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Mitglieder effizient verwalten

Erfassen und aktualisieren Sie Migliederdaten nur noch an einer Stelle, nämlich im Internet. Dadurch sind alle Daten garantiert immer auf dem neusten Stand und jederzeit für alle verfügbar.

Alle Daten immer aktuell

Da die Mitgliederdaten von allen Berechtigten nur noch an einem Ort erfasst und geändert werden, sind sämtliche Vereinsdaten immer auf dem aktuellsten Stand. Vorbei die Zeiten unterschiedlicher Adresslisten mit veralteten Kontaktdaten.
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Kontaktdaten überall verfügbar

Egal, ob Sie zu Hause, im Büro oder gar in den Ferien sind: Wenn Sie Zugang zum Internet haben, können Sie überall die Handynummer oder die neue E-Mail Adresse jedes Vereinsmitglieds nachschlagen. Und das natürlich auch Freitagnacht um 23 Uhr oder am Sonntagmorgen um 7:30 Uhr, kurz vor der Abfahrt zum Auswärtsspiel.

Adressänderungen leicht gemacht

Was ist noch effizienter, als Mitgliederdaten mit einer modernen Software auf dem neusten Stand zu halten? Ganz einfach – wenn die Mitglieder ihre Daten selbst überprüfen und nötige Korrekturen direkt melden können. Bauen Sie dazu auf Ihrer Vereinswebseite mit wenigen Klicks einfach ein entsprechendes Formular ein.

Lieferanten, Sponsoren, Gönner …

Verwalten Sie mit ClubDesk nicht nur die Kontaktdaten Ihrer Vereinsmitglieder, sondern auch die von Sponsoren, Gönnern, Lieferanten, Verbänden, Behörden usw. Wie immer in ClubDesk bestimmen Sie auch für diese Informationen, wer welche Daten einsehen darf.

Gruppen und Teams

Natürlich lassen sich in ClubDesk beliebige Gruppen erstellen. Ob Sie Mitglieder nun in Aktive und Passive unterteilen möchten, alle unter 18-Jährigen den Junioren angehören sollen oder Sie die Junioren weiter in Mannschaften aufteilen wollen: Nichts einfacher als das. Legen Sie eine beliebige Gruppe an und ziehen Sie die gewünschten Mitglieder hinein. Das ist so einfach, wie eine Datei in einen Ordner zu verschieben.
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Rollen und Funktionen

Auch in Ihrem Verein übernehmen vermutlich unterschiedliche Personen verschiedene Rollen und Funktionen. Wer ist Trainer einer bestimmten Mannschaft, fährt die Junioren E zu Auswärtsspielen oder hat den Schlüssel zum Materiallager? Machen Sie auch diese Informationen für jeden Berechtigten jederzeit abrufbar.

Jubiläen und Geburtstage

Kleine Aufmerksamkeiten wie Gratulationen zum Geburtstag oder einem Jubiläum haben einen positiven Einfluss auf das Vereinsleben. Mit ClubDesk vergessen Sie nie mehr einen wichtigen Geburtstag oder ein rundes Jubiläum eines Mitglieds, Trainers oder Gönners.
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Massenaktualisierung

Sollen alle Mitglieder einer bestimmten Altersgruppe, z.B. die 10- und 11-Jährigen, Ende Saison einer anderen Juniorenkategorie zugeordnet werden? In ClubDesk erledigen Sie solche Aufgaben mit drei Mausklicks.

Benutzerdefinierte Felder

Speichern Sie genau die Mitgliederdaten, die für Ihren Verein wichtig sind, egal ob Stimmlage, Trikotgröße oder Laktoseintoleranz. Es ist ein Kinderspiel in ClubDesk für solche Informationen zwei oder drei eigene Felder anzulegen.

Ausgefeilte und einfache Suche

Müssen Sie dringend wissen, welche Mitglieder im Postleitzahlenbereich 3200 eine Schiedsrichterlizenz für Junioren haben? Oder brauchen Sie die Telefonnummer aller Leute, die letztes Jahr am Frühlingsfest mitgeholfen haben? Die genial einfache Suchfunktion von ClubDesk unterstützt Sie bei solchen Aufgaben optimal.

Kontaktdaten exportieren

Mit dem Befehl Export können Sie schnell und einfach bestimmte Daten in den gängigen Formaten speichern und weitergeben. So erstellen Sie im Handumdrehen eine Namensliste des Blasorchesters, die Sie z.B. als Text- oder Exceldokument ans Festivalkomitee mailen können.

Beliebige Kontaktlisten erstellen

So bequem haben Sie noch nie Listen erstellt. Mit wenigen Klicks bestimmen Sie, wer in einer bestimmten Liste angezeigt wird und welche Daten die Liste enthalten soll. Spaltenbreiten, Schriftgröße, Seitenränder, alles legen Sie selbst fest und können es natürlich abspeichern und jederzeit wiederverwenden. So macht administrative Arbeit Spaß.

