So schieben Sie z.B. die Ordner „Junioren A" und „Junioren B" einfach in den Ordner „Junioren", um alle Junioren in einer Gruppe zusammenzufassen.

Ungemein effizient

ClubDesk unterstützt und nutzt das Vorhandensein von Gruppen auf vielfältige Art und Weise. So können Sie mit nur einem Klick einen Serienbrief oder E-Mails an alle Mitglieder einer Gruppe schicken, eine Gruppe einem Termin zuweisen oder im Handumdrehen eine Liste einer Mannschaft mit allen Handynummern ausdrucken.

Ausgefeilte und einfache Suche

Eine Voraussetzung für eine wirklich brauchbare Suche ist die Möglichkeit alle Daten zu durchsuchen. Da mit ClubDesk alles zentral an einem Ort gespeichert ist, können Sie auch absolut alles finden. ClubDesk bietet dazu:

  • Schnellsuche: Sucht in allen Daten und zeigt ein Trefferauswahlmenü
  • Quickfilter: Zeigt in einer Liste nur noch Einträge mit dem Suchbegriff
  • Powerfilter: Filtert aus Listen ganz gezielt bestimmte Daten heraus
  • Suchgruppen: Fasst Mitglieder zu thematischen Gruppen zusammen

Was nützen Ihnen die sorgfältigst gepflegten Daten, wenn Sie die benötigten Informationen nicht schnell wiederfinden können? Deshalb bietet ClubDesk Suchfunktionen, die ebenso genial wie einfach sind.

Blitzschnell suchen

Bei der schnellsten Art etwas zu finden tippt man einen oder mehrere Suchbegriffe in die Schnellsuche ein, die Sie oben rechts in jedem Fenster finden. In Sekundenbruchteilen werden alle relevanten Daten Ihres Vereins durchsucht und alle möglichen Treffer in einer kurzen Liste unter dem Suchfeld angezeigt. Wählen Sie dort aus, ob Sie sich die Adresse von Thomas Studer, einen seiner Termine oder die Einladung zum Weihnachtsessen vor drei Jahren anschauen wollen.

Oder raffinierte Filter

Natürlich können Sie auch nur in ganz bestimmten Daten nach ganz bestimmten Informationen suchen und sich so z.B. blitzschnell alle männlichen Lizenzspieler mit Jahrgang 1998 anzeigen lassen. Manchmal ist es am schnellsten sich die Mitglieder nach Teams zusammengefasst anzuschauen und dann eine Person über deren Funktion innerhalb des Teams zu suchen. ClubDesk bietet da jede erdenkliche Hilfe.

Komfortabel Serienbriefe erstellen

Da Sie in ClubDesk sowohl Ihre Kontaktdaten verwalten als auch Briefe schreiben können, bietet ClubDesk eine optimale Integration dieser beiden Programmbereiche. Ihr Nutzen dieses perfekten Zusammenspiels ist:

  • Effiziente Adressatenauswahl
  • Schnell Serienbriefe an alle Gruppen
  • Klickauswahl von Empfängern
  • Fixfertige Serienbriefe als Vorlagen

Komfortabel Serienbriefe erstellen

Weil Sie in der Textverarbeitung von ClubDesk direkten Zugriff auf alle Adressdaten haben, können Sie Briefe genau so einfach an mehrere Leute schicken, wie Sie das von E-Mails kennen.

Wer bekommt diesen Brief?

Im Gegensatz zu herkömmlichen Textprogrammen finden Sie in ClubDesk oben im Fenster ein Empfängerfeld. Dort tippen Sie einfach den oder die Namen der Personen ein, an die der Brief geschickt werden soll. Und schon werden mehrere Briefe erzeugt und mit den korrekten Adressdaten versehen. Das ist so einfach, wie es klingt.

Massensendungen verschicken

Natürlich können Sie statt einer Person auch einen Gruppennamen eintippen. Geben Sie z.B. Junioren A ein erhalten alle A-Junioren diesen Brief. So können an jede Gruppe Briefe geschickt werden.
Oder sollen nur einige bestimmte Personen einen Brief bekommen, dann klicken Sie diese einfach in der Mitgliederliste an und wählen dann den Befehl "Für diese Kontakte Briefe erstellen". Schon wird ein Serienbrief an diese Auswahl geschickt.

Intelligente Empfänger-Auswahl

Auf eine komfortable Auswahl der Empfänger von Briefen und E-Mails wurde höchstes Augenmerk gerichtet.

  • Adressvorschläge: Beim Tippen intelligente Empfängervorschläge
  • Adressgruppen: Komfortabler Zugriff auf alle Gruppen, Teams...
  • Aktuelle Daten: Immer Verwendung der aktuellsten Daten

Schreiben Sie in ClubDesk ein E-Mail, dann haben Sie natürlich direkten Zugriff auf die Mailadressen sämtlicher erfasster Vereinsmitglieder, Sponsoren, Partner usw. All das gilt übrigens auch für Briefe.

Intelligente Empfängervorschläge

Tippen Sie im Empfängerfeld z.B. „Guido“, wird direkt unter dem Feld eine Auswahlliste mit allen Guidos der Adressdatenbank angezeigt. Geben Sie dann noch ein „H“ ein, werden nur noch Guidos angezeigt, deren Nachnamen mit H beginnen. Auf diese Weise können Sie auch Gruppen wie z.B. den „Vorstand“ auswählen.

Immer aktuelle Daten

Da Sie in ClubDesk mit einer zentralen Datenbank arbeiten, sind alle Daten immer topaktuell. Selbst wenn ein Kollege eine Adresse korrigiert, nachdem Sie ein Mail schon geschrieben, aber noch nicht abgeschickt haben, wird es beim Versenden an die richtige Adresse geschickt.

Vereins-E-Mail-Adresse für alle

Da ClubDesk quasi einen kleinen Mailserver enthält, können Sie und alle Mitglieder sehr einfach per E-Mail miteinander kommunizieren. Das bedeutet für Sie:

  • Einprägsame Mailadressen für alle Vereinsmitglieder
  • Adressänderungen persönlicher Adressen sind kein Problem
  • Freie Wahl des Mailprogramms mit dem Sie arbeiten wollen
  • Komplettes Archiv mit allen Vereins-E-Mails

Jedes erfasste Vereinsmitglied erhält automatisch eine eigene Vereins-E-Mailadresse, die sich aus dem Vor-, dem Nach- und dem Vereinsnamen zusammensetzt und die man sich daher sehr leicht einprägen kann.

Leicht zu merkende Mailadressen

In ClubDesk können Sie für jedes Mitglied nicht nur eine persönliche E-Mailadresse erfassen sondern zusätzlich eine eigene Vereins-E-Mailadresse definieren, die man sich sehr leicht merken kann: z.B. „hans.muster@scmuster.de“. Sie müssen also nur den Vor- und Nachnamen eines Mitglieds kennen, um ihm ein Mail schicken zu können.

Intelligente E-Mailzustellung

Schicken Sie ein Mail an eine solche Vereinsadresse, wird das Mail automatisch an die persönliche E-Mailadresse des Mitglieds umgeleitet. Das heißt, Sie müssen die persönlichen E-Mailadressen der Mitglieder nicht auswendig kennen, und es ist auch egal, wenn sich diese verändern. Das bedeutet, dass Sie alle Vereins-E-Mails auch mit Ihrem Lieblingsmailprogramm verschicken oder empfangen können. Und das Beste: Das gilt für alle Vereinsmitglieder.

Automatische Verteilerlisten

Automatische Verteilerlisten

Die perfekte Integration von Mitgliederverwaltung und E-Mailprogramm in ClubDesk erlaubt ein sehr komfortables Arbeiten mit Verteilerlisten. ClubDesk bietet:

  • Autom. Verteilerlistenerstellung
  • Immer aktuelle Verteilerlisten
  • Bequeme Serienbriefe
  • Effiziente E-Mails an Gruppen

Das Verschicken von E-Mails oder Briefen an bestimmte Gruppen Ihres Vereins ist in ClubDesk so einfach und bequem, wie man sich das nur wünschen kann.

Verteilerlisten erstellen

Erstellen Sie in der Mitgliederverwaltung von ClubDesk eine neue Gruppe, z.B. für die Passiv-Mitglieder, wird automatisch eine Verteilerliste erzeugt, die genutzt werden kann, um allen Mitgliedern dieser Gruppe ein E-Mail oder einen Brief zu schicken. Wollen Sie also z.B. allen Passiv-Mitgliedern ein E-Mail schicken, reicht es im Empfängerfeld den Gruppennamen „Passiv“ einzugeben. Das funktioniert auch mit Ihrem eigenen Mailprogramm mit „passive@scmuster.de“.

Verteilerlisten aktualisieren

Natürlich sind die Empfänger aller Verteilerlisten immer topaktuell. Verschieben Sie also z.B. altersbedingt einige D-Junioren in die Gruppe C-Junioren, werden nicht nur die Gruppen, sondern auch beide Verteilerlisten sofort aktualisiert.