Google Maps Unterstützung

Sie wollen sich in der Karte anzeigen lassen, wo ein bestimmtes Mitglied wohnt oder die Wegbeschreibung vom Vereinslokal zum Turnierort allen Teilnehmern schicken? Dank der perfekten Integration von Google Maps erledigen Sie das in Zukunft mit einem Mausklick.

Konfigurierbare Zugriffsrechte

Natürlich bestimmen Sie selbst, wer auf welche Mitgliederdaten Zugriff hat. Dürfen bestimmte Daten nur vom Kassierer oder dem Präsidenten eingesehen werden, erhält der ganze Vorstand Vollzugriff oder dürfen sogar Vereinsmitglieder alle Adressen anschauen? Auch hier lassen die Einstellungsmöglichkeiten keine Wünsche offen.

Bestehende Daten importieren

Komfortable Importfunktionen ermöglichen Ihnen die reibungslose Übernahme Ihrer aktuellen Mitgliederdaten in ClubDesk. In wenigen Minuten steht Ihnen Ihr gesamter Datenbestand in ClubDesk zur Weiterbearbeitung zur Verfügung. Einfacher könnte der Einstieg in eine moderne Vereinsverwaltung nicht sein.

Termine verwalten

Wann trainiert die erste Mannschaft und wo kann man da parken? Hat der Juniorentrainer nächsten Mittwoch Zeit? Diese und ähnliche Fragen lassen sich in ClubDesk schnell und einfach erledigen.

Alle Vereinstermine zentral verwalten

Endlich haben Sie einen zentralen Ort, wo alle für den Verein relevanten Termine übersichtlich verwaltet werden können. Macht irgendjemand eine Änderung, ist das sofort für alle ersichtlich. Zudem lassen sich alle betroffenen Personen vollautomatisch per Mail informieren. Und wenn Sie einen neuen Termin erfassen, können Sie 100% sicher sein, dass keine Terminkollisionen existieren.
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Einladungen und An-/Abmeldungen

Mit ClubDesk lässt sich zu jedem Termin automatisch ein Einladungs-E-Mail an alle Teilnehmer verschicken. Und da es häufig wichtig ist, dass Sie wissen, wie viele Personen auch wirklich am Termin teilnehmen, können sich die Teilnehmer mit einem Mausklick für den Termin an- oder abmelden.
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Praktische Anwesenheitskontrolle

Mit der Anwesenheitskontrolle von ClubDesk können Sie bequem erfassen, wer in welchen Trainings, Proben oder Sitzungen da war. Natürlich können Sie Anwesenheitslisten auch ausdrucken oder exportieren, z.B. um Fördergelder beim Verband zu beantragen.
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Eigene Terminarten definieren

Bestimmen Sie selber, welche Termine Sie wie darstellen wollen. Sind für Sie Konzerte oder Turniere wichtig, dann zeigen Sie diese in Rot. Ist es für Sie aber wichtiger, dass alle Termine der Junioren dieselbe Farbe aufweisen, dann stellen Sie das einfach so ein. Selbstredend können Sie beliebig Termintypen erfassen und frei benennen.

Selektiv Termine anzeigen

Viele Termine bedeuten dann schnell, dass man vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sieht. In Ihrem neuen Vereinskalender, können Sie deshalb bestimmen, dass Sie sich z.B. nur alle Termine des Typs "Proben" anzeigen lassen, oder nur die Termine der D Junioren, oder z.B. alle Termine des Vorstands. So ist es ein Kinderspiel die Übersicht zu behalten und alle Termine perfekt zu koordinieren.
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Serientermine erfassen

Haben auch Sie wiederkehrende Termine? Proben die Trommler Ihrer Clique jeden Mittwochabend oder treffen Sie sich jeden zweiten Donnerstag zu einer Weinprobe? Mit ClubDesk erstellen und verwalten Sie solche Serientermine so, als ob es nur ein einziger Termin wäre. Und das selbst dann, wenn wegen Feiertagen und Schulferien einzelne Termine nicht stattfinden.

Tages-, Wochenansicht usw.

Selbstverständlich können Sie sich eine Tagesansicht des Vereinskalenders anschauen oder bestimmen, dass Sie alle Termine einer bestimmten Woche, eines Monats oder des ganzen Jahres sehen. Oder interessieren Sie nur die unmittelbar bevorstehenden Termine? Je nach Aufgabe ist die eine oder andere Darstellung besser geeignet. Sie haben die Wahl!

Termine auf der Webseite anzeigen

Sie können alle oder auch nur ganz bestimmte Termine auf einfachste Art und Weise auf der Vereinswebseite veröffentlichen. Aktualisieren Sie dann einen Termin in ClubDesk, wird diese Änderung natürlich sofort und ohne weiteres Zutun von Ihnen auch auf der Webseite aktualisiert.
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Terminorte in Google Maps

Für jeden Termin können Sie nicht nur Teilnehmer bestimmen, sondern auch Orte festlegen. Und dank der perfekten Google Maps-Integration, kann man sich dann mit einem einzigen Mausklick anzeigen lassen wo z.B. das nächste Auswärtsspiel stattfindet. Jedes Vereinsmitglied kann sich sogar den Weg von sich zu Hause bis zum Stadionparkplatz anzeigen lassen. Ihre Mitglieder werden ClubDesk lieben.