Alle Vereinstermine zentral verwalten

Alle Vereinstermine zentral verwalten

Für eine effiziente Terminplanung ist es unerlässlich, dass alle Beteiligten direkten Zugang zu allen für die Planung relevanten Informationen haben. Was wäre da besser geeignet als ein zentraler Vereinskalender im Internet?

  • Rund um die Uhr verfügbar
  • Von überall her aufrufbar
  • Immer auf dem neusten Stand
  • Termine auf Webseite zeigen

Mit dem in ClubDesk enthaltenen Terminkalender können alle Vereinsmitarbeiter sämtliche Vereinstermine bequem einsehen und verwalten.

Immer für alle verfügbar

Da der Terminkalender im Internet gespeichert ist, können alle Vereinsmitarbeiter mit entsprechenden Zugriffsrechten jederzeit alle Termine anschauen oder auch neue anlegen. Und dies natürlich unter Berücksichtigung anderer schon eingetragener Termine. Wird ein Termin verschoben, können das alle sofort sehen oder werden sogar per Mail informiert.

Effiziente Terminplanung

Mit ClubDesk haben Sie nicht nur einen perfekten Überblick über alle relevanten Termine, sondern können alle Arten von Terminen schnell und einfach anlegen oder bearbeiten. In ClubDesk erstellen Sie Termine direkt mit der Maus, haben Zugriff auf alle Mitglieder und Gruppen des Vereins, können bequem Serientermine anlegen und vieles mehr.

Termine kommunizieren inkl. An-/Abmeldungen

Organisieren Sie Ihre Events noch schneller und einfacher. Änderungen werden automatisch auf der Webseite nachgeführt. Und beim Erstellen eines Termins werden auf Wunsch gleich Einladungs-Mails verschickt.

  • Veröffentlichung: Termine bequem im Internet veröffentlichen
  • Termineinladungen: ClubDesk verschickt auf Wunsch Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails
  • An-/Abmeldungen: Teilnehmer können sich mit nur einem Klick an- oder abmelden.
  • Vertrauliche Termine: Nur für Vereinsmitglieder sichtbar

Es ist ja schön, dass die Vereinsführung schnell und bequem alle Vereinstermine aufrufen und verwalten kann. Aber wäre es nicht super, wenn auch Vereinsmitglieder oder die Eltern der Junioren alle für sie interessanten Termine nachschauen könnten?

Termine im Internet veröffentlichen

Mit ClubDesk ist es ein Leichtes, bestimmte Termine aus dem Vereinskalender auf der Vereinswebseite zu veröffentlichen. Zeigen Sie auf Ihrer Webseite z.B. alle Veranstaltungen an, die in den nächsten drei Monaten stattfinden. Da alles miteinander verknüpft ist, wird jeder neue Termin und jede Terminänderung vollautomatisch auch auf der Vereinswebseite angezeigt.

Termineinladungen und An-/Abmeldungen

Mit ClubDesk können Sie zu jedem Termin automatisch ein Einladungs-E-Mail an alle Teilnehmer verschicken. Teilnehmer können sich mit einem klick an- oder abmelden. Und damit auch niemand den Termin vergisst, verschickt ClubDesk automatisch ein Erinnerungs-E-Mail. Mit diesen Funktionen planen und organisieren Sie Proben, Trainings, Meetings und Feste in einem Bruchteil der Zeit. Überzeugen Sie sich selbst und schauen Sie sich den Infofilm an.

Kalender abonnieren

Kalender abonnieren

Vereinsmitarbeiter und Mitglieder haben immer direkten, bequemen Zugriff auf alle wichtigen Vereinstermine.

  • Vereinstermine im Geschäfts- oder Privatkalender integrieren.
  • Minutenschnelle Aktualisierung bei Terminänderungen.
  • Anzeigen von Termin-Erinnerungen auf dem Mobiltelefon.

ClubDesk hilft Ihre Vereinstermine zentral an einem Ort zu pflegen. Schön. Aber wie stellen Sie sicher, dass die Vereinsmitarbeiter und interessierte Mitglieder zeitnah über neue Termine informiert werden und auch bei kurzfristigen Änderungen schnell genug davon erfahren?

Vereinstermine auf Mobiltelefonen abonnieren

Jedes Vereinsmitglied hat in ClubDesk automatisch einen Online-Kalender, der nur die eigenen Vereinstermine enthält. Genau dieser Kalender lässt sich supereinfach zum persönlichen Kalender auf Ihrem Mobiltelefon hinzufügen und dort ein- oder ausblenden oder in einer eigenen Farbe anzeigen.