Kalender abonnieren

Vereinsmitglieder können ihre Vereinstermine ganz einfach auf dem Mobiltelefon oder im Geschäftskalender abonnieren. Damit sehen Sie mit einem Blick in Ihren normalen Kalender auch gleich alle Ihre Vereinstermine. Und da diese automatisch aktualisiert werden, sind Sie sicher immer auf dem neuesten Stand.
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E-Mails effizient verschicken

So bequem und effizient haben Sie Ihre Vereinsmails noch nie erledigt. Nutzen Sie die Mailfunktionen von ClubDesk oder verwenden Sie weiter Ihr Lieblings-Mailprogramm. Einfach genial!

Alle E-Mail-Adressen immer verfügbar

Stellen Sie sich vor, Sie hätten die E-Mailadressen aller Vereinsmitglieder immer mit dabei und alle Adressen wären immer auf dem aktuellen Stand. Mit ClubDesk ist das kein Wunschdenken, sondern Realität.

Komfortable Empfänger-Auswahl

Tippen Sie im E-Mailadressfeld beispielsweise "Guido" ein, werden alle Guidos des Vereins angezeigt und mit einem weiteren Klick ist die richtige Adresse ausgewählt. Und das Beste: Das funktioniert auch mit Gruppen, Mannschaften, Sektionen usw. Tippen Sie einfach "Jugendmusik" ein, um allen Jungmusikern ein E-Mail zu schicken.
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Vereins-E-Mail-Adresse für alle

Jedes Vereinsmitglied erhält automatisch eine eigene Umleitungs-Mailadresse, die sich aus Vorname, Nachname und dem Vereinsnamen zusammensetzt: hans.muster@scmuster.de. Kennen Sie also den Namen eines Mitglieds, können Sie ihm ein E-Mail zuschicken, ohne seine richtige Mailadresse zu kennen.
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Funktioniert mit allen Mailprogrammen

Dank der automatischen Vereins-E-Mailadressen können Sie auch mit Ihrem eigenen Mailprogramm im Nu Vereins-E-Mails verschicken. Ein E-Mail an „hans.muster@scmuster.de“ erreicht den Kassierer Hans Muster auch dann, wenn es mit Outlook, Apple Mail oder einem beliebigen anderen Mailprogramm verschickt wird.

Automatische Verteilerlisten

Erfassen Sie in ClubDesk eigene Gruppen, werden automatisch entsprechende Mailverteilerlisten erstellt. Mit einem Mail an „Junioren.A@scmuster.de“ erreichen Sie alle A-Junioren. 
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Archiv aller Vereins-E-Mails

Wollen Sie kontrollieren, ob ein bestimmtes Mail wirklich verschickt worden ist? Oder möchten Sie die Einladung des vorherigen Präsidenten zur letzten GV als Vorlage für dieses Jahr verwenden? Kein Problem, jedes E-Mail, das mit ClubDesk oder auch nur an eine Vereinsadresse verschickt wurde, ist im Archiv gespeichert.

Konfigurierbare Zugriffsrechte auf E-Mails

Natürlich bestimmen Sie selber, wer welche archivierten Mails einsehen kann, also ob ein E-Mail nur vom Absender oder auch vom Kassier, dem ganzen Vorstand oder gar jedermann eingesehen werden darf. Intelligente Voreinstellungen ersparen Ihnen aber auch hier unnötigen administrativen Aufwand.

Webseite erstellen und unterhalten

Das Aktualisieren der Vereinswebseite kann schnell zu einer lästigen Pflicht werden, die dann viel zu häufig vernachlässigt wird. Nicht mit ClubDesk. Ihre Webseite bleibt mit minimalem Aufwand immer topaktuell und wird von den Mitgliedern geliebt und auch wirklich genutzt.

Ruck, zuck eine neue Vereinswebseite

Das Erstellen einer Webseite ist mit ClubDesk so einfach wie das Anlegen einer Ordnerstruktur auf Ihrem Computer. Mit wenigen Klicks legen Sie fest, welche Seiten Sie benötigen und wie diese angeordnet sein sollen. Anschliessend wählen Sie die Navigationsart aus und legen die Farben, Logos und das Grundlayout fest und schon können Sie Ihre Webseite mit Texten, Bildern, Terminen füllen.
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Keinerlei Vorkenntnisse nötig

Das Einfügen von Bildern, Texten, Listen in Ihrer Webseite ist so leicht und intuitiv, dass das eigentlich jeder kann. Man zieht einfach einen Textrahmen oder einen Bilderrahmen an die gewünschte Stelle und schreibt dann los oder fügt den gewünschten Text oder ein Bild ein. Das Ganze ist so einfach, dass nicht mehr nur ein Experte, sondern mehrere Leute beim Unterhalten der Webseite mithelfen können.