In Outlook, Apple- oder Google-Kalender

Das Abonnieren Ihres Vereinskalenders mit den gängigen Kalender-Programmen ist ebenso einfach mögllich. Das von ClubDesk bereitgestellte iCal-Format wird von praktisch allen auf Mac oder Windows verfügbaren Kalenderprogrammen unterstützt.

Abonnieren Sie Ihre persönlichen Vereinstermine oder stellen Sie z.B. Ihre Konzerttermine Ihren Fans als Abonnement zur Verfügung! Wie das geht, sehen Sie in folgendem Film.

Praktische Anwesenheitskontrolle

Praktische Anwesenheitskontrolle

Die Anwesenheitskontrolle von ClubDesk hilft Ihnen einfach...

  • zu kontrollieren, wer sich an- oder abgemeldet hat.
  • abzuhaken, wer tatsächlich an- oder abwesend war.
  • Kommentare zu einzelnen Absenzen zu erfassen.
  • Anwesenheitslisten auszudrucken oder zu exportieren.

Wie viele Mitglieder kamen zu den Montagsproben der vergangenen Sommersession? War der gesamte Vorstand an der letzten Generalversammlung anwesend? Für wie viele Junioren können wir beim Verband Fördermittel beantragen? All diese Fragen lassen sich mit der Anwesenheitskontrolle von ClubDesk leicht beantworten und dokumentieren.

Automatische Teilnehmerlisten

Aus dem Terminkalender und den Gruppeninfos der Mitgliederverwaltung kann ClubDesk für jeden Termin automatisch eine Teilnehmerliste erstellen. Dann reicht ein Mobiltelefon oder ein Laptop mit Internetzugang um kurz abzuhaken wer tatsächlich da war. Sie können die Anwesenheitslisten natürlich auch ausdrucken und die Haken dann erst zu Hause in ClubDesk übertragen.

Wie schnell und einfach die Anwesenheitskontrolle mit ClubDesk geht, können Sie sich in knapp vier Minuten in folgendem Film anschauen.

 

Ruckzuck eine neue Vereinswebseite

Es wurde größtes Augenmerk darauf gerichtet, dass das Erstellen, Erweitern und Unterhalten der Vereinswebseite ausgesprochen einfach und sicher ist, damit diese Aufgabe künftig nicht mehr nur von einer einzigen Person erledigt werden kann.

  • Schnell: Erstellung einer neuen Webseite in kürzester Zeit
  • Einfach: So leicht zu lernen, dass mehrere Leute mitarbeiten können
  • Flexibel: Webseite problemlos an neue Person übergeben
  • Aktuell: Änderungen sind sehr schnell eingepflegt

Mit ClubDesk können Sie ohne jegliche Vorkenntnisse in wenigen Stunden eine eigene Webseite für Ihren Verein erstellen. Die größte Arbeit ist nicht mehr das Erstellen der Webseite, sondern das Sammeln und Aufbereiten von interessanten Informationen.

Definieren einer Webseite

Als Erstes bestimmen Sie die Struktur Ihrer Webseite, also welche Haupt- und Unterseiten Ihre Webseite haben soll. Das ist so einfach wie das Erstellen von Ordern auf Ihrem Computer. Dann wählen Sie eine der vorgebebenen Navigationsarten und einen Look, den Sie dann verändern können, z.B. mit einer anderen Schrift oder helleren Farben oder mit einem größeren Vereinslogo. Und schon können Sie Ihre Webseite mit Texten, Bildern, Terminen füllen.

Füllen mit Inhalten

Wählen Sie dann für jede Seite, ob sie ein- oder zweispaltig sein soll und mit welchen Informationen Sie sie füllen wollen. Zur Auswahl stehen Textfelder, Bilder, News, Kontaktlisten, Termine, Downloadlinks und mehr. Diese können mit der Maus an die gewünschte Stelle geschoben und dann mit einem Klick bearbeitet werden. Einfacher geht's nicht.

Webseite voll in ClubDesk integriert

Webseite voll in ClubDesk integriert

ClubDesk bietet ein eigenes, kleines, voll auf die Bedürfnisse von Vereinen ausgelegtes Content Management System (CMS) für die Erstellung von Webseiten.

  • Keine Websoftware notwendig
  • HTML-Kenntnisse nicht erforderlich
  • Arbeitsaufteilung möglich
  • Bestehende Daten nutzen

Auch das Erstellen Ihrer Webseite können Sie komplett mit ClubDesk erledigen. Sie müssen dazu weder spezielle Websoftware kaufen noch ein komplexes Content Management System erlernen.

Arbeit einfach verteilen

Damit ein Vereinsmitarbeiter Informationen auf der Webseite einfügen oder verändern kann, müssen Sie ihm in ClubDesk lediglich das Recht dazu geben. Das ist mit einem Mausklick erledigt. Der Mitarbeiter muss also weder eine bestimmte Software besitzen, über HTML-Kenntnisse verfügen oder wissen, wohin man Dateien hochladen muss. Mit ClubDesk ist es ein Leichtes, die Arbeit an der Webseite auf mehrere Schultern zu verteilen.

Vorhandene Daten anzeigen

Dank der perfekten Integration der Webseite in ClubDesk ist es ein Kinderspiel, vorhandene Daten und Informationen auf der Webseite anzuzeigen, seien es nun Termine, Standorte oder die Telefonnummern von Betreuern.

Automatische Team/Gruppenseiten

Automatische Team/Gruppenseiten

Dank dem perfekte Zusammenspiel von Mitgliederverwaltung und Webseite kann für jedes Team oder jede Gruppe vollautomatisch eine eigene Unterseite erstellt werden. So lassen sich für jede Gruppe folgende Informationen auf der Webseite anzeigen:

  • Allgemeine Infos zur Gruppe
  • Alle Mitglieder der Gruppe
  • News, die diese Gruppe betreffen
  • Termine dieser Gruppe

Mit ClubDesk kann sehr bequem für jede Gruppe des Vereins eine eigene Infoseite erstellen werden. Dort können sich die Mitglieder der jeweiligen Gruppe dann Infos holen, die nur diese Gruppe betreffen.

Automatisch Gruppenseiten anlegen

Das Tolle daran ist, dass diese Infoseiten für alle Gruppen Ihres Vereins vollautomatische, erzeugt und aktualisiert werden. So erstellen Sie z.B. für alle Untergruppen der Junioren auf einen Schlag einzelne Unterseiten. Also je eine Seite für die A-Junioren, die B-Junioren usw.

Inhalte der Gruppenseiten festlegen

Natürlich können Sie selbst bestimmen, welche Informationen auf diesen Gruppenseiten angezeigt werden. Z.B. ein Mannschaftsfoto, die Mitglieder der jeweiligen Gruppe oder die Trainings- und Spieltermine dieser Gruppe. Per Feineinstellungen können Sie sogar festlegen, dass bestimmte Informationen wie z.B. die Telefonnummern der Gruppenmitglieder nur für Vereinsmitglieder sichtbar sind.

Sponsoren komfortabel verwalten

Auch ohne profunde HTML-Kenntnisse können Sie Ihre Vereinssponsoren mit ClubDesk ins rechte Licht rücken und ihnen eine optimale Präsenz auf Ihrer Vereinswebseite verschaffen. Mit ClubDesk können Sie:

  • Sponsoren bequem gruppieren
  • Prominente Anzeigeorte festlegen
  • Sponsorenlisten autom. erzeugen
  • Anzeigedauer & Reihenfolge wählen

Wollen Sie Ihren Sponsoren genau sagen können, wo und wie oft sie auf Ihrer Vereinswebseite angezeigt werden? Und sollen die Logos eines Hauptsponsors häufiger und prominenter zu sehen sein, als die eines Neben- oder Trikotsponsors?

Sponsoren gruppieren

Sie können Ihre Sponsoren in ClubDesk bequem gruppieren. Legen Sie dazu einfach je einen Ordner für die Haupt- und Nebensponsoren etc. an und verschieben Sie die Sponsorenadressen dann in die entsprechenden Ordner.

Sponsorenlogos anzeigen

Auf der Webseite können Sie dann mit wenigen Klicks bestimmen, dass die Hauptsponsoren z.B. immer in der Fußzeile zu sehen sein sollen, während die Nebensponsoren nur abwechselnd, für jeweils 30 Sekunden unten in der rechten Spalte angezeigt werden. Kurz: Sie können jedem Sponsor genau aufzeigen, welche Präsenz er für sein Geld auf Ihrer Webseite bekommt. Wie einfach das geht, zeigt dieser Film.