Voll in ClubDesk integriert

Da die Webseite voll in ClubDesk integriert ist, benötigen Sie keine spezielle Websoftware. Das heißt, jedes Vereinsmitglied, dem Sie Zugriff zum Webmodul geben, kann Veränderungen an der Vereinswebseite vornehmen. Und das natürlich jederzeit und von überall auf der Welt aus.
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News und Informationen verbreiten

Mit dem Newsmodul lassen sich schnell und bequem Neuigkeiten und Informationen rund um Ihren Verein veröffentlichen. Mit einem Klick können Sie auf jeder beliebigen Webseite einen Newsblock einfügen, der dann wahlweise nur die neuesten drei News anzeigt. Es lässt sich auch festlegen, dass bestimmte Informationen nur Clubmitglieder sehen können. Raffiniert und trotzdem kinderleicht.

Immer aktueller Terminkalender

Natürlich können Sie auf der Webseite auch sämtliche im Vereinskalender eingetragenen Termine anzeigen oder auch nur die Termine eines bestimmten Typs z.B. die nächsten Auftritte des Jungensembles.

Automatische Team-/Gruppenseiten

Mit einem einzigen Klick erstellen Sie für jede Gruppe Ihres Vereins eine eigene Seite, auf der die Termine dieser Gruppe angezeigt werden, eine aktuelle Liste der Mitglieder zu sehen ist, Neuigkeiten, die diese Gruppe betreffen und vieles mehr. Selbstredend sind all diese Infos immer auf dem aktuellsten Stand, da Sie direkt aus der ClubDesk-Datenbank ausgelesen werden und nicht manuell nachgeführt werden müssen.
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Web-Formulare einfach erstellt

Mit dem ClubDesk Formulareditor erstellen Sie mit wenigen Klicks eigene Formulare und stellen diese auf Ihre Homepage. Fügen Sie beliebige Felder hinzu und bestimmten Sie bequem, wer per E-Mail über den Eingang von neuen Daten informiert werden soll. Oder noch einfacher: Lassen Sie die Daten vollautomatisch in ein Listendokument eintragen.
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Sponsoren komfortabel verwalten

Verwalten Sie Ihre Sponsoren auf einfachste Art und Weise. Mit wenigen Klicks bestimmen Sie, wo und wie oft die Logos verschiedener Sponsoren auf der Vereinswebseite angezeigt werden. Die Sponsoren lassen sich dafür beliebig gruppieren, zum Beispiel in Haupt- und Nebensponsoren.
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Fotos perfekt auf der Webseite anzeigen

Präsentieren Sie Ihre Fotos und Alben direkt auf Ihrer Vereinswebseite. Damit Sie alle Fotos des Vereinslebens im besten Licht und wunderbar übersichtlich präsentieren können, bietet Ihnen ClubDesk diverse Einstellungsmöglichkeiten für Diashows, Einzelbilder, Vorschaubilder und Übergänge.
Infofilm

Bestimmte Infos nur Mitgliedern anzeigen

Sie haben die Möglichkeit für jede Seite zu bestimmen, ob sie von jedermann aufgerufen werden kann oder ob sie nur sichtbar ist, wenn sich der Besucher mit einem Passwort angemeldet hat und ein Vereinsmitglied ist. Ebenso können Sie festlegen, dass z. B. die Telefonnummern einer Mannschaft nur für Vereinsmitglieder sichtbar sein sollen. Und all das gibt’s auf Knopfdruck und ohne dass Sie sich um Passwortzuteilungen usw. kümmern müssen.

Web-Auswertungen mit Google Analytics

Mit einem Klick machen Sie Ihre Webseite fit für Google Analytics. Sie müssen nur ein kostenloses Google Analytics-Konto eröffnen und schon erfahren Sie, wie viele Besucher Ihre Seite hatte, welches die beliebtesten Seiten sind, welche Sponsorenlogos am meisten angeklickt wurden usw.

Sparen Sie sich Hostinggebühren

Erstellen Sie Ihre Vereinswebseite mit ClubDesk, müssen Sie nicht mal Speicherplatz bei einem Provider mieten. Sämtliche mit einem Internetauftritt verbundenen Hostinggebühren und administrativen Anforderungen entfallen.

Zugriffsrechte

Wie immer in ClubDesk bestimmen Sie, wer im Verein den Inhalt der Webseite verändern darf. Zudem können Sie festlegen, dass bestimmte weitere Personen wohl News erfassen dürfen, sonst aber keine Veränderungen an der Webseite vornehmen können.

Vereinsdokumente ablegen

Mit ClubDesk können Sie nicht nur Mitglieder, Teilnehmerlisten, Briefe, E-Mails usw. perfekt verwalten. Nein, es lassen sich auch alle Vereinsdokumente online archivieren, egal ob PDFs, Exceltabellen, Fotos...