Massenrechnungen schreiben

Massenrechnungen schreiben

Weil Sie in ClubDesk sowohl Ihre Kontaktdaten verwalten als auch Rechnungen schreiben können, bietet ClubDesk eine optimale Integration dieser beiden Programmbereiche. Ihr Nutzen:

  • Effiziente Adressatenauswahl
  • Schnell Rechnungen an alle Gruppen
  • Beträge je nach Person anpassen
  • Versand per Brief oder E-Mail

Da Sie aus dem Rechnungsmodul von ClubDesk direkten Zugriff auf alle Adressdaten haben, können Sie Rechnungen genauso einfach an mehrere Leute schicken, wie Sie dies von E-Mails kennen.

Wer bekommt diese Rechnung?

Wie beim E-Mail können Sie im Empfängerfeld einfach den oder die Namen der Personen eingeben, an die eine Rechnung geschickt werden soll. Natürlich können Sie statt einer Person auch einen Gruppennamen eintippen, um z.B. allen Junioren den Jahresmitgliederbeitrag in Rechnung zu stellen.

Rechnungspositionen individuell anpassen

Bezahlt einer der Junioren einen reduzierten Mitgliederbeitrag, z.B. weil er als Trainer mitarbeitet, können Sie auf einfachste Art und Weise eine Rechnungsposition für einen einzelnen Empfänger einer Gruppe nach Belieben anpassen.

Kontaktfelder und Artikel in Rechnungen

Kontaktfelder und Artikel in Rechnungen

Dank folgenden Funktionen ist das Erfassen von Rechnungspositionen extrem effizient:

  • Artikel bequem aus Liste auswählen
  • Beträge aus Kontaktdaten lesen
  • Beträge aus Listen übernehmen

Viele Rechnungen an unterschiedliche Personen und Gruppen zu schicken, wird schnell sehr komplex und zeitaufwändig. Nicht so in ClubDesk.

Mit einem Artikelstamm arbeiten

Mit ClubDesk können Sie sehr einfach die Struktur Ihres Vereins abbilden. Sie legen dazu für jede Gruppe einen Ordner an und ziehen die gewünschten Mitglieder mit der Maus in diesen Ordner. Wie Ordner auf Ihrem Computer lassen sich auch die Gruppen in ClubDesk verschieben. So schieben Sie z.B. die Ordner „Junioren A" und „Junioren B" einfach in den Ordner „Junioren", um alle Junioren in einer Gruppe zusammenzufassen.

Personenbezogene Beträge

Sie können z.B. den Mitgliederbeitrag bei den Kontakten erfassen und dann in die Mitgliederrechnung übertragen lassen. Oder verwalten Sie Konsumationen im Vereinslokal oder Bußen einzelner Mitglieder bequem in einem Listendokument und übernehmen dann den entsprechenden Gesamtbetrag vollautomatisch in die Jahresrechnung.

Zahlungskontrolle und Mahnungen

Mit ClubDesk haben Sie Ihre Rechnungen und Ausstände immer im Griff:

  • Zahlungen erfassen oder importieren
  • Übersicht über offene Rechnungen
  • Zahlungserinnerungen auf Knopfdruck

Den Überblick über alle eingegangenen Zahlungen zu behalten, wem man eine Zahlungserinnerung schicken sollte oder wer gemahnt werden muss, ist mit ClubDesk kinderleicht.

Zahlungseingänge

Sie können Zahlungseingänge wahlweise manuell erfassen oder einfach die von der Bank zur Verfügung gestellten ESR-Daten importieren. Natürlich unterstützt ClubDesk auch das effiziente Handling von Teilzahlungen inkl. Nachfakturierung des Fehlbetrages.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Rechnungen, die überfällig sind, zeigt ClubDesk automatisch in einer Liste an. Wählen Sie dort alle offenen Rechnung für die Sie eine Zahlungs­erinnerung oder Mahnung verschicken wollen. Ein weiterer Klick und die Aufgabe ist erledigt.

Integrierte Finanzbuchhaltung

Integrierte Finanzbuchhaltung

Die folgenden Funktionen helfen dabei, die Vereinsbuchhaltung schnell und korrekt zu erledigen.

  • Fixfertige Kontenrahmen für Vereine
  • Assistent für die Kontenauswahl
  • Autom. Buchungen aus Rechnungen
  • Sammelbuchungen, MwSt, u.v.m.

ClubDesk beinhaltet eine vollwertige Buchhaltung, mit der Sie je nach Wunsch eine doppelte Buchhaltung, eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder nur ein Kassenbuch führen können.

Volle Funktionalität und trotzdem einfach

Das Buchhaltungs-Modul bietet alle Funktionen, die Sie für Ihre Vereinsbuchhaltung benötigen. Verschiedene Kontenrahmen, Mehrwertsteuer, Fremdwährungen, konfigurierbare Bilanz und Erfolgsrechnung, Budgetkontrolle usw. Das Wichtigste aber ist, dass auch dieses Modul sehr übersichtlich aufgebaut ist und Sie sich sofort zurechtfinden.

Automatische Buchungen aus Rechnungen

Das Buchhaltungsmodul arbeitet intelligent mit dem Rechnungsmodul zusammen und erstellt automatisch Buchungen für Rechnungen und Zahlungseingänge. Der automatische Abgleich zwischen Rechnungen und Buchhaltung bedeutet einen enormen Zeitgewinn und eliminiert auch viele Fehlerquellen.

Alles immer im Archiv verfügbar

Alles immer im Archiv verfuegbar

Zum Leistungsumfang von ClubDesk gehören ein kleiner FTP-Server und genügend Speicherkapazität, damit Sie die Daten Ihres Vereins online speichern können.

  • Alle Daten zentral an einem Ort
  • Immer für alle Mitarbeiter verfügbar
  • Sauber aufgeräumtes Archiv
  • Bequeme Suche nach Daten

Alle Dokumente immer verfügbar

Mit ClubDesk verfügen Sie über einen zentralen Datenserver, auf dem Sie alle Vereinsdokumente sicher archivieren können und auf den alle Vereinsmitarbeiter rund um die Uhr bequem über das Internet zugreifen können.

Ordner und Zugriffsrechte

Im Online-Archiv lassen sich genau wie auf Ihrem eigenen Computer beliebige Ordner anlegen und all Ihre Vereinsdokumente darin ablegen. Aber anders als bei Daten auf Ihrem Computer können alle oder nur bestimmte Mitglieder des Vereins auf diese Daten zugreifen, sie anschauen oder auch herunterladen, bearbeiten und dann wieder ins Online-Archiv kopieren.

Dokumente einfach finden

Ein weiterer Vorteil eines zentralen Archivs ist, dass sich alle Daten an einem Ort befinden und Sie somit auch nur an einem Ort nach einer bestimmten Information suchen müssen. Natürlich unterstützt Sie dabei eine ausgefeilte Suchfunktion.

Listen für jeden Zweck

Erstellen Sie mit ClubDesk schnell und einfach dynamische Listen, die im Internet jederzeit von den dazu berechtigten Mitarbeitern angeschaut und aktualisiert werden können.

  • Schnell: Erstellung einer neuen Liste mit wenigen Mausklicks
  • Flexibel: Mitgliederdaten und/oder beliebige Infos anzeigen
  • Bequem: Dank Ja/Nein-Häkchen, Auswahlmenüs usw.
  • Effizient: Web-Formulare direkt in Listendokumenten speichern

Für alle möglichen Aufgaben muss man immer wieder verschiedenste Listen erstellen, z. B. eine Checkliste für ein Fest oder um festzuhalten, wer sich zu einer Veranstaltung angemeldet hat. Dafür bietet ClubDesk eine ebenso einfache wie geniale Unterstützung.

Listen blitzschnell erstellen

Wollen Sie beispielsweise eine Anmeldeliste für ein Trainingslager für die A- und B-Junioren erstellen, klicken Sie die entsprechenden Personen einfach in der Mitgliederliste an und wählen dann den Befehl „Liste anlegen“. Daraufhin bestimmen Sie, welche Mitgliederdaten wie Name, Jahrgang usw. in dieser neuen Liste angezeigt werden sollen und welche zusätzlichen Spalten Sie benötigen, z. B. „Hat sich angemeldet: Ja/Nein“ oder „Trikotgröße: S/M/L/XL“.

Optimal zusammenarbeiten

Da auch diese Listen online gespeichert werden, sind Sie für alle Vereinsmitarbeiter jederzeit einsehbar und auch bearbeitbar. Neue Listeneinträge können übrigens auch automatisch über Webseiten-Formulare erstellt werden: Füllt ein Webseiten-Besucher z.B. ein Anmeldeformular aus, so landet die Anmeldung direkt im zugehörigen Listendokument.

Schutz vor Datenverlust

Schutz vor Datenverlust

Daten, die Sie mit ClubDesk verwalten, werden in einem renommierten Schweizer Rechenzentrum gespeichert, das höchsten Anforderungen an die Datensicherheit genügt. Sie erhalten dadurch:

  • Regelmäßige Backups Ihrer Daten
  • Permanente Datenverfügbarkeit
  • Verschlüsselte Datenübermittlung
  • Schutz vor Datendiebstahl

Maximale Datensicherheit

Nehmen alle Vereinsmitarbeiter das Erstellen von Sicherheitskopien der zu Hause gespeicherten Vereinsdaten wirklich ernst und erstellen zumindest ab und zu Backups der wichtigsten Dokumente? Wenn Sie Ihre Vereinsdaten mit ClubDesk verwalten, müssen Sie sich darüber keine Sorgen mehr machen.