Alle Dokumente immer verfügbar

Egal, wer ein Dokument ursprünglich erstellt hat: Einmal ins ClubDesk-Archiv geladen, steht es allen immer zur Verfügung. Kein mühsames Zusammensuchen der Spielberichte mehr oder herumtelefonieren, wer die Protokolle der GV-Sitzungen hat. Dank Online-Archiv stehen Ihnen alle Daten immer rund um die Uhr zur Verfügung.
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Flexible Listen

Erstellen Sie im Handumdrehen beliebige Listen, in denen Sie z. B. abhaken können, wer seinen Mitgliederbeitrag dieses Jahr schon bezahlt hat, oder wer am nächsten Anlass welche Sonderaufgabe übernommen hat. ClubDesk Listen und Webformulare arbeiten übrigens zusammen: Webformulare (z.B. Anmeldungen) lassen sich direkt in Listendokumenten speichern.
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Eigene Ordnerstruktur für Archiv

Wie Sie sich das vom eigenen Computer gewohnt sind, können Sie auch im ClubDesk Archiv eine eigene Ordnerstruktur erstellen. Sie bestimmen selber welche und wie viele Ordner Sie für die Vereinsverwaltung anlegen wollen und wie diese heissen sollen.

Up- und Download ganzer Ordner

Kopieren Sie einzelne Dokumente oder auch ganze Ordner von Ihrer Festplatte ins Archiv oder laden Sie sie mit zwei Mausklicks wieder auf Ihren Computer herunter. Es ist so einfach, wie es klingt.

Ausgefeilte Suche nach Dokumenten

Was nützt einem ein komplettes Archiv, wenn man darin nichts mehr wiederfindet? Das passiert Ihnen mit ClubDesk nicht. Wissen Sie z.B. nicht mehr, wie ein bestimmtes Dokument geheissen hat, aber Sie erinnern sich, es irgendwann im Dezember hochgeladen zu haben, dann können Sie sich alle Dokumente anzeigen lassen, die vom 1.12. bis 31.12. archiviert wurden.

Konfigurierbare Zugriffsrechte auf Archiv

Wie bei allen Daten in ClubDesk können Sie auch für die archivierten Dokumente festlegen, wer was sehen, herunterladen, löschen oder verändern darf. Sie können einzelnen Personen bestimmte Zugriffsrechte gewähren aber auch ganzen Gruppen wie z. B. allen Trainern oder nur den Juroren.

Archivänderungen nachverfolgen

Und sollte trotz allen Hilfen doch einmal ein Dokument verschwunden sein oder nicht mehr den richtigen Inhalt aufweisen, können Sie zumindest nachschauen, wer dieses Dokument gelöscht, zuletzt geändert oder heruntergeladen hat. Vielleicht hat der Betreffende ja noch eine Kopie?

Schutz vor Datenverlust

Da alle Vereinsdokumente bei ClubDesk im Internet archiviert sind, müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, ob der Kassier auch wirklich seriös Backups der wichtigen Vereinsdaten macht oder ob der Orchesterleiter, der nach Neuseeland ausgewandert ist, Ihnen auch wirklich alle Daten übergeben hat.
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Briefe und Dokumente erstellen

Für die Erledigung der Vereinskorrespondenz bietet ClubDesk ein perfektes Zusammenspiel von Mitgliederdaten und Textverarbeitung, eine geniale Serienbrieflösung und vieles mehr.

Alle Adressen sofort verfügbar

Da ClubDesk im Internet läuft, haben Sie immer und überall Zugriff auf die Adressen aller Mitglieder, Sponsoren usw. Und um in einem Brief die Adresse von Hans Mustermann einzufügen, müssen Sie im Feld "Schicken an" lediglich "Mustermann" eingeben. Vermutlich reicht schon "Musterm", damit in der eingeblendeten Auswahlliste nur noch ein paar wenige Mustermänner angezeigt werden.

Integrierte Textverarbeitung

Dank der in ClubDesk integrierten Textverarbeitung benötigen Sie kein anderes Softwareprogramm mehr, um Ihre Vereinskorrespondenz zu erledigen. Und damit können Sie natürlich alle Vereinsdokumente, die je erstellt worden sind, öffnen und wiederverwenden. Keine Briefe mehr, die mit neueren Softwareversionen oder nicht verfügbaren Programmen erstellt wurden.

Komfortabel Serienbriefe erstellen

Wieso kann man eigentlich Serienbriefe nicht genau so bequem an mehrere Leute verschicken, wie das mit E-Mails möglich ist? Sie ahnen es schon, mit ClubDesk funktioniert das genau so. Geben Sie oben im Adressfeld genau wie bei einem E-Mail die Personen ein, denen Sie einen Brief schreiben wollen und den Rest erledigt ClubDesk. Keine Frage, dass das auch mit Gruppen z.B. den "A-Junioren" geht.
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Ruck, zuck Etiketten drucken

Für alle gängigen Etiketten, egal ob von Zweckform, Avery oder Xerox, um nur einige zu nennen, finden Sie in ClubDesk fixfertige Vorlagen. Und auch das Auswählen der Adressen, die Sie drucken wollen, erledigen Sie in weniger als einer Minute und ohne ins Handbuch zu schauen.

Briefe bequem an Gruppen schicken

Haben Sie in ClubDesk Gruppen erfasst, können Sie auf einfachste Art und Weise allen Personen mit bestimmten Eigenschaften einen Brief zuschicken. Dazu müssen Sie im Feld "Schicken an" lediglich den Namen der Gruppe eingeben, z. B. "Junioren".

Umfangreiche Vorlagensammlung

Für alle möglichen Briefe, Listen und Dokumente finden Sie in ClubDesk fertige Vorlagen, die Sie mit wenigen Mausklicks an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können.

Standardisierte Vereinsvorlagen

Sollten alle Schreiben und Dokumente des Vereins in etwa gleich aussehen, also z.B. mit der Schrift Arial Narrow und dem richtigen Logo oben links gedruckt werden? Eigentlich schon. Da mit ClubDesk alle Vorlagen automatisch allen Mitarbeitern des Vereins zur Verfügung stehen, rückt dieser Idealzustand in greifbare Nähe.

Mannschaftslisten, Aufgebote usw.

Mit der integrierten Textverarbeitung lassen sich nicht nur Briefe und Memos schnell und effizient verfassen und verschicken. Eine weitere Stärke ist das mühelose Erstellen von Listen, beispielsweise für Aufgebote, Mannschaften oder ganze Sektionen. Die Tabellen in solchen Dokumenten können spielend einfach alle oder nur ausgewählte Mitglieder anzeigen. Einen Gruppennamen einzugeben genügt.

Komplettes Archiv aller Korrespondenz

Jedes Schriftstück, das je in ClubDesk für Ihren Verein erstellt worden ist, egal wann und von wem, kann später wieder angeschaut oder als Vorlage wiederverwendet werden. Selbst wenn die Amtsinhaber schon mehrfach gewechselt haben, sind alle Vorgänge noch nachvollziehbar. Und das, ohne dass Sie sich zuerst die Software besorgen müssen, die früher verwendet worden ist.

Konfigurierbare Zugriffsrechte

Einzelne Schriftstücke können sensible Informationen enthalten, gerade wenn es um Finanzen oder Rügen geht. Deshalb können Sie mit ClubDesk genau regeln, wer auf welche Dokumente Zugriff hat und wer nicht. Es lässt sich übrigens auch kontrollieren, wer welche Dokumente geändert oder gelöscht hat.

Ausgefeilte Suche in Dokumenten

Eine der wunderbaren Vorteile von ClubDesk ist die Möglichkeit, alle Vereinsdaten bequem nach bestimmten Informationen zu durchsuchen. Sie wissen nicht mehr, ob Sie Thomas Studer damals ein Mail oder einen Fax wegen der Versicherung geschickt haben? Völlig egal, tippen Sie im Suchfeld "Thomas Studer Versicherung" ein und Sie erhalten eine Liste aller Dateien, die alle drei Begriffe enthalten.

Einfachste Bedienung

Gerade bei Software, die man nicht jeden Tag verwendet, müssen alle Funktionen selbsterklärend sein. Befehle, die man ohne Handbuch nicht nutzen kann, werden Sie in ClubDesk daher vergebens suchen.

Einfach und übersichtlich

Die Benutzeroberfläche von ClubDesk ist einfach und übersichtlich gehalten. Eigentlich besteht ClubDesk aus mehreren kleinen, sehr einfachen Programmen – einem zum Verwalten der Mitglieder, einem zum Schreiben von Briefen, einem Terminkalender usw. Jeder dieser Bereiche benötigt nur ein paar wenige Befehle, mit denen Sie aber alle Aufgaben elegant erledigen können. Klasse statt Masse.
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Amtsübergaben ein Kinderspiel

Vorbei die Zeiten, als Sie anlässlich einer Amtsübergabe Daten zusammensuchen und sicherstellen mussten, dass Ihr Amtsnachfolger diese auch tatsächlich verwenden kann. Mit ClubDesk genügt es, dem Neuen sein Passwort zu geben und ihm zu sagen, dass er auf der ClubDesk-Webseite auf "login" klicken muss.
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Keine Installation notwendig

Da ClubDesk im Internet läuft, müssen Sie nicht mal neue Software auf Ihrem Computer installieren. Sie müssen sich also auch nie um irgendwelche Updates kümmern und arbeiten trotzdem immer mit der neusten Version. Um ClubDesk benutzen zu können, benötigen Sie lediglich einen Zugang zum Internet.

Moderne, intuitive Bedienung

Wollen Sie z. B. ein neues Vereinsmitglied einer Mannschaft zuweisen, dann klicken Sie einfach auf den Namen des Mitglieds und ziehen ihn auf den entsprechenden Mannschaftsordner. Ob, suchen, sortieren, drucken oder E-Mails verschicken, ClubDesk funktioniert genau so, wie Sie sich das vorstellen.