Datenverlust

Ihre Daten werden bei einem Rechenzentrum auf redundante Festplatten gespiegelt, damit Sie selbst bei einem Hardwarefehler ohne Unterbruch weiterarbeiten können. Die Datenserver sind mit Notstrom gesichert und selbst vor Feuer geschützt. Zudem werden regelmäßig Backups aller Daten erstellt und an einem sicheren Ort verwahrt.

Datendiebstahl

Die Verschlüsselung aller übermittelten Daten mit dedizierten SSL-Zertifikaten, gemanagte Firewalls und Zugriffsmonitoring sorgen für einen optimalen Schutz vor Datendiebstahl. Kurz und gut, bei uns sind Ihre Daten in besten Händen.

Einfachste Bedienung

Einfachste Bedienung

Vom ersten Einrichten Ihrer neuen Vereinsverwaltung über das Abbilden Ihrer Vereinsstruktur in ClubDesk bis hin zum Aufbau einer Webseite für Ihren Verein: ClubDesk unterstützt Sie in allen Belangen mit vielfältigen Hilfen, die alle nur das Ziel haben, Ihnen das Leben etwas einfacher zu machen.

  • Schritt für Schritt-Einrichthilfe
  • Übersichtliche Fenster und Listen
  • Moderne, intuitive Bedienung
  • Integriertes Hilfe-System

Einfach und übersichtlich

Bei der Entwicklung von ClubDesk kam der einfachen Bedienbarkeit höchste Priorität zu. Gerade bei Software, die man nicht jeden Tag verwendet, muss alles so einfach und logisch sein, dass man automatisch alles richtig macht.

Übersichtlich

ClubDesk ist in fünf einfach überschaubare Bereiche aufgeteilt, in denen man jeweils bestimmte Aufgaben erledigt. Dies sind die Bereiche „Kontakte & Gruppen“, „Termine“, „Briefe & Dokumente“, „E-Mail“ und „Webseite“. Wollen Sie z.B. ein neues Vereinsmitglied erfassen, wechseln Sie in den Bereich „Kontakte & Gruppen“ und klicken dort den Knopf „Neue Person“. Völlig logisch, oder?

Modern und intuitiv

Natürlich können Sie die Spaltenbreiten aller Listen direkt mit der Maus verändern, Termine mit der Maus packen und verschieben, Mitglieder per Drag and Drop einer Mannschaft zuweisen, Briefe per Doppelklick oder, wenn Sie das vorziehen, über ein Kontextmenü öffnen, umbenennen oder drucken. So, wie man das erwartet, eben intuitiv.

Amtsübergaben, ein Kinderspiel

Deshalb sind alle Amtsübergaben mit ClubDesk ein Kinderspiel.

  • Sicher: Garantierte Übergabe der vollständigen und neusten Daten
  • Schnell: Keine Programme müssen installiert werden
  • Bequem: Das Zusammensuchen und Kopieren von Daten entfällt
  • Einfach: Kompatibilitätsprobleme mit Daten gibt es nicht

In der Regel werden alle paar Jahre Aufgaben und Ämter an neue Personen übergeben. Dies kann mitunter eine recht aufwändige und unangenehme Sache sein. Nicht so mit ClubDesk.

Das Problem

Der alte Amtsinhaber musste bis anhin alle Daten und Unterlagen zusammensuchen und dem Neuen irgendwie übergeben. Dieser musste dann häufig zuerst eine bestimmte Software installieren und erlernen oder gar neu kaufen. Und in bestimmten Situationen müssen die Daten sogar in ein anderes Format konvertiert werden. All dies ist zeitaufwändig und fehleranfällig.

Die elegante Lösung

Mit ClubDesk müssen Sie bei einer Amtsübergabe dem neuen Amtsinhaber lediglich ein Passwort und damit Zugriff auf die Daten in ClubDesk geben. Das war's. Zeigt der alte Amtsinhaber darüber hinaus noch eine halbe Stunde lang, wie er mit ClubDesk gearbeitet hat, verhilft er dem Neuen zu einem perfekten Start.

 

...Aber ClubDesk hat noch viel mehr zu bieten.