Adress-Assistent

Eine der vielen kleinen Hilfsfunktionen, die Ihnen die tägliche Routinearbeit erleichtert, ist der Adress-Assistent. Wollen Sie z.B. dem Lagerleiter Guido Müller einen Brief schreiben, geben Sie im Adressfeld lediglich "Gui" ein und schon werden alle Guidos, die erfasst sind, zur Auswahl angezeigt.

Schritt für Schritt Einrichthilfe

Natürlich unterstützt Sie ClubDesk optimal bei der Übernahme Ihrer bestehenden Vereinsdaten. Sie werden z. B. Schritt für Schritt durch den Import der Mitgliederdaten geführt. So sind Sie in kürzester Zeit in der Lage ClubDesk vollumfänglich zu nutzen und sofort von Ihrer neuen Software zu profitieren.

Integriertes Hilfe-System

Sollte trotz der einfachen Bedienung einmal etwas unklar sein, steht Ihnen das integrierte Hilfe-System jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Drücken Sie einfach F1, und schon erscheint eine Beschreibung oder sogar ein kleiner Film zum entsprechenden Befehl. 
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Kostenloses Forum

Das kostenlose ClubDesk-Forum steht Ihnen sieben Tage die Woche 24 Stunden pro Tag für Ihre Fragen und Beiträge zur Verfügung. Es ist die ideale Plattform, um sich mit anderen Anwendern auszutauschen, Fragen zu stellen oder in bestehenden Beiträgen nach Antworten zu suchen.
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Anpassbar an die eigenen Bedürfnisse

Egal, wie umfangreich eine Software ist, sie wird nie ganz genau Ihre Bedürfnisse abdecken. Deshalb haben Sie in ClubDesk die Möglichkeit, die Software an Ihre Anforderungen anzupassen. Bestimmen Sie selbst, welche zusätzlichen Eingabefelder oder Mitgliederkategorien Sie benötigen oder welche Veranstaltungsarten in Ihrem Vereinsleben eine wichtige Rolle spielen. Jeder Verein ist einzigartig, dem trägt ClubDesk Rechnung.

Rechnungen und Buchhaltung

Mit ClubDesk erstellen und verschicken Sie im Handumdrehen alle Vereinsrechnungen und kontrollieren bequem, welche Rechnungen noch offen sind. Natürlich wird all dies automatisch in die integrierte Buchhaltung übertragen.

Schneller Rechnungen erstellen

Dank dem direkten Zugriff auf alle Kontaktdaten sowie häufig verwendete Rechnungspositionen brauchen Sie mit ClubDesk nur einen Bruchteil der Zeit, um Rechnungen für Mitgliederbeiträge, Trainingslager, Fanartikel oder Sponsoring zu erstellen.

Massenversand von Rechnungen

Rechnungen gleich an mehrere Kontakte oder sogar Gruppen zu verschicken ist genau so leicht wie für eine einzelne Rechnung. Wie beim E-Mail können Sie im Empfängerfeld dazu einfach den Namen mehrerer Personen oder einer Gruppe eingeben z.B. "Junioren" um allen Junioren den Jahresmitgliederbeitrag in Rechnung zu stellen.
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Versand per Post oder E-Mail

Erfassen Sie bei jedem Kontakt, ob dieser seine Rechnungen per Post oder kostensparend per E-Mail erhalten soll. Beim Rechnungsversand verwendet ClubDesk dann automatisch die bevorzugte Versandmethode. Und fehlt mal eine E-Mailadresse wird natürlich auf Postversand umgestellt.

Häufig verwendete Artikel fakturieren

Stellen Sie immer wieder dieselben Leistungen oder Produkte in Rechnung? Dann lohnt es sich diese als Artikel zu erfassen, z.B. mit Artikelnummer, Beschreibung und Preis. Solche Artikel können dann mit einem Klick zur Rechnung hinzugefügt werden.
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Personenbezogene Beträge

Sie können z.B. den Mitgliederbeitrag bei den Kontakten erfassen und dann in die Mitgliederrechnung übertragen lassen. Oder verwalten Sie Konsumationen im Vereinslokal oder Bußen einzelner Mitglieder bequem in einem Listendokument und übernehmen dann den entsprechenden Gesamtbetrag vollautomatisch in die Jahresrechnung.
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Ausnahmen einfach handhaben

Natürlich gibt es immer Ausnahmen. Bezahlt einer der Junioren einen reduzierten Mitgliederbeitrag, z.B. weil er als Trainer mitarbeitet, können Sie auf einfachste Art und Weise eine Rechnungsposition für einen einzelnen Empfänger nach Belieben anpassen.

Orange Einzahlungsscheine (Schweiz)

Sparen Sie Kosten und verwenden Sie mit ClubDesk die wesentliche günstigeren orangen Einzahlungsscheine. Diese ermöglichen dank der Referenznummer auch das automatische Zuweisen von Zahlungseingängen.

Zahlungseingänge verwalten

Sie können Zahlungseingänge wahlweise manuell erfassen oder einfach die von der Bank zur Verfügung gestellten ESR-Daten importieren. Natürlich unterstützt ClubDesk auch das effiziente Handling von Teilzahlungen inkl. Nachfakturierung des Fehlbetrages.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Rechnungen, die überfällig sind, zeigt ClubDesk automatisch in einer Liste an. Wählen Sie dort alle offenen Rechnungen für die Sie eine Zahlungserinnerung oder Mahnung verschicken wollen. Ein weiterer Klick und die Aufgabe ist erledigt. Und selbstverständlich können Sie in ClubDesk dafür sorgen, dass z.B. VIPs nie gemahnt werden.
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Integrierte Finanzbuchhaltung

ClubDesk beinhaltet eine vollwertige Buchhaltung, mit der Sie je nach Wunsch eine doppelte Buchhaltung, eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder nur ein Kassenbuch führen können.
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Alles was das Buchhalterherz begehrt

Das Buchhaltungs-Modul bietet alle Funktionen, die Sie für Ihre Vereinsbuchhaltung benötigen. Verschiedene Kontenrahmen, Sammelbuchungen, Mehrwertsteuer, Fremdwährungen, konfigurierbare Bilanz und Erfolgsrechnung, Budgetkontrolle usw.

Automatische Buchungen aus Rechnungen

Das Buchhaltungsmodul arbeitet intelligent mit dem Rechnungsmodul zusammen und erstellt automatisch Buchungen für Rechnungen und Zahlungseingänge. Natürlich ein enormer Zeitgewinn.

Einfachste Bedienung

Wie immer in ClubDesk ist auch das Buchhaltungsmodul sehr übersichtlich aufgebaut, so dass sich auch freiwillige Mitarbeiter sofort zurechtfinden, die sich mit Buchhaltung nicht perfekt auskennen. Dabei helfen fixfertige Kontenrahmen für Vereine, ein Assistent für die Kontenauswahl und diverse weitere Hilfsmittel.

Sicherheit

Kann ein Aussenstehender auf unsere Daten zugreifen? Werden sie gesichert? Was passiert bei einem Stromausfall? Natürlich sind Ihre Daten bei uns in den besten Händen. Lesen Sie, wieso.

Optimaler Schutz vor Datendiebstahl

Selbstverständlich sind Ihre Vereinsdaten bei ClubDesk 100% sicher. Wir arbeiten nur mit Rechenzentren zusammen, die ein Höchstmaß an Sicherheit garantieren können, wie Videoüberwachung rund um die Uhr, gemanagte Firewalls oder Zugriffsmonitoring. Zudem gewährleisten dedizierte SSL-Zertifikate und Datenverschlüsselung die sichere Übermittlung aller sensitiven Daten von und zu Ihrem Computer.
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Garantierte Verfügbarkeit

Ihre Vereinsdaten werden von ClubDesk ausschließlich bei führenden Providern gehostet. Diese gewähren eine nahezu 100-prozentige Verfügbarkeit und Sicherheit Ihrer Daten. Sie genießen damit einen optimalen Schutz vor Datenverlust durch gespiegelte Festplatten, redundante Internetanbindung und Stromversorgung, Brandschutzüberwachung usw.

Automatische Sicherheitskopien

Von allen Ihren Daten werden bei ClubDesk regelmäßig Sicherheitskopien erstellt. Selbst wenn Ihr Rechner, der Ihres Kassiers oder gar unser Server in Flammen aufgehen sollte, sind Ihre Vereinsdaten nicht verloren. Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, ob sich das neue Vorstandsmitglied um regelmäßige Backups von seiner privaten Festplatte kümmert. Lassen Sie das unsere Sorge sein.

Keine Abhängigkeit

Natürlich können Sie jederzeit bequem alle Vereinsdaten auf Ihre private Festplatte herunterladen, z.B. um eigene Sicherheitskopien zu erstellen, oder wenn Sie Ihre Vereinsdaten mit einer anderen Software weiterverwalten wollen. Unwahrscheinlich, aber man weiß ja nie.

Geheime Passworte

Ihre Passwörter sind bei ClubDesk geheim und das im wahrsten Sinne des Wortes. Dank einer hochsicheren Einwegverschlüsselung gibt es keine Möglichkeit Ihre Passwörter anzuschauen. Wenn Sie ihr Passwort niemandem verraten, kann es nicht missbraucht werden.

Zugriffsrechte definieren

Wer soll die Daten eines Mitglieds löschen können? Wer darf sehen, welche Personen Ihre Jahresmitgliedschaft noch nicht bezahlt haben? All dies können Sie selber bestimmen, und zwar auf einfachste Art und Weise.

Einfache Abmeldung

Möchten Sie unsere Dienste eines Tages nicht mehr in Anspruch nehmen, können Sie sich mit einem einzigen Klick bei ClubDesk abmelden. Bei uns ist alles einfach, sogar eine Kündigung des Abonnements